Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Mit der E-Rechnungspflicht avancieren in Deutschland die XRechnung und ZUGFeRD zum Standard. Doch was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Und was macht diese Formate aus?
Immer mehr Unternehmen versenden E-Rechnungen in strukturierten Formaten. Dabei dominiert derzeit der Versand über Electronic Data Exchange (EDI): Laut einer Umfrage des BITKOM nutzen 57 Prozent der Unternehmen EDI-Standards. Dahinter folgen ZUGFeRD (45 Prozent) und XRechnung (26 Prozent), die sich im Rahmen der E-Rechnungspflicht als Standard hervortun. Doch was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Eines vorab: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen die Norm EN 16931. Doch sind sie aus unterschiedlicher Motivation heraus geboren.
ZUGFeRD: ein hybrides Rechnungsformat
ZUGFeRD ist ein Akronym und steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD wurde speziell für die Bedürfnisse der Wirtschaft entwickelt und ist ein hybrides Datenmodell: Es nutzt PDF/A-3 und integriert hier strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Dabei kommt Cross Industry Invoice zum Einsatz.
Die XML-Komponente sorgt dafür, dass Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnungsinformationen von ZUGFeRD maschinell lesen und verarbeiten können. „ZUGFeRD kommt quasi als E-Rechnung mit Rucksack daher“, erklärt Richard Luthardt, stellvertretender Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), der die Standardisierung elektronischer Rechnungen vorantreibt. „Neben den für die E-Rechnung ausschlaggebenden strukturierten Daten umfasst ZUGFeRD mit der PDF-Ansicht eine visuelle Komponente. Das hybride Format benötigt etwas mehr Datenvolumen, vereinfacht es aber vielen Unternehmen, insbesondere zum Start der E-Rechnungspflicht E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen.“
Beispielzeilen für eine ZUGFeRD-Rechnung in Cross Industry Index (CII)
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Da ZUGFeRD eine andere Zielgruppe im Fokus hatte, umfasste es bis Anfang 2022 weniger Geschäftsregeln als die XRechnung. Ab Version 2.1.1 nimmt es aber mit dem ZUGFeRD-Profil „XRechnung“ auch besondere Anforderungen der öffentlichen Verwaltung mit auf. Da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ausschließlich strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer reinen XML-Rechnung. Also ohne den Rucksack als begleitende PDF-Datei.
„Neben den für die E-Rechnung ausschlaggebenden strukturierten Daten umfasst ZUGFeRD mit der PDF-Ansicht eine visuelle Komponente.“
Richard Luthardt, stellvertretender Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR)
XRechnung: ein strukturiertes Rechnungsformat
„Die XRechnung ist ein reines Datenformat“, erklärt Tim Völker, Business Consultant für Microsoft Dynamics 365 Business Central bei B.i.Team. „Es handelt sich um eine XML-Datei, die entweder Cross Industry Invoice oder Universal Business Language nutzt.“ Mit der XRechnung setzt Deutschland die EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung um.
Die XRechnung startete damit, die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abzudecken. Seit 2019 betreibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die XRechnung. Seit 2020 gilt sie als nationaler Standard für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen und eignet sich ab 2025 auch für B2B-Rechnungen. XRechnung gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten vor. Neben den für das digitale Meldesystem notwendigen Pflichtfeldern umfasst es auch die in der CIUS definierten Felder.
Beispielzeilen für eine XRechnung in Universal Business Language (UBL)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
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„Um eine XRechnung lesen zu können, benötigt man einen Viewer“, so Tim Völker. „Oder man integriert E-Rechnungen in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central.“ Letzteres funktioniert mit allen strukturierten elektronischen Formaten über passende Konnektoren.
„Um eine XRechnung lesen zu können, benötigt man einen Viewer. Oder man integriert E-Rechnungen in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central.“
Tim Völker, Business Consultant für Microsoft Dynamics 365 Business Central bei B.i.Team
E-Rechnungen in drei Schritten in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrieren
Die E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch Vorteile mit sich. „Möchten Unternehmen das volle Effizienzpotenzial ausschöpfen und von Automatisierungen profitieren, sollten sie die elektronische Rechnungsstellung in ihre ERP-Plattform integrieren“, sagt Business Consultant Tim Völker. „Um E-Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisieren zu können, gehen wir in drei Schritten vor.“
Schritt 1: Daten- und Prozessanalyse
Im ersten Schritt analysiert B.i.Team die aktuellen Rechnungsprozesse im Unternehmen: Welche Besonderheiten gibt es? Kommt das Unternehmen mit den Standardfeldern aus, die die XRechnung definiert? Oder gibt es beispielsweise branchenspezifische Rechnungsinformationen?
Schritt 2: Auswahl des passenden Konnektors
Aktuell bieten ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central im Standard noch keine Möglichkeit, elektronische Rechnungen automatisiert zu empfangen und zu versenden. Diesen Job übernehmen verschiedene Konnektoren. Darunter Tools von
- Anveo
- Belware
- Continia
- ForNAV
Auf Basis der Daten- und Prozessanalyse findet B.i.Team gemeinsam mit der Organisationsleitung, der IT und der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens heraus, welche Lösung passt.
Schritt 3: Implementierung und Schulung
Ist ein passender Konnektor gefunden, implementiert B.i.Team ihn in Microsoft Dynamics 365 Business Central und setzt Automatisierungen auf. Anschließend testen Finanzbuchhaltung und IT. Damit alle mit der neuen Lösung umgehen können, schult B.i.Team die Mitarbeitenden im Umgang mit der E-Rechnung in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
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Ihre Ansprechpartnerin zu E-Rechnung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
Andrea Scherr
Account Managerin ERP
Andrea Scherr bringt Ihre ERP-Expertise bereits seit 1999 bei B.i.Team ein. Sie ist Ihre Ansprechpartnerin rund um ERP und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Darüber hinaus berät sie Sie zum Thema E-Rechnung.