E-Rechnungspflicht: Das steckt hinter den neuen gesetzlichen Vorgaben

Sie deckt rund zehn Prozent des EU-Haushaltes und gehört zu den wichtigsten Steuereinnahmequellen aller EU-Mitgliedstaaten: die Mehrwertsteuer. Doch nicht jedes Unternehmen zahlt sie ordnungsgemäß: Mehrwertsteuerbetrug, -hinterziehung und -umgehung führen dazu, dass im EU-Haushalt große Lücken klaffen. Da wundert es nicht, dass die Europäische Union durchgreift. Dabei zeigen erste Digitalisierungsschritte ihre Wirkung. So ist die EU-Mehrwertsteuerlücke von 99 Milliarden Euro in 2020 auf 61 Milliarden Euro in 2021 geschrumpft. 

Um die Lücke weiter zu schließen, hat die EU-Kommission die Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, ins Leben gerufen. Sie soll das europäische Mehrwertsteuersystem modernisieren und harmonisieren. „ViDA zeigt, dass Europa auch in diesem Bereich lebt und das der Erfolg der EU-Initiative für die Wettbewerbsfähigkeit Europas wichtig ist“, sagt Richard Luthardt, stellvertretender Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR). Um die Mehrwertsteuer für das digitale Zeitalter fit zu machen, baut ViDA auf drei Dinge:

1. Digitales Meldesystem und E-Rechnung
2. Plattformwirtschaft
3. Einzige Mehrwertsteuerregistrierung

Die Initiative stellt eine richtungsweisende Reform dar, welche die Mehrwertsteuererklärungen digitalisiert und auf innergemeinschaftlicher Ebene harmonisiert. Damit führt sie den Weg fort, den die EU bereits 2014 mit der Richtlinie 2014/55/EU eingeschlagen hat.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU regelt die Rechnungsabwicklung aller Mitgliedsstaaten bei öffentlichen Aufträgen. Demnach müssen öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen sowohl empfangen als auch verarbeiten können. Viele europäische Länder haben diese Vorgabe zügig in nationales Recht gegossen. Dadurch sind klare Regeln für E-Rechnungen im Business-to-Government (B2G) sowie die DIN EN 16931 entstanden, die das Europäische Komitee für Normung (CEN) 2017 veröffentlicht hat.

„Die Entwicklungen im Business-to-Government gaben den ersten Impuls, die elektronische Rechnung europaweit salonfähig zu machen“, sagt Richard Luthardt. „ViDA machte Ende 2022 den nächsten europäischen Aufschlag. Parallel dazu hat die Bundesregierung begonnen, Rahmenbedingungen für Deutschland zu schaffen um die E-Rechnung auch im Business-to-Business verpflichtend einzuführen.“ Im März 2024 stimmte der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zu. Damit kommt zum 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht.

Genau genommen handelt es sich beim Wachstumschancengesetz nicht um „ein“ Gesetz. Vielmehr bringt das Wachstumschancengesetz verschiedene Gesetzesänderungen mit sich. In puncto E-Rechnung passt es beispielsweise das Umsatzsteuergesetz (UStG) an. So definiert § 14 Abs. 1 UStG den Begriff der elektronischen Rechnung ab dem 1. Januar 2025 neu. Demnach handelt es sich nur dann um eine E-Rechnung, „wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.

Das strukturierte elektronische Format muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Alternativ können sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auf ein strukturiertes elektronisches Format verständigen. Allerdings müssen sich aus diesem vereinbarten Format alle nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und komplett in ein Format extrahieren lassen, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese Alternative räumt bei vielen Unternehmen Unsicherheiten mit der E-Rechnungspflicht aus. Denn: „Dadurch haben Unternehmen auch nach dem 1. Januar 2025 die Möglichkeit, bewährte EDI-Verfahren, gegebenenfalls mit Anpassungen, fortzuführen“, erklärt Richard Luthardt. „Der Bund hat kein Interesse daran, einen elektronischen Rechnungsaustausch auszuhebeln, der schon seit über 30 Jahren funktioniert. Die Intention liegt darin, ein Verfahren zu definieren, das mit dem späteren Meldesystem konform ist.“

Doch ist wirklich jeder dazu verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen?