My First ERP: Go-Live in 14 Tagen

• Formulieren der Ziele und Erwartungen
• Kurzanalyse Ihrer Organisation
• Entscheidung für einen Standardkontenrahmen: SKR03 oder SKR04
• Details für Rollen und Berechtigungen
• Anleitung zur Datenvorbereitung anhand unserer Templates
• Weitere Aufgaben und Vorgaben für die Einrichtung, Schulung, Test und Inbetriebnahme

Damit Sie künftig mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten können, kümmern wir uns um die Bereitstellung Ihres ERP-Systems. Dafür nutzen wir das von Microsoft angebotene Sicherheitsfeature „Granular Delegated Admin Privileges“ (GDAP). Es gibt uns als Implementierungspartner differenzierten und zeitgebundenen Zugriff auf Ihre ERP-Plattform: So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten, während wir konfigurieren.

Die Bereitstellung von My First ERP umfasst:

• Anmelden der Administrationsrechte Ihres ERP-Systems mit GDAP
• Bestellen Ihrer Essentials-Lizenz für Microsoft Dynamics 365 Business Central, diese umfasst sowohl eine Produktiv- als auch eine Sandbox-Umgebung; die Kosten für die Lizenz sind nicht in My First ERP enthalten, diese zahlen Sie separat
• Anlegen einer Produktiv- und Sandbox-Umgebung
• Anlegen von bis zu zehn User*innen: 1 Admin-User*in sowie bis zu neun weitere User*innen mit Basis-Rechten; die Essentials-Lizenz selbst macht hier keine Einschränkungen, in der Admin-Schulung lernen Sie, weitere User*innen selbstständig anzulegen 
• Zuweisen von Rollen aus dem Standard-Rollencenter; darunter beispielsweise die Rollen „Geschäftsführer“, „Buchhalter“, „Einkäufer“ oder „Verkäufer“
• Teilen des Zugriffslinks zu Ihrer neuen ERP-Plattform

Damit Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen können, benötigen Sie einen sogenannten Mandanten sowie eine Basiseinrichtung: Im ERP-System repräsentiert der Mandant Ihr Unternehmen. Grundsätzlich ist Microsoft Dynamics 365 Business Central mehrmandantenfähig. Dies ermöglicht es Ihnen, zu skalieren. Zum Beispiel wenn Ihr Unternehmen wächst und die Organisationsstruktur mehrere Gesellschaften umfasst, die buchführungspflichtig sind.

Die Basiseinrichtung von My First ERP zielt darauf ab, dass Sie mit Ihrem ERP-System schnell produktiv werden. Dabei können Sie zwischen den Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 wählen. Die Basiseinrichtung ermöglicht es Ihnen, Debitoren, Kreditoren und Artikel manuell anzulegen und zu verwalten. So legt My First ERP den Grundstein für künftige Prozesse in der Finanzbuchhaltung, in der Angebots- und Auftragsabwicklung sowie in der Beschaffung und Lagerverwaltung.

Die Basiseinrichtung von My First ERP umfasst:

• Anlegen eines einzelnen Mandanten als Repräsentativ Ihres Unternehmens
• Basiseinrichtung für SKR03 oder SKR04
• Gemeinsame Überprüfung der Basiseinrichtung und Freigabe durch Sie

Damit Sie Ihr Tagesgeschäft abwickeln können, benötigen Sie Daten in Ihrem ERP-System. Für die Datenübernahme stellen wir Ihnen Templates für den Datenimport als Excel-Datei bereit: für Ihre Kunden (Debitoren), Ihre Lieferanten (Kreditoren) und Zahlungsbedingungen. Diese Tabellen umfassen verschiedene Spalten für „Muss“- und „Kann“-Daten. Ihre Aufgabe ist es, mindestens die obligatorischen Spalten mit Ihren Daten zu füllen.

Die Datenübernahme für Debitoren, Kreditoren und Zahlungsbedingungen bei My First ERP umfasst:

• Bereitstellen von Templates für Debitoren, Kreditoren und Zahlungsbedingungen
• Import der durch Sie vorbereiteten Excel-Tabellen für Debitoren, Kreditoren und Zahlungsbedingungen

Die Eröffnungsbilanz markiert den Beginn eines neuen Wirtschaftsjahrs. Sie dient als Basis für alle folgenden Buchungen der Rechnungsperiode. Damit Sie beim Übergang vom alten System in die neue ERP-Plattform keinen Bruch erleiden, übernehmen wir für die Finanzbuchhaltung relevante Salden. Dafür stellen wir Ihnen Templates für den Datenimport als Excel-Datei zur Verfügung. Auch diese Templates enthalten obligatorische und optionale Spalten: Ihre Aufgabe ist es, mindestens die erforderlichen Daten in den Tabellen einzupflegen.

Sobald Ihre Daten importiert sind, steht Ihnen Ihre Eröffnungsbilanz in Microsoft Dynamics 365 Business Central zur Verfügung. Zudem sehen Sie offene Rechnungen, die Sie noch bezahlen, sowie offene Rechnungen, die Ihre Kunden noch begleichen müssen.

Die Datenübernahme für Salden bei My First ERP umfasst:

• Bereitstellen von Templates für Sachkontensalden, offene Debitorenposten und offene Kreditorenposten
• Import der durch Sie vorbereiteten Excel-Tabellen für Sachkontensalden, offene Debitoren- und offene Kreditorenposten

My First ERP bietet Ihnen ein attraktives Reporting Ihrer Finanzzahlen mit Microsoft Power BI: Mit unseren interaktiven Dashboards behalten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzen und erkennen Trends und Abweichungen schneller. Das ermöglicht es Ihnen, passende Maßnahmen abzuleiten und zeitnah zu handeln.

Die Finanzberichte von My First ERP umfassen:

• Anbinden der Standardfinanzdaten von Microsoft Dynamics 365 Business Central an Power BI
• Aufsetzen eines Finanzberichts in Power BI auf Basis unseres Templates

Übung macht den Meister. Daher haben wir für Sie ein Paket aus vier Schulungen geschnürt, mit denen Sie sich rasch in Microsoft Dynamics 365 Business Central zurechtfinden, Ihre Finanzen managen und RapidStart anwenden können.

Folgende Schulungen umfasst My First ERP:

• Basisschulung: In der Basisschulung erlernen Sie die allgemeine Bedienung des Web-Clients von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Finance-Schulung: In der Finance-Schulung lernen Sie das Finance-Modul Ihres ERP-Systems kennen. Sie erfahren, wie die Einrichtung gestaltet, Buchungslogiken aufgebaut und welches Kostenprinzip hinterlegt ist. In der Finance-Schulung machen wir Beispielbuchungen und erklären das Kontenschema sowie die Mehrwertsteuerabrechnung.
• RapidStart-Schulung: In der RapidStart-Schulung lernen Sie, mit Hilfe von Templates Daten zu importieren. Dabei gehen wir auf die Fallstricke ein und wie man sie vermeidet. Anschließend können Sie Daten eigenständig in Excel vorbereiten und Ihr ERP-System importieren.
• Admin-Schulung: In der Admin-Schulung weisen wir Systemadministrator*innen in das Admin-Center sowie das Berechtigungsmanagement ein. Anschließend können Sie User*innen selbst anlegen, Benutzerberechtigungen eigenständig bearbeiten und beispielsweise die Benutzerberechtigungen, die wir im Zuge von My First ERP nach Standard implementiert haben, weiter ausfeilen.

My First ERP unterstützt Sie in den ersten acht Wochen nach erfolgtem Go-Live.

Der Support von My First ERP umfasst:

• Supportkontingent von insgesamt 16 Stunden bei aufkommenden Fragen rund um die Basiseinrichtung
• Helpline (Service Level Agreement) in den ersten zwei Monaten nach Go-Live; danach ist es möglich, diesen Service kostenpflichtig zu bestellen, um die Helpline weiter in Anspruch zu nehmen

Mit My First ERP Plus können Sie Ihren Zahlungsverkehr automatisieren. Möglich macht dies das Add-on Continia Banking (ehemals OPplus). Damit Sie Continia Banking anbinden und bedienen können, bietet wir Ihnen mit My First ERP Plus „Zahlungsverkehr automatisieren“ einen Workshop an. In diesem Workshop richten Sie unter unserer Anleitung den Zahlungsverkehr mit Continia in Ihrer ERP-Plattform ein. Dabei lernen Sie direkt alle Funktionen des Add-ons kennen. Der Workshop umfasst:

• Ausführen des Einrichtungsassistenten
• Einrichtung von Banken
• Einstellungen für den Import (Kontoauszug)
• Einstellungen für den Export (Zahlungslauf)
• Buchungsmasken (Bank buchen)
• Durchführung des Zahlungslaufs

My First ERP Plus „Zahlungsverkehr automatisieren“ kostet 1.400 EUR. Die monatlichen Lizenzkosten für Continia Banking sind nicht inkludiert.

Mit My First ERP Plus „DATEV-Schnittstelle einrichten“ automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central und der DATEV-Software. So hat Ihre Steuerberatung direkt alle Informationen zur Verfügung. Bei der Übermittlung der Umsatzsteuer können Sie zwischen dem Netto- und Bruttoverfahren wählen. Darüber hinaus bietet Ihnen die DATEV-Schnittstelle einen Buchungsdatenservice an. Damit können Sie strukturierte Buchungsdaten inklusive der zugehörigen digitalen Belege als Buchungssätze in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernehmen.

Damit Sie die DATEV-Schnittstelle bedienen können, richten wir Sie in diesem My First ERP Plus Zusatzpaket gemeinsam mit Ihnen ein. Dabei lernen Sie auch alle Funktionen der Schnittstelle kennen. Der Workshop umfasst:

• Ausführung des Einrichtungsassistenten 
• Einstellungen für den Export 
• Einstellungen für den Import 
• Erstellen von Testdateien 
• Schulung der Einrichtung 
• Schulung der Anwendung 

My First ERP Plus „DATEV-Schnittstelle einrichten“ kostet 900 EUR. Die Lizenzkosten für die DATEV-Schnittstelle sind nicht inkludiert.

Sie möchten Ihre Anlagen in Microsoft Dynamics 365 Business Central verwalten? Mit dem Zusatzpaket „Anlagenbuchhaltung einrichten“ kümmern wir uns um die notwendigen Konfigurationen. My First ERP Plus „Anlagenbuchhaltung einrichten“ umfasst vier Blöcke:

1. Import des Einrichtungspakets Anlagenbuchhaltung
   Wir richten für Sie die Anlagenbuchhaltung, Buchungsgruppen, einen Verteilungsschlüssel per Buchungsmatrix sowie Anlagen-Buch.-Blätter für Ihre Absetzung für Abnutzung (AfA) ein.
2. Datenübernahme von Anlagen und Anlagen-AfA-Büchern
   Damit Sie Ihre Anlagen und AfA-Bücher buchen können, müssen Sie Ihre Daten in das neue ERP-System überführen. Dafür stellen wir Ihnen ein Template als Excel-Datei zur Verfügung. Die Tabelle umfasst verschiedene Spalten, die Sie ausfüllen müssen.
3. Datenübernahme historischer Anschaffungskosten und kumulierter AfA
   Für historische Anschaffungskosten und kumulierte AfA erhalten Sie ebenfalls passende Templates als Excel-Datei von uns. Hier befüllen Sie die obligatorischen Spalten mit Ihren Daten.
4. Workshop
   In einem Workshop gehen wir mit Ihnen die Einstellungen für die Anlagenbuchhaltung durch und nehmen die Einbuchungen gemeinsam mit Ihnen vor. Dafür nutzen wir die von Ihnen vorbereiteten Excel-Dateien. Durch „Learning by Doing“ lernen Sie die Funktionen für die Anlagenbuchhaltung kennen und wie Sie sie nutzen.

My First ERP Plus „Anlagenbuchhaltung einrichten“ kostet 2.400 EUR.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verwalten Sie Ihre Lagerbestände zentral und binden Lagerbestandsinformationen nahtlos in Ihre Einkaufs- und Verkaufsprozesse ein. Um Lagerbestände erfassen zu können, müssen Sie all Ihre Artikel im ERP-System anlegen. Mit My First ERP Plus „Lagerbestände erfassen“ begleiten wir Sie durch die Konfiguration und Datenerfassung. Dafür umfasst unser Zusatzpaket zwei Blöcke:

1. Bereitstellung von Templates für den Datenimport
   Wir stellen Ihnen passende Templates als Excel-Datei zur Verfügung. Diese helfen Ihnen dabei, alle erforderlichen Informationen zu Artikeln, Einheiten sowie Artikelbeständen und Werten zu sammeln. Die durch Sie vorbereiteten Excel-Dateien bilden die Basis für das Erfassen von Lagerbeständen.
2. Einrichtungsworkshop und Datenübernahme
   Im Rahmen eines Einrichtungsworkshops importieren wir gemeinsam mit Ihnen die von Ihnen vorbereiteten Daten und buchen sie so in Ihre ERP-Plattform ein. Dabei lernen Sie die verschiedenen Funktionen für das Verwalten Ihres Lagers in Microsoft Dynamics 365 Business Central kennen.

My First ERP Plus „Lagerbestände erfassen“ kostet 1.400 EUR. Dieses Zusatzpaket bildet die Basis für My First ERP Plus „Einkaufsprozesse abbilden“ und „Verkaufsprozesse darstellen“.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central gestalten Sie effiziente Einkaufsprozesse. My First ERP Plus „Einkaufsprozesse abbilden“ macht Ihnen den Start einfach und umfasst zwei Blöcke:

1. Bereitstellung von Templates für den Datenimport
   Wir stellen Ihnen Templates als Excel-Datei zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie alle relevanten Daten zu Einkaufspreisen, Einkaufsrabatten und Debitoren zusammentragen. Anschließend importieren Sie Ihre Daten eigenständig in Ihr ERP-System. Die Fingerfertigkeiten dafür haben Sie vorab in unserer RapidStart-Schulung erlernt.
2. Einrichtungsworkshop
   Im Rahmen eines Einrichtungsworkshops richten wir gemeinsam mit Ihnen die Einstellungen für den Einkauf ein. Dabei lernen Sie alle relevanten Einkaufsprozesse in Microsoft Dynamics 365 Business Central kennen: von der Anfrage bis zur Einkaufsrechnung und Einkaufsgutschrift.

My First ERP Plus „Einkaufsprozesse abbilden“ kostet 1.800 EUR. Um dieses Zusatzpaket buchen zu können, benötigen Sie vorab My First ERP Plus „Lagerbestände erfassen“.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central optimieren Sie Ihre Vertriebsprozesse. My First ERP Plus „Verkaufsprozesse darstellen“ sorgt für einen schnellen Start. Das Zusatzpaket umfasst zwei Blöcke:

1. Bereitstellung von Templates für den Datenimport
   Sie erhalten von uns Templates als Excel-Datei. Mit deren Hilfe sammeln Sie alle relevanten Daten zu Ihren Verkaufspreisen, Verkaufsrabatten und Lieferadressen. Anschließend importieren Sie Ihre Daten nach der RapidStart-Methode eigenständig in Ihr Microsoft Dynamics 365 Business Central. Das Know-how dazu haben Sie sich vorab in unserer RapidStart-Schulung angeeignet.
2. Einrichtungsworkshop
   Im Rahmen eines Einrichtungsworkshops konfigurieren wir zusammen mit Ihnen die Einstellungen für den Vertrieb. Dabei eignen Sie sich Wissen zu relevanten Vertriebsprozessen in Microsoft Dynamics 365 Business Central an.

My First ERP Plus „Vertriebsprozesse“ kostet 1.800 EUR. Um dieses Zusatzpaket buchen zu können, benötigen Sie vorab My First ERP Plus „Lagerbestände erfassen“.

My First ERP baut auf der Essentials-Lizenz von Microsoft Dynamics 365 Business Central auf. Diese bietet Zugang zu den meisten Funktionen der ERP-Plattform. Damit erledigen Sie folgende Aufgaben:

Im Finanzbereich:

• Bestandskosten und Budgets verwalten
• Cashflows überwachen
• Anlagevermögen kontrollieren
• Buchungskontrollen durchführen
• Daten aus mehreren Abteilungen und Unternehmen kombinieren
• Berichte in verschiedenen Währungen ausfertigen
• Akquisitionen, Abschreibungen, Wertberichtigungen, Zu- und Abgänge überwachen

Im Kundenmanagement:

• Kontaktinformationen aufzeichnen und verwalten
• Segmente mit gezielten Marketingkampagnen bearbeiten
• Daten zu potenziellen Kunden eingeben und nachverfolgen, um weitere Möglichkeiten wahrzunehmen
• Überwachen von Lagerbeständen und Kundenaufträgen durch die Integration mit Dynamics 365-Sales

Im Projektgeschäft:

• Kapazitäten und Fortschritt überwachen
• Budgets, Rechnungen und Bestellungen verwalten
• Ressourcen einteilen
• Zeiten, Produktionsgegenstände und Aufgaben nachverfolgen

In der Personalverwaltung:

• Detaillierte Mitarbeiterakten führen
• Informationen zu Mitarbeitenden bündeln und nachverfolgen
• Ausgaben/Spesen von Mitarbeitenden verwalten

Im Bereich Lieferketten und Supply Chain Management:

• Bestellungen und Lagerbestände verwalten
• Überweisungen und ausstehende Forderungen buchen und verwalten
• Lagerhaltung optimieren und Waren vom Zeitpunkt ihres Eintreffens an nachverfolgen
• Einlagerung, Umzüge, Kommissionierung, Katalogisierung und Retoure überwachen

Mit My First ERP zahlen Sie für die Implementierung und Konfiguration von Microsoft Dynamics 365 Business Central einen Fixpreis von 14.900,00 Euro. Hinzu kommen die Lizenzkosten für Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials sowie Power BI Pro. Die Implementierung und Konfiguration verlaufen nach einem definierten und etablierten Schema. Benötigen Sie weitere Funktionen oder Anbindungen, finden Sie mit My First ERP Plus zusätzliche Lösungen und Services für Vertrieb, Einkauf, Anlagenbuchhaltung und mehr. 

My First ERP von B.i.Team eignet sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, die bislang noch kein oder kein vollwertiges ERP-System im Einsatz haben. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet für alle gängigen Geschäftsabläufe durchdachte Standardprozesse an. Diese helfen Unternehmen dabei, ihr Tagesgeschäft effizient zu händeln. Da die Essentials-Lizenz von Microsoft Dynamics 365 Business Central keine Funktionen für die Fertigung und das Serviceauftragsmanagement umfasst, eignet sich My First ERP nicht für fertigende oder produzierende Unternehmen. Hier empfiehlt sich die Premium-Lizenz.

Kontaktieren Sie uns gerne dazu. 

My First ERP zielt auf eine schnelle Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central ab, sodass Sie innerhalb von 14 Tagen Zugriff auf eine schlüsselfertige ERP-Plattform haben. Das heißt, wir implementieren und konfigurieren die ERP-Plattform stets nach demselben bewährten Schema: ohne Schnickschnack, ohne Individualisierung, einfach schlichtweg „von der Stange“. Zu Beginn entscheiden Sie sich für einen von zwei Standardkontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Darüber hinaus legen Sie die Anzahl der Nutzer*innen (maximal zehn) und ihre Rollen fest. Dabei greift das Standard-Rollencenter von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Beides können Sie nach dem Go-Live selbstständig anpassen. Im Rahmen unserer Schulungen erlernen Sie die Fingerfertigkeiten dafür.

Wie jedes IT-Projekt nimmt auch My First ERP Sie als Kunden in die Pflicht: Neben dem Kick-off-Workshop ist Ihr Commitment bei Review und Abnahme der Basiseinrichtung gefragt. Darüber hinaus möchten Sie mit Ihren Daten arbeiten. Dies erfordert Vorbereitungen auf Ihrer Seite: Im Laufe der Implementierung erhalten Sie von uns verschiedene Templates (sogenannte Konfigurationsvorlagen). Diese enthalten obligatorische und optionale Spalten für Ihre Datenübernahme. Hier müssen Sie mindestens die erforderlichen Spalten mit Ihren Daten befüllen.