Was ist eine E-Rechnung?

Am 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnungspflicht. Dann müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen. Und auch der Versand elektronischer Rechnungen wird zu diesem Stichtag ein Muss. Allerdings gibt es hier Übergangsregelungen. Das Ziel ist eine Rechnungsabwicklung ohne Medienbruch. Um die neuen gesetzlichen Vorgaben erfüllen zu können, setzen sich nun viele Unternehmen mit der Frage auseinander: Was ist eine E-Rechnung?

„Bislang gilt eine Rechnung als elektronisch, wenn sie digital erstellt und versendet wird“, sagt Tim Völker, Business Consultant für Microsoft Dynamics 365 Business Central bei B.i.Team. Das ermöglicht es Unternehmen, inländische B2B-Umsätze in einer gängigen PDF-Rechnung oder klassischen E-Mail auszuweisen.

„Künftig bezeichnet der Begriff E-Rechnung ausschließlich Rechnungen, die Unternehmen in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen“, erklärt der E-Rechnungsexperte von B.i.Team. Dabei handelt es sich um ein Format, das der Norm 16931 entspricht – der europäischen Richtlinie für elektronische Rechnungsstellung. „Aus diesem strukturierten elektronischen Format ergibt sich ein technischer Standard“, so Tim Völker weiter. „Der technische Standard soll die Verarbeitung elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen vereinfachen – ganz gleich, ob es sich um einen Großkonzern oder um einen Einmannbetrieb handelt.“ Typische Formate, die die Norm 16931 erfüllen, sind xRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Darüber hinaus kommen europäische Formate wie das italienische FaturaPA oder das französische Factur-X in Betracht.

Die E-Rechnungspflicht lässt Unternehmen keine Wahl: Sie müssen ihre Rechnungsabwicklung nach den gesetzlichen Vorgaben digitalisieren. Doch bei allem Druck – eines darf man klar herausstellen: Unternehmen profitieren von der Einführung der E-Rechnung. Hier sind fünf Vorteile, die die E-Rechnung mit sich bringt.

1. Die E-Rechnung beschleunigt Arbeitsabläufe
2. Die E-Rechnung reduziert Kosten
3. Die E-Rechnung verbessert die Archivierung steuerlich relevanter Dokumente
4. Die E-Rechnung ist ortsunabhängig
5. Die E-Rechnung schont Umwelt und Ressourcen

Papier ist geduldig. Noch immer setzt knapp ein Viertel der Unternehmen in Deutschland überwiegend oder ausschließlich auf Papierrechnungen. Das heißt: Sie schreiben die Rechnung, drucken sie aus, kurvertieren sie und versenden sie per Post. Die Empfänger öffnen den Brief, stempeln ihn ab und reicht ihn an die entsprechende Abteilung durch. Diese prüft die Rechnung und leiten sie an die Buchhaltung weiter. Die Buchhaltung weist die Zahlung an und verbucht den Betrag. Anschließend locht sie den Papierbogen, legt ihn in einem Aktenordner ab und stellt diesen ins Regal zurück.

E-Rechnungen beschleunigen diesen Prozess. Denn viele der genannten Handgriffe entfallen. „Mit Hilfe passender Module können Unternehmen ihr ERP-System so konfigurieren, dass sie Eingangsrechnungen automatisiert auslesen und Ausgangsrechnungen mit wenigen Klicks erstellen“, sagt Tim Völker. „Das verschlankt die Rechnungsabwicklung.“ Hinzu kommt: E-Rechnungen stehen bei Eingang allen Fachabteilungen sofort zur Verfügung. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten. Und je kürzer die Durchlaufzeit ausfällt, desto pünktlicher die Bezahlung. Eine Win-Win-Situation: Denn während diese Art der digitalen Rechnungsabwicklung bei Rechnungsempfängern Zahlungsversäumnisse verhindert, wirkt sie sich bei Rechnungsstellenden positiv auf die Liquidität aus.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsabwicklung spart Kosten. Von dieser profitieren insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen. Laut einer Erhebung von Sage beläuft sich das Einsparpotenzial für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auf rund 13.500 EUR pro Jahr. Wesentlicher Grund dafür sei die Zeitersparnis, da die elektronische Rechnung die Aufwände halbiere. Hinzu kommt das Einsparen der Kosten für Papier, Druck und Versand.

Mit der E-Rechnung verabschieden sich sperrige Aktenordner und platzraubende Regalstellflächen. Stattdessen bewahren Unternehmen alle Rechnungsinhalte digital auf. „Das ERP-System bietet hierfür perfekte Voraussetzungen“, sagt E-Rechnungsexperte Tim Völker. „Denn mit einem ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central archivieren Unternehmen die steuerlich relevanten Dokumente gemäß den Anforderungen der GoBD. Beispielsweise bleiben alle Rechnungen dauerhaft gut lesbar und das ERP protokolliert vorgenommene Änderungen.“ Zudem lassen sich digital archivierte Rechnungen leichter finden und sind besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.

Rechnungen wollen geprüft werden. Dafür gehen Papierrechnungen mit der Hauspost in Umlauf. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende vor Ort sein müssen, um die Unterlagen zu sichten und abzuzeichnen. Auf elektronische Rechnungen hingegen greifen alle, die in den Freigabeprozess involviert sind, von jederzeit und von überall her zu. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, selbst dann Rechnungen zu prüfen und Zahlungen freizugeben, wenn sie von zu Hause aus arbeiten oder geschäftlich unterwegs sind. Darüber hinaus kann die Buchhaltung bei Rückfragen schnell und effizient Auskunft geben. Denn alle Informationen stehen direkt zur Verfügung.

Elektronische Rechnungen kommen ohne Papier, Toner, Briefumschläge und Aktenordner aus: Sie sind ressourcenschonender. Statt mit „Bus und Bahn“ reisen sie mit Bits und Bytes. Dank des geringeren Verkehrsaufkommens verringert sich auch der CO₂-Ausstoß. Laut Bundesministerium des Inneren und für Heimat könnten private Unternehmen mit Hilfe von E-Rechnungen etwa 5.850 Tonnen CO₂ jährlich einsparen.