Continia Document Capture: Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Je höher das Belegaufkommen, desto deutlicher zeigen sich die Schwächen klassischer Abläufe: Rechnungen kommen als E-Mail-Anhang, die Datenübertragung erfolgt händisch, die Weiterleitung zur Freigabe ebenso. Dabei fällt auf: Es fehlen Informationen, die Zuständigkeiten sind nicht immer klar. Und auch der Bearbeitungsstatus lässt sich nur schwer nachvollziehen.

Diese Vorgehensweise bindet nicht nur Ressourcen, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Gleichzeitig wächst der Druck, Prozesse zu beschleunigen und revisionssicher zu gestalten. Hier setzt Continia Document Capture an: Das Business Central Add-on digitalisiert und strukturiert die Rechnungsverarbeitung innerhalb des ERP-Systems und sorgt dafür, dass alle Schritte ineinandergreifen.

Ersparen Sie sich manuelles Eintippen und zeitaufwändiges Copy and Paste: Continia Document Capture erfasst Ihre digitalen Eingangsrechnungen automatisiert. Dafür nutzt die Lösung Optical Character Recognition (OCR). Die Technologie wandelt gescannte Dokumente oder PDF-Dateien in maschinenlesbaren und editierbaren Text um. Dabei erkennt die Business-Central-Erweiterung den Verkäufer und liest die Rechnungsinhalte aus.

Mitarbeitende können die ausgelesenen Inhalte prüfen, indem Sie einen Posten anklicken. Das Add-on bietet eine digitale Ansicht der Eingangsrechnung und markiert farblich, wo es die Rechnungsinformationen gefunden hat. Dabei unterscheidet es farblich zwischen Beschreibungen und Werten. Fehlen Informationen wie beispielsweise die Kontonummer, gibt das Add-on einen Hinweis: Das Invoicing-Team ergänzt die fehlenden Informationen und lernt das Tool dabei an. Geht das nächste Mal eine Rechnung desselben Kreditors ein, beschleunigt das die Rechnungsverarbeitung.

Hat das Invoicing-Team die Eingangsrechnung überprüft, schickt sie sich per Klick zur Freigabe an verantwortliche Kolleg*innen.

Ein zentraler Schritt in der Rechnungsverarbeitung ist der Abgleich mit bestehenden Bestellungen oder Lieferungen. In vielen Unternehmen erfolgt dieser noch manuell – mit entsprechendem Zeitaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Continia Document Capture übernimmt diesen Schritt weitgehend automatisiert. Die Lösung gleicht eingehende Rechnungen mit den zugehörigen Belegen in Microsoft Dynamics 365 Business Central ab und erkennt passende Einkaufslieferungen oder -bestellungen anhand definierter Kriterien.

Zu Beginn grenzt das System mögliche Treffer ein, etwa über Kreditor, Währung oder offene Mengen. Anschließend führt es den eigentlichen Abgleich durch – entweder auf Belegkopf- oder auf Zeilenebene.

• Abgleich auf Kopfebene: Das Add-on vergleicht die Gesamtsumme der Rechnung mit offenen Beträgen aus Bestellungen oder Lieferungen. Diese Variante arbeitet besonders effizient und deckt viele Standardszenarien ab.
• Abgleich auf Zeilenebene: Das Add-on prüft jede Rechnungsposition einzeln und gleicht sie mit passenden Bestell- oder Lieferzeilen ab – inklusive Mengen, Preisen und definierter Toleranzen. Das erhöht die Genauigkeit, etwa bei komplexeren Beschaffungsprozessen.

Im Ergebnis erhalten Sie automatisch einen Vorschlag, welcher Beleg zur Rechnung passt. Stimmen die Daten überein, kann Ihr Team die Rechnung direkt weiterverarbeiten. Bei Abweichungen zeigt Continia Document Capture diese transparent an, sodass Sie gezielt prüfen können.

Gerade bei hohem Belegaufkommen entlastet dieser automatisierte Abgleich die Buchhaltung spürbar. Gleichzeitig erhöhen Sie die Sicherheit, da Sie jede Rechnung systematisch mit den zugrunde liegenden Bestellungen prüfen.

Nach der Erfassung und dem Abgleich folgt der nächste entscheidende Schritt: die Freigabe. In vielen Unternehmen laufen Genehmigungen noch per E-Mail oder Zuruf – mit unklaren Zuständigkeiten und wenig Transparenz. Continia Document Capture bildet diesen Prozess direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central ab und führt Rechnungen strukturiert durch den Genehmigungsworkflow. Dafür legen Sie fest, wer eine Rechnung prüft und freigibt. Anschließend steuert das Add-on den Ablauf automatisch.

Die Freigabe orientiert sich dabei unter anderem am Rechnungsbetrag und an definierten Zuständigkeiten. Liegt der Betrag innerhalb des Freigabelimits, genehmigt die zuständigen Mitarbeiten den Beleg. Überschreitet er das Limit, leitet das System die Rechnung automatisch an die nächste Instanz weiter. So entsteht eine klare Genehmigungskette ohne manuelles Eingreifen.

Für die Bearbeitung stehen Ihren Mitarbeitenden verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können Rechnungen direkt in Business Central prüfen oder über das Continia Web Approval Portal freigeben. Auch standortunabhängig.

Im Alltag profitieren Sie vor allem von der klaren Struktur:

• Sie behalten jederzeit den Überblick über offene und bereits bearbeitete Genehmigungen
• Sie beschleunigen Freigaben durch definierte Zuständigkeiten
• Sie dokumentieren alle Entscheidungen nachvollziehbar im System

So vermeiden Sie Verzögerungen, reduzieren Abstimmungsaufwand und sorgen für einen transparenten, revisionssicheren Freigabeprozess.

Sie möchten Ihre Eingangsrechnungen effizienter verarbeiten und Ihre Kreditorenbuchhaltung entlasten? Mit Continia Document Capture schaffen Sie die Grundlage für durchgängige, transparente Prozesse direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe und zeigen Ihnen, wie Sie die Lösung sinnvoll in Ihre Systemlandschaft integrieren. So stellen Sie sicher, dass Automatisierung nicht nur technisch funktioniert, sondern im Alltag echten Mehrwert bringt.