ERP im Kartoffelgroßhandel: Wie Agropa mit Freshfin Prozesse digitalisiert
Wie lässt sich der Kartoffelhandel digital steuern – vom ersten Kontakt bis hin zur Abrechnung mit den Landwirten? Agropa zeigt, wie ein spezialisiertes ERP im Kartoffelgroßhandel dabei hilft, Prozesse zu vereinfachen, Zertifikate sicher zu verwalten und branchenspezifische Anforderungen abzubilden. Mit Freshfin steuert das Unternehmen Wareneingang, Lagerung, Produktion und Qualitätssicherung heute weitgehend digital.
Zischend entweicht die Luft aus den Bremsen. Die Anzeige schlägt aus: Knapp 40 Tonnen bringt der Lkw auf die Waage. Gut 24 davon entfallen auf die Ladung: frische Kartoffeln aus dem Donaumoos. In der Warenannahme wählen die Mitarbeitenden die passende Partie-Bestellung in Freshfin aus. Hier ist bereits alles zu dieser Lieferung hinterlegt – inklusive Zertifikate und automatisch vergebener Partie-Nummer. Die Waage sendet das Eingangsgewicht der Lieferung direkt an Freshfin. Das ERP-System macht für den Kartoffelgroßhändler schnell einen Snapshot. So lässt sich später in Audits der Status der Zertifikate zum Zeitpunkt des Wiegens belegen. Dann gibt’s grünes Licht.
Die Knollen rollen in die Annahme und weiter zum Sortieren, Waschen, Polieren und Trocknen. Was makellos ist, kommt in den Lebensmitteleinzelhandel (LEH). Was nicht dem Schönheitsideal entspricht, geht in die Verarbeitung oder zur Energieproduktion. So läuft das bei Agropa – präzise, routiniert und immer mit Blick auf Qualität.
ERP im Wareneingang: Rückverfolgbarkeit und Zertifikate digital erfassen
Knapp 90.000 Tonnen Kartoffeln nimmt Agropa jedes Jahr an. „Doch bis unsere Landwirte für den Lebensmitteleinzelhandel lieferfähig sind, bedarf es sehr viel Papier“, sagt Manuela Hierl, die bei der Agropa Handels GmbH die Bereiche Qualitätsmanagement und Nachhaltigkeit verantwortet. „Ruft ein Landwirt an und möchte uns als Handelspartner gewinnen, lautet die erste Frage: Sind Sie zertifiziert – und nach welchen Standards?“ Anschließend muss der landwirtschaftliche Betrieb eine Lieferantenvereinbarung und verschiedene Datenblätter unterschreiben. Erst dann geht es um das Wesentliche: die Kartoffel. Alle Dokumente verwaltet Agropa in Freshfin. Hier pflegt das Team auch die Stammdaten ihrer rund 250 hiesigen Landwirte sowie die ihrer Lieferanten mit weiteren rund 1.000 Landwirten – ein zentraler Baustein des ERP im Kartoffelgroßhandel.
Bevor Agropa die Branchenlösung Freshfin implementierte, nutzte der Kartoffelspezialist eine alte Version von Microsoft Dynamics Navision (NAV) aus dem Jahr 2002/2003 – mit Datenbankversion 2.6 und Client-Version 3.6. „In Navision konnten wir unsere Bestellungen und Verkäufe eingeben und beides verrechnen“, blickt Manuela Hierl zurück. „Ansonsten bot uns das ERP-Programm wenig Mehrwert im Arbeitsalltag.“ Zentrale Prozesse erledigte der Kartoffelgroßhändler daher manuell.
„Unser vorheriges ERP war sehr veraltet und wir konnten damit nur wenige Prozesse abdecken. Freshfin vereinfacht unsere Abläufe von der Bestellung über die Zertifikatsverwaltung bis hin zum Warenausgang und der Verrechnung.“
Manuela Hierl, Qualitätsmanagerin und Nachhaltigkeitsbeauftragte bei Agropa über Freshfin als ERP im Kartoffelgroßhandel
Vom Excel-Chaos zur Branchensoftware: Warum Agropa auf Freshfin als ERP im Kartoffelgroßhandel setzt
Als Anfang der 2000er-Jahre die Zertifizierungen aufkamen, begann Agropa damit, diese über die Bordmittel von Microsoft Office zu verwalten: GlobalG.A.P., QS, Geprüfte Qualität Bayern – für jede Zertifizierung legte der Kartoffelhändler einen eigenen Ordner an. In jeden Ordner speicherte er die einzelnen Zertifizierungsnachweise der Erzeuger. Eine händisch gepflegte Excel-Tabelle verschaffte einen Überblick über die Zertifizierungen der verschiedenen Landwirte; inklusive Start- und Enddatum. Doch kollaboratives Arbeiten kannte Excel zu diesem Zeitpunkt noch nicht: „Wollte man ein Zertifikat prüfen, geschah das meist auf Zuruf – weil erst jemand bei sich die Tabelle schließen musste, damit der nächste sie öffnen konnte“, sagt Manuela Hierl.
Und auch das Zusammenstellen von Bestellungen gestaltete sich komplex: „Der Lebensmitteleinzelhandel hat ganz klare Vorgaben in Bezug auf Qualität, Größensortierung und Optik“, sagt Manuela Hierl. Agropa musste Bestellungen manuell prüfen, um die jeweiligen Anforderungen des LEH erfüllen zu können. All das führte dazu, dass sich der Kartoffelgroßhändler nach einer moderneren Lösung umsah. Gefunden hat er sie in der Branchenlösung Freshfin, einer ERP-Lösung, die zum Kartoffelgroßhandel passt.
ERP-Einführung im Kartoffelhandel: So startete Agropa mit Freshfin
Freshfin baut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central auf und erweitert das beliebte ERP-System um branchenspezifische Funktionen für den Fruchtgroßhandel. „Wir sind 2019 mit Freshfin gestartet und haben im Vorfeld viel Zeit in Programmierung und Tests gesteckt“, erinnert sich Manuela Hierl zurück. In gemeinsamen Workshops ging B.i.Team mit Agropa individuelle Anforderungen und Prozesse im Kartoffelhandel durch, um die ERP-Branchenlösung dann passgenau zu implementieren.
Ein Beispiel ist die Lagerung der Kartoffeln: Dafür füllt Agropa die frisch angelieferten Kartoffeln in Kisten um und stapelt diese im sogenannten Kistenkühlhaus. „Damit wir nachvollziehen können, welche Ware in den einzelnen Kisten steckt, braucht jede Kiste eine eigene Auszeichnung“, erklärt Manuela Hierl. „In Freshfin liegen uns alle Daten vor, die wir für unseren Warenauszeichnungszettel benötigen: vom Landwirt oder Lieferanten – inklusive der Erzeuger – über die Zertifikate, die bei der Anlieferung vorhanden waren, bis hin zur Ware und dem Eingangsdatum, zu dem wir die Kartoffeln erhalten haben.“ Dabei gelangen die Informationen von der Zertifikatsplattform Agriplace über eine ERP-Schnittstelle nach Freshfin – und zwar automatisiert.
Und auch die Produktion benötigt diese Daten, um jedes gepackte Netz sowie die Umverpackung auszuzeichnen. „Anhand der Partie-Nummer wählt ein Zwischenprogramm den passenden Datensatz in Freshfin aus, erstellt mit diesen Daten das Etikett für Packung und Umverpackung und sendet sie an einen speziellen Drucker“, berichtet Manuela Hierl.
„B.i.Team hat sich intensiv mit unseren Prozessen auseinandergesetzt und für uns Freshfin als ERP so konfiguriert, dass unsere Abläufe optimal abgedeckt sind – inklusive der komplexen Kartoffelabrechnung.“
Manuela Hierl, Qualitätsmanagerin und Nachhaltigkeitsbeauftragte bei Agropa über Freshfin als ERP im Kartoffelgroßhandel
Kartoffelabrechnung im ERP: Mit neutraler Bonitur und Preislogik
Weitere Programmierarbeit leistete B.i.Team bei der Kartoffelabrechnung. Denn bei der Abrechnung mit den Landwirten spielen viele Parameter eine Rolle: Wie viele große Kartoffeln umfasste die Lieferung? Wie viele kleine waren dabei? Größe und Qualität wirken sich direkt auf den Preis aus.
„Bei der Kartoffelabrechnung mit den Landwirten nutzen wir die neutrale Bonitur des Landeskuratorium für pflanzliche Erzeugung in Bayern e.V.“, erklärt Manuela Hierl. „So gibt es keine Interessenskonflikte.“ Die Abrechnungen sind komplex. Doch B.i.Team schaffte es, sie in Freshfin abzubilden. Heute erzeugt Agropa die Kartoffelabrechnung per Knopfdruck – ganz ohne Excel und Taschenrechner.
Digitalisierung mit System: Von Business Central 14 zur nächsten ERP-Stufe
Mit Freshfin hat Agropa eine digitale Basis geschaffen – ein ERP im Kartoffelgroßhandel, das auch zukünftigen Anforderungen standhält. Dazu gehört auch, perspektivisch in die Cloud gehen zu können. Daher hat Agropa inzwischen von Business Central Version 14 auf BC 25/26 gewechselt. Parallel entwickelt das Unternehmen gemeinsam mit B.i.Team laufend neue Funktionen – etwa zur Rückverfolgbarkeit von Verpackungsmaterialien oder zur schrittweisen Abschaffung papiergebundener Prozesse. „Unser Ziel ist ein digitales Büro – mit möglichst wenig Ordnern und viel Überblick“, sagt Manuela Hierl.
Auch die E-Rechnung und der elektronische Datenaustausch (EDI) mit Handelspartnern stehen auf der Liste. Beides soll die Abläufe weiter vereinfachen und Medienbrüche vermeiden. Für Agropa ist Digitalisierung kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Prozess, der das Unternehmen Schritt für Schritt zukunftsfähiger macht.
Über die Agropa Handels GmbH
Agropa zählt zu den etablierten Kartoffelgroßhändlern in Bayern – mit Standorten in Brunnen, Straubing und Grasheim. Das inhabergeführte Unternehmen beliefert den Lebensmitteleinzelhandel sowie die verarbeitende Industrie mit Speisekartoffeln und Zwiebeln.
Von der Sortenwahl über die Lagerung bis zur chargengenauen Auslieferung steuert Agropa sämtliche Schritte der Lieferkette selbst – eng abgestimmt mit den Landwirten und den Qualitätsvorgaben des Handels. Dabei setzt das Unternehmen seit Jahren auf digitale Prozesse: Kühlhäuser, Wiegetechnik, Zertifikatsprüfung und Warenwirtschaft sind über Freshfin als modernes ERP-System vernetzt. So schafft Kartoffelgroßhändler Agropa die Grundlage für Rückverfolgbarkeit, Auditfähigkeit und verlässliche Qualität – auch in der Hochsaison.