Wie Agropa mit Freshfin und der ERP-Schnittstelle zu Agriplace sein Zertifikatsmanagement digitalisiert
Tagesaktuell und revisionssicher – mehr als 5.000 Einzelzertifikate muss Agropa im Blick behalten. Ohne digitale Unterstützung? Undenkbar. Deshalb setzt der Kartoffelgroßhändler seit 2023 auf Agriplace als Plattform für digitales Zertifikatsmanagement. 2024 folgte die Anbindung an Freshfin. Seitdem nutzt Agropa die ERP-Schnittstelle zu Agriplace, um Zertifikate sowie Lieferanteninformationen im Kartoffelhandel zu synchronisieren – automatisiert und in den Arbeitsabläufen direkt verfügbar.
Normen, Nummern, Nachweise – wer den Lebensmitteleinzelhandel (LEH) beliefern will, braucht gültige Zertifikate. Und zwar viele. Für Agropa und die Landwirte bedeutet das: viel Papier, viele Prüfprozesse – und jede Menge Verwaltungsaufwand. „Früher ging es ausschließlich um die Kartoffel“, sagt Manuela Hierl von Agropa. Und sie weiß, wovon sie spricht. Seit über 25 Jahren ist die Qualitätsmanagerin in der Kartoffelbranche tätig. „Heute beginnt die Arbeit nicht auf dem Acker, sondern am Schreibtisch“, sagt sie. „Bevor die Knolle in den Handel geht, müssen sowohl die Landwirte als auch wir eine ganze Reihe an Nachweisen erbringen.“ Ohne ERP-Schnittstelle zu Zertifikatsplattformen wie Agriplace ein aufwendiges Unterfangen.
Zertifikate im Kartoffelgroßhandel: Anforderungen und Verantwortung entlang der Lieferkette
Jedes Zertifikat setzt eigene Schwerpunkte – von Rückverfolgbarkeit über Arbeitsbedingungen bis hin zu Herkunftsnachweisen. Diese Anforderungen muss Agropa nicht nur umsetzen, sondern auch schulen und kontrollieren. Das gilt intern genauso wie bei den Erzeugern: Agropa begleitet die Landwirte beim Einstieg in neue Zertifizierungssysteme, unterstützt bei der Dokumentation und erklärt, worauf es bei Audits ankommt. Besonders im Fokus stehen GLOBALG.A.P. und QS – zwei Standards, die der Lebensmitteleinzelhandel heute voraussetzt.
Während GLOBALG.A.P. unter anderem Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Umweltschutz und Arbeitsbedingungen definiert, prüft QS die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards entlang der gesamten Lieferkette. Bei Agropa kommt Geprüfte Qualität Bayern (GQ-Bayern) als regionales Herkunftssiegel hinzu. Es ergänzt die Anforderungen um Kriterien zur kontrollierten Anbaumethode und zur bayerischen Herkunft. „Welche Zertifizierungen notwendig sind, bestimmt der LEH“, erklärt Manuela Hierl.
Agropa selbst ist nach IFS, QS, Geprüfte Qualität Bayern, Bio und Ecovadis zertifiziert. Das Unternehmen steht also nicht nur in der Verantwortung gegenüber Kunden, sondern agiert auch als Bindeglied zwischen Handel und Landwirtschaft. Schon vor der Aussaat berät das Team die Erzeuger bei der Auswahl geeigneter Sorten – abgestimmt auf Bodenverhältnisse, Anbauplanung und spätere Anforderungen des Handels. Auch die Zertifizierung spielt dabei eine Rolle: Wer nur einen Teil der geforderten Zertifizierungen macht, riskiert später Einschränkungen bei der Vermarktung.
Von Excel zu ERP, von ERP zur Agriplace-Schnittstelle: Agropas Weg zur digitalen Zertifikatsverwaltung
Als sich die ersten Zertifizierungen in den frühen 2000er-Jahren etablierten, managte Agropa sie mit einfachen Mitteln: Für jeden Zertifikatstypen legte das Unternehmen einen Ordner auf dem Laufwerk an und speicherte dort die einzelnen Zertifizierungsnachweise der Landwirte. Ergänzend führte der Kartoffelgroßhändler eine Excel-Tabelle: Diese lieferte den Überblick über Zertifikate und Laufzeiten der Landwirte. Die Pflege erledigte das Team manuell – Zeile für Zeile. Das allein war schon aufwendig. Doch sobald mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen wollten, wurde es kompliziert. „Wenn jemand die Datei offen hatte, konnte der nächste nicht rein“, erinnert sich Manuela Hierl. Dann hieß es: Bescheid geben, wenn man fertig ist. Für das Zertifikatsmanagement das ERP oder gar eine Schnittstelle zu Zertifikatsplattformen wie Agriplace zu nutzen, hatte damals noch niemand auf der Agenda.
Mit Freshfin als ERP im Kartoffelgroßhandel löste sich Agropa von Ordnern, Excel und Zuruf. Erstmals pflegte das Unternehmen alle Zertifikatsinformationen zentral im ERP-System – direkt beim jeweiligen Landwirt beziehungsweise Erzeuger, die im ERP direkt mit dem dazugehörigen Lieferanten verknüpft sind. Seither haben alle Beteiligten einen besseren Überblick. Statt zwischen Ordnern und Dateien zu springen, greifen sie auf die Informationen dort zu, wo sie sie im Tagesgeschäft benötigen: im ERP.
„Der Handel mit Kartoffeln erfordert eine ganze Reihe an Nachweisen, die uns früher mehrere Stunden Arbeit gekostet haben. Mit Freshfin und der ERP-Schnittstelle zu Agriplace bewältigen wir das Zertifikatsmanagement in weniger als einer Stunde.“
Manuela Hierl, Qualitätsmanagerin und Nachhaltigkeitsbeauftragte bei Agropa über die ERP-Schnittstelle von Freshfin zu Agriplace
Digitale Prüfprozesse im ERP: Wie Freshfin mit Schnittstelle zu Agriplace Zertifikate automatisch kontrolliert
Als ERP stellt Freshfin die Zertifikatsinformationen genau dort bereit, wo Einkauf, Qualitätssicherung und Disposition sie im Arbeitsalltag brauchen: Das Qualitätsmanagement prüft alle Zertifikate auf Vollständigkeit. Der Einkauf kann sich bei Kartoffelbestellungen darauf verlassen, dass sie den Anforderungen der Kunden entsprechen. Fehlt ein Nachweis oder ist ein Zertifikat abgelaufen, schlägt Freshfin direkt im Bestellprozess Alarm und verhindert so Fehlbestellungen. Auch bei der Warenannahme prüft Freshfin, ob alle benötigten Zertifikate vorhanden und aktuell sind. Das ERP-System gleicht die Lieferung mit den hinterlegten Nachweisen ab und stoppt den Prozess, wenn etwas fehlt. So erkennt das Team frühzeitig, ob eine Lieferung zulässig ist. „Steht der Lkw auf der Waage, macht das System automatisch bei der Eingangswiegung einen Screenshot von den Zertifikaten in Freshfin. So können wir deren Gültigkeit zum Zeitpunkt des Wiegens bei späteren Audits belegen“, erklärt Manuela Hierl.
Mit Freshfin veränderte Agropa sein Zertifikatsmanagement grundlegend. Was mit dieser Digitalisierungsstufe allerdings blieb, war das manuelle Erfassen. Denn neue Zertifikate landeten nach wie vor per E-Mail im Postfach oder als Kopie am Schreibtisch. Das Team prüfte und übertrug sie nach Freshfin – Tag für Tag, Version für Version. „Gerade bei QS mit der tagesgenauen Lieferberechtigung wurde das aufgrund der Masse an Zertifikaten immer mehr zur Herausforderung“, sagt Manuela Hierl.
ERP-Schnittstelle Agriplace: Zertifikate automatisch ins System übernehmen
Agropa entschied sich deshalb für Agriplace – eine Plattform, über die viele Standardgeber ihre Zertifikate digital bereitstellen – und ergänzte Freshfin um die ERP-Schnittstelle zu Agriplace. Seitdem fließen alle relevanten Nachweise automatisiert nach Freshfin: tagesaktuell, revisionssicher und ohne zusätzlichen Pflegeaufwand. Das Qualitätsmanagement greift nur noch stichprobenartig ein und prüft zur Sicherheit, ob der Abgleich erfolgreich war. Bei Bedarf stößt das Team ihn manuell noch einmal an.
„Wir legen jeden Zertifikatsinhaber einmalig mit seiner GGN oder QS-ID an“, erklärt Manuela Hierl. „Ab dann spielt Agriplace über die ERP-Schnittstelle die zugehörigen Zertifikate täglich nach Freshfin – auch abgelaufene oder entzogene. Das ERP-System zeigt das automatisch an. So sehen wir sofort, ob eine Zertifizierung fehlt oder ungültig ist, und müssen nicht mehr stundenlang auf den Datenbanken der Standardgeber suchen.“ Was früher ein täglicher Kraftakt war, läuft heute im Hintergrund mit. So gewinnt das Qualitätsmanagement Zeit für das, was wirklich zählt: kontrollierte Prozesse, verlässliche Nachweise – und die Qualität, die die Knolle verspricht.
Über die Agropa Handels GmbH
Agropa ist ein bayerischer Kartoffelgroßhändler Standorten in Brunnen, Straubing und Grasheim. Das Unternehmen beliefert den Lebensmitteleinzelhandel und die verarbeitende Industrie mit Speisekartoffeln und Zwiebeln. Vom Anbau über die Lagerung bis hin zur Verpackung begleitet Agropa die Ware entlang der gesamten Lieferkette – eng abgestimmt mit den Landwirten vor Ort. Besonderes Augenmerk liegt auf Qualität, Herkunft und Rückverfolgbarkeit: Kühlhäuser, moderne Wiegetechnik und eigene Sortieranlagen sichern eine zuverlässige Versorgung – auch über die Wintermonate hinaus. Als Mitglied im Deutschen Kartoffelhandelsverband (DKHV) engagiert sich Agropa zudem für branchenspezifische Standards und eine nachhaltige Entwicklung im Kartoffelsektor.
Seit 2019 nutzt der Kartoffelgroßhändler die Branchenlösung Freshfin. 2023 startete er mit dem Zertifikatsmanagement in Agriplace. Kurz darauf kam die ERP-Schnittstelle von Freshfin zu Agriplace hinzu. Seither spart Agropa sehr viele manuelle Aufwände in der Zertifikatsverwaltung.