DMS Connector: Schnittstelle für M-Files und Business Central

Kennen Sie das? Rechnungen landen im E-Mail-Postfach, anstatt im vorgesehenen Prozess. Belege verteilen sich auf Ordner, Netzlaufwerke oder in persönlichen Ablagen. Mitarbeitende suchen Informationen an diversen Stellen, anstatt direkt im ERP-System darauf zuzugreifen.

Zugleich verzögern sich Freigaben, weil Zuständigkeiten unklar bleiben oder Unterlagen fehlen. Informationen stimmen nicht überein, da Systeme nicht sauber miteinander verbunden sind. So entstehen Rückfragen, Abstimmungsaufwand und unnötiges Schleifendrehen im Tagesgeschäft. Das kostet Zeit und bindet Kapazitäten. Da wundert es nicht, dass immer mehr Unternehmen ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen. Besonders beliebt: M-Files. Doch wie lassen sich die angenehmen Vorzüge von M-Files mit Business Central verbinden? Profitieren Sie von unserer Beratung zu Business Central und passenden Business Cental Add-ons. 

Viele Unternehmen erhalten Kundenanfragen per E-Mail oder Files Server. Sie auch? Mit dem DMS Connector können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz sowie zugehörige Dateien physisch in M-Files ablegen und mit Vorgängen im ERP manuell verknüpfen – einfach und schnell.

Dafür ziehen Sie per Drag and Drop relevante E-Mails und Dokumente in Ihren Vorgang in Business Central, wählen den passenden Dokumententyp und bestätigen. So definieren Sie beispielsweise bei einem neuen Verkaufsangebot, dass es sich um eine Anfrage handelt. Der DMS Connector übersetzt Ihren Vorgang in passende Metadaten und speichert diese in M-Files. Dazu zählen beispielsweise die Angebotsnummer, Name und Titel aus dem Betreff, der Kontakt sowie die Kontaktperson. Gleichzeitig hinterlegt der DMS Connector den Link in Ihrem ERP, über den Sie die Dokumente in Ihrem Datenmanagementsystem mit einem Klick erreichen.

Erzeugen Sie in Ihrem ERP einen Beleg – beispielsweise einen Auftrag oder eine Verkaufsrechnung, möchten Sie diesen ebenfalls in Ihrem Datenmanagementsystem speichern und archivieren. Mit dem DMS Connector können Sie diese Vorgänge automatisieren und Business-Central-Belege automatisch in M-Files ablegen. Auch hier versieht die Schnittstelle die Belege mit den passenden Metadaten, sodass sie alles im Handumdrehen in Ihrem DMS wiederfinden.

Erhalten Sie Rechnungen per Post, gehört das Scannen von Belegen zu Ihrer täglichen Routine. In der Regel landen die Scans direkt in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Möchten Sie diese Dokumente nun auch in Ihrem ERP haben und mit einem entsprechenden Vorgang verknüpfen, hilft Ihnen der DMS Connector dabei: Über die Schnittstelle laden Sie bequem die gescannten Belege von M-Files nach Business Central, ordnen sie den passenden Vorgängen zu und synchronisieren Ihre Änderung mit dem DMS. M-Files übernimmt automatisch wieder alle Metadaten und hinterlegt im ERP den Direktlink zu den Dokumenten.

Auch die ERP generierten Reports wie Verkaufsrechnungen lassen sich so automatisch im DMS archivieren, inklusive der relevanten Metadaten.

Mit dem DMS Connector verbinden Sie Ihr Business Central nahtlos mit M-Files und schaffen durchgängige Prozesse für Ihre Dokumente. Sie greifen jederzeit im richtigen Kontext auf alle relevanten Informationen zu, reduzieren Suchaufwand und beschleunigen Freigaben. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente vollständig, strukturiert und revisionssicher abgelegt sind.

So arbeiten Sie effizienter, transparenter und ohne Medienbrüche – direkt in Ihrer gewohnten ERP-Umgebung.

Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Ihre Dokumentenprozesse mit dem DMS Connector optimieren.