Artikelvarianten im ERP effizient verwalten: DRK-Service nutzt Standardfunktionalitäten von KatarGo für mehrstufige Artikelvarianten
Ob verschiedene Größen, Farben oder Materialien – Artikelvarianten gehören im Groß- und Versandhandel zum Alltag. Doch sie zu managen, braucht System. Denn ohne eine strukturierte Pflege versinkt das Verwalten von Artikelvarianten rasch im Chaos. Die DRK-Service GmbH hat das früh erkannt: Um Artikelvarianten im ERP effizient verwalten zu können, nutzte sie lange NAV 2017 mit einer individuellen Programmierung. Dank eines Wechsels zu Microsoft Dynamics 365 Business Central und KatarGo gelingt das Managen von Artikeln und ihren unterschiedlichen Ausprägungen nun mit Standardfunktionen und in einer modernen ERP-Umgebung. B.i.Team unterstütze die DRK-Service GmbH bei der Auswahl der Systeme und implementierte sowohl Business Central als auch KatarGo.
Zivil- und Katastrophenschutz, Wasser- und Bergwacht, Krankentransporte und Blutspende – das Deutsche Rote Kreuz (DRK) zeigt sich in vielen Facetten. Genauso vielfältig wie seine Aufgaben ist auch die benötigte Ausstattung. Die DRK-Service GmbH bietet den Mitarbeitenden, Verbänden und Einrichtungen des DRK alles, was sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Im Online-Shop des Großhändlers und DRK-Dienstleisters stehen rund 4.200 Artikel – inklusive Varianten – zur Auswahl. Das Sortiment reicht von Bekleidung und medizinischer Ausstattung über Werbemittel und Bürobedarf bis hin zu Verlagserzeugnissen. „Wir sind ein Tochterunternehmen des Deutschen Roten Kreuzes“, sagt Kerstin Bories, die als Verwaltungsleiterin der DRK-Service GmbH für die Bereiche Finanzen und IT zuständig ist. „Und als solches haben wir den Auftrag, die Bedarfe des DRK zu decken. Demensprechend ist unser Angebot ausgerichtet.“
Dabei profitiert die DRK-Service GmbH von ihrer engen Verbindung zum gesamten Verband und kennt die besonderen Anforderungen der Verbände, Einrichtungen und Ehrenamtlichen genau. Viele speziell für das DRK entwickelte Produkte sind exklusiv hier erhältlich – von Einsatzkleidung über individuell gestaltete Werbemittel bis hin zu Fachpublikationen. Dabei achtet die DRK-Service GmbH stets auf faire Preise, um die wichtige Arbeit des DRK bestmöglich zu unterstützen, sowie auf ein positives Einkaufserlebnis. Dies gelingt über einen starken Einkauf und einen kundenzentrierten Verkauf. Das ERP-System des Großhändlers und DRK-Dienstleisters unterstützt beides.
„Insbesondere im Bekleidungsbereich sind mehrstufige Artikelvarianten sinnvoll“, sagt Kerstin Bories. „Denn hier bieten wir neben den verschiedenen Größen auch mehrere Farben sowie Veredelungen wie individuelle Bedruckung oder Bestickung an.“ Das macht das Sortiment besonders umfangreich. Mit der ERP-Lösung KatarGo behält die DRK-Service GmbH dennoch jederzeit den Überblick und kann alle Artikelvarianten im ERP effizient verwalten: Ändert sich beispielsweise der Preis oder die Produktbeschreibung eines Artikels, erledigt die DRK-Service GmbH die Änderung in KatarGo zentral an einer Stelle. Die Branchenlösung überträgt die neuen Informationen automatisch auf die Varianten – eine manuelle Pflege entfällt.
Artikelvarianten im ERP verwalten – mit KatarGo leicht gemacht
Ein positives Einkaufserlebnis steht und fällt mit einem gut strukturierten Sortiment. Denn Online-Shoppende möchten sich nicht erst durch ein Angebot durcharbeiten. Vielmehr möchten sie das T-Shirt ihrer Wahl in der gewünschten Farbe und Größe dem Warenkorb mit wenigen Klicks hinzufügen. Und auch Einkauf und Vertrieb kommt es zugute, wenn sie das Sortiment über Artikelvarianten im ERP effizient verwalten können.
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet im Standard eine einfache Attributzuordnung. Damit definieren Groß- und Versandhändler beispielsweise, dass es einen Kugelschreiber in verschiedenen Farben gibt. Das Verwalten mehrstufiger Artikelvarianten ist hingegen nicht möglich. Hier tritt KatarGo auf den Plan und spielt seine Stärken als Branchenlösung aus: KatarGo baut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central auf und erweitert die ERP-Plattform um praktische Funktionen für den Groß- und Versandhandel. Dazu gehört auch das Verwalten von Artikelvarianten mit mehrstufigen Ausprägungen.
„Wir stehen im Wettbewerb zu anderen Anbietern. Damit wir unser Sortiment zu attraktiven Preisen anbieten können, handelt unser Einkauf entsprechende Verträge mit Lieferanten aus. Diese Informationen benötigen wir bei der Beschaffung. B.i.Team hat KatarGo für uns so angepasst, dass wir neben automatisierten Bestellvorschlägen auch weitere Artikel eines Lieferanten hinzufügen können, bei denen wir für bestimmte Mengen besondere Konditionen erhalten.“
Kerstin Bories, Verwaltungsleiterin der DRK Service GmbH und zuständig für die Bereiche Finance und IT.
Artikelvarianten optimieren Einkaufsprozesse
Und auch Aufgaben im Einkauf unterstützt KatarGo mit mehrstufigen Artikelvarianten optimal. So bietet die Branchenlösung dem Einkauf einen idealen Überblick über die Bestände. Das reduziert Fehlbestellungen. Darüber hinaus erkennt der Einkauf Engpässe frühzeitig und kann Nachbestellungen für einzelne Artikel gezielt auslösen. Dabei unterstützt die Branchenlösung mit automatisierten Bestellvorschlägen.
„Diese Funktion hat B.i.Team für uns weiter verfeinert“, berichtet Verwaltungsleiterin Kerstin Bories. „Dadurch können wir zusätzlich zu den automatisierten Bestellvorschlägen weitere Artikel des Lieferanten hinzufügen. Das ist für uns relevant, wenn wir beispielsweise bei Lieferanten für bestimmte Mengen besondere Konditionen erhalten.“ Auf diese Weise stärkt KatarGo den Einkauf.
Einfache Anbindung eines neuen Online-Shops für B2B dank KatarGo
Bevor die DRK Service GmbH auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und KatarGo umstellte, nutzte sie NAV 2017 als ERP-System. „Insbesondere der Web-Shop war tief in Navision integriert“, blickt Kerstin Bories zurück. „Das hat Abhängigkeiten geschaffen.“ Beim Online-Shop der DRK-Service GmbH handelt es sich um eine Kombination von B2B- und B2C-Shop: Ein Gros des Sortiments ist ausschließlich Verbänden und Einrichtungen des Deutschen Roten Kreuzes vorbehalten. Wer beispielsweise eine Einsatzjacke kaufen möchte, muss erst nachweisen, dass er dafür berechtigt ist. „In unserem alten Web-Shop haben wir ein Online-Formular bereitgestellt. Über dieses mussten Einkaufende eine Kopie ihres Dienstausweises hochladen“, berichtet Kerstin Bories. „Im Anschluss haben wir die Daten überprüft, für den Kunden manuell ein Konto angelegt und freigeschaltet.“
Mit der Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und KatarGo entfallen viele manuelle Schritte. Denn mit KatarGo lassen sich Online-Shops leicht an die ERP-Plattform anbinden. Diese technische Verbesserung sorgt dafür, dass Besucher*innen des B2B-Shops der DRK-Service GmbH ein nahtloses Einkaufserlebnis haben: Sie können nun ihr Kundenkonto selbst anlegen und dort den erforderlichen Nachweis hochladen. Die DRK-Service GmbH muss das bereitgestellte Dokument lediglich noch prüfen und kann das Konto dann mit einem Knopfdruck freigeben.
Auch Rechnungen und Mahnungen lassen sich nun einfacher händeln: Während die DRK-Service GmbH schon vorher Rechnungen per E-Mail versenden konnte, musste sie Mahnungen stets auf dem Postweg zustellen. Anders gab es das alte ERP-System nicht her. Dank der Migration auf Business Central in die Cloud kann das Unternehmen nun passende Applikationen nutzen, die neue Wünsche und Anforderungen erfüllen.
Umstellung auf Cloud – ein wahrer Change
Mit dem Gedanken, von On-Premises in die Cloud zu wechseln, tat sich die DRK Service GmbH zunächst schwer: Was ist, wenn etwas schief geht? Wie hoch ist das Risiko einer Datenpanne? „Als Tochterunternehmen des Deutschen Roten Kreuzes geht es auch um Reputation“, sagt Kerstin Bories. „Für das gute Gefühl hätten wir am liebsten alles selbst gehostet und hunderte Male gesichert.“ Doch Microsoft hat für NAV 2017 schon lange den Support eingestellt. Das Sicherheitsrisiko, mit alter Technologie weiterzugehen, war also größer. „Tatsächlich haben uns positive Erfahrungen mit Microsoft Teams und SharePoint während der Pandemie geholfen, uns in der Cloud wohlzufühlen“, verrät Kerstin Bories.
Das letzte Zünglein an der Waage war die „Bridge to the Cloud“-Promotion von Microsoft, die Unternehmen 40 Prozent Discount auf Microsoft Dynamics 365 Business Central gewährte. So fiel 2022 die Entscheidung, von On-Premises in die Cloud zu wechseln. Als Beratungs- und Implementierungspartner entschied sich die DRK Service GmbH für B.i.Team. „B.i.Team ist unser langjähriger Systemhauspartner, der auch in der Vergangenheit unser ERP-System betreut hat“, sagt Kerstin Bories. „Das Team kennt unsere Anforderungen und hat sich für uns auf dem Markt umgesehen.“ Einen Fit fand B.i.Team in der Kombination von Microsoft Dynamics 365 Business Central und KatarGo als Branchenlösung für den Groß- und Versandhandel. Erste Workshops, um die Anforderungen der einzelnen Unternehmensbereiche aufzunehmen, fanden noch im selben Jahr statt.
Für die Migration zu Microsoft Dynamics 365 Business Central als Software-as-a-Service (SaaS) nahm sich die DRK-Service GmbH bewusst die nötige Zeit. Da 2023 der Umzug an einen neuen Unternehmensstandort anstand, passte der DRK-Dienstleister die ERP-Umstellung strategisch daran an. „Wir haben die Migration bewusst hinter den Standortwechsel gelegt und direkt mit einer Modernisierung unserer IT-Infrastruktur verbunden“, erklärt Kerstin Bories. „Die Monate zwischen den ersten Workshops und der tatsächlichen Umsetzung haben uns ausreichend Zeit geboten, alle Bereiche abzuholen und unsere Power User einzubinden. Dadurch, dass sie selbst aktiv mitwirken konnten, war die Bereitschaft zur Veränderung sehr hoch.“
Eng in der Zusammenarbeit, remote in der Kommunikation
Die Zusammenarbeit mit B.i.Team hat die DRK-Service GmbH positiv erlebt: „B.i.Team hat uns hervorragend durch das Projekt geleitet“, sagt Kerstin Bories. „Den Großteil haben wir remote zusammengearbeitet. Mit Hilfe von Microsoft Teams und DevOps hat B.i.Team das perfekt gelöst. Dadurch gab es eine Trennung zwischen Entwicklung, Dokumentation und Fehlerabarbeitung, die sich positiv auf den Migrationsablauf ausgewirkt hat.“ Für den Integrationstest in der letzten heißen Phase war B.i.Team dann vor Ort: „Das war sehr gut, weil wir insbesondere die Prozesse gemeinsam testen konnten, die von einem Bereich in den anderen übergehen. So gab es wenig Reibungsverluste und spontane Fragen ließen sich direkt beantworten“, so Kerstin Bories.
Im September 2024 war es dann soweit: Die DRK Service GmbH ging mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und KatarGo live. Nun ist der DRK-Dienstleister gespannt, auf die Weiterentwicklung. „KatarGo bietet sehr viele Funktionen, die wir auf jeden Fall nutzen möchten. Dazu gehören beispielsweise das Kommunikationscockpit im Kundenservice oder das Ausspielen von Gutscheinen“, sagt Kerstin Bories. „Wir möchten in die neue ERP-Umgebung hineinwachsen und sie Schritt für Schritt für uns entdecken.“
Einstiegsbild: © A. Knoll/DRK-Service GmbH, Bearb. M. Jacoby
Über die DRK-Service GmbH
Die DRK Service GmbH ist ein Tochterunternehmen des Deutschen Roten Kreuzes mit Sitz in Berlin. Ihr Auftrag ist es, das DRK mit Dienstleistungen und Produkten auszustatten. Dafür bietet das Sortiment des Online-Shops rund 4.200 Artikel inklusive Varianten für Bekleidung, medizinische Ausstattung, Werbemittel, Bürobedarf und Verlagserzeugnisse den Verbänden, Einrichtungen und Mitarbeitenden des DRK an. Darüber hinaus bietet die DRK-Service GmbH digitale Services und zugeschnittene Anwendungen wie das rotkreuzCRM.