Agentic ERP: Wenn KI-Agenten Geschäftsprozesse aktiv steuern

Agentic AI bezeichnet KI-Systeme, die nicht nur Inhalte erzeugen oder Daten analysieren, sondern Aufgaben aktiv verfolgen. Dafür planen sie Zwischenschritte, nutzen Werkzeuge, greifen auf Systeme zu und stoßen Aktionen an. Damit unterscheidet sich Agentic AI deutlich von klassischer Automatisierung und klassischer KI.

Klassische Automatisierungen arbeiten nach festen Regeln. Ein Beispiel: Wenn eine Rechnung über 1.000 Euro liegt, dann leitet das ERP sie an eine zweite Freigabestufe weiter. Diese Wenn-dann-Logik hilft bei stabilen, wiederkehrenden Abläufen. Allerdings reagiert sie nicht flexibel auf neue Situationen oder unerwartete Gegebenheiten.

Klassische KI erkennt Muster, erstellt Prognosen oder formuliert Texte. So kann sie etwa anzeigen, dass ein Lieferant häufig zu spät liefert. Oder dass ein Kunde mit hoher Wahrscheinlichkeit erneut bestellt. Die Handlungsentscheidungen und die nächsten Schritte – beispielsweise den Lieferanten zu wechseln – bleiben aber beim Menschen.

Agentic AI verbindet Analyse mit Handlung. KI-Agenten erkennen ein Problem, und arbeiten dann auf ein Ziel hin. So können KI-Agenten etwa Lieferengpässe bewerten. Sie prüfen Alternativen, simulieren Auswirkungen und schlagen anschließend eine konkrete Maßnahme vor. Dabei agiert Agentic AI innerhalb fest gelegter Grenzen: Je nach Governance dürfen sie operative Schritte auch selbst ausführen. Das macht Agentic AI im ERP-Umfeld so spannend. Denn ERP-Systeme enthalten viele relevante Daten, klare Prozesslogiken und wiederkehrende Aufgaben. Genau dort können Agenten Nutzen stiften.

Ein Missverständnis begleitet die Diskussion um Agentic ERP häufig: KI-Agenten lösen das ERP nicht ab. Vielmehr brauchen sie es. Das ERP bleibt das „System of Records“ (SoR): Als datenführendes System enthält es alle Informationen rund um Kunden, Artikel, Preise, Lagerbestände, Rechnungen, Bestellungen, Konten und Buchungen. Es regelt Berechtigungen, Validierungen und Geschäftslogiken. Ohne diese stabile Daten- und Prozessgrundlage kann kein KI-Agent verlässlich handeln.

Agentic ERP ergänzt diese Basis um eine neue Handlungsebene: ein „System of Action“. Diese Ebene nutzt ERP-Daten nicht nur für Auswertungen, sondern bringt Arbeit in Bewegung. Sie übersetzt Informationen in Aufgaben, Empfehlungen und Aktionen. Der eigentliche Fortschritt liegt also nicht darin, dass KI „irgendwo“ im Unternehmen auftaucht. Der Fortschritt entsteht, wenn KI-Agenten direkt mit den relevanten Geschäftsprozessen verbunden sind.

Das führt zu der Frage: In welchen Anwendungsfällen sollte das „System of Action“ zum Einsatz kommen?

Neben den integrierten Agenten können Unternehmen auch eigene KI-Agenten rund um Business Central entwickeln. Das gelingt beispielsweise über das Copilot Studio sowie über MCP-Server.

Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agenten für konkrete Aufgaben erstellen – zum Beispiel für interne Abfragen, Serviceprozesse, Freigaben oder Assistenzfunktionen im Fachbereich. Diese KI-Agenten können Business-Central-Daten nutzen und über Konnektoren mit dem ERP-System interagieren.

Je mehr Agenten im ERP arbeiten, desto wichtiger ist Transparenz. Mitarbeitende müssen sehen, welche Aufgaben ein Agent bearbeitet, wo die künstliche Intelligenz Unterstützung braucht und welche Vorschläge zur Prüfung anstehen.

Business Central bündelt diese Aufgaben in einem eigenen Aufgabenbereich für Agenten. Dieser Bereich funktioniert wie eine Agentenzentrale: Er sammelt agentengenerierte Aufgaben, zeigt Status und Verlauf an und führt Nutzer direkt zum betroffenen Datensatz. Das löst ein praktisches Problem. Ohne zentrale Übersicht verteilen sich Hinweise über verschiedene Seiten, Benachrichtigungen oder E-Mails. Mit der Agentenzentrale behalten Fachbereiche den Überblick: Welche Aufgabe braucht Aufmerksamkeit? Welcher Agent hat etwas vorgeschlagen? Wo muss jemand bestätigen, korrigieren oder ablehnen?

Agentic ERP braucht genau diese Transparenz. Denn Vertrauen entsteht nicht durch Automatisierung allein. Vertrauen entsteht, wenn Nutzer nachvollziehen können, was der Agent tut und warum er es tut.

Agentic ERP bringt nicht nur neue Funktionen, sondern auch ein neues Kostenmodell. Microsoft rechnet ausgewählte Agentenfunktionen in Business Central verbrauchsabhängig über Copilot Credits ab.

Copilot Credits sind die Verbrauchseinheiten für KI-Interaktionen und Agentenaufgaben. Ein Agent verbraucht Credits, wenn er Informationen abruft, Inhalte analysiert, Antworten erzeugt oder Aktionen im Prozess ausführt. Wie viele Credits anfallen, hängt vom Agenten, vom Prozessdesign und von der Nutzungshäufigkeit ab.

Microsoft unterscheidet dabei zwei Arten von abrechenbaren Ereignissen: generative Antworten und Agentenaktionen. Eine generative Antwort entsteht zum Beispiel, wenn der Agent eine E-Mail analysiert oder eine Antwort formuliert. Eine Agentenaktion entsteht, wenn der Agent einen konkreten Prozessschritt ausführt, etwa eine Verfügbarkeit prüft oder einen Belegentwurf erstellt.

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Das Kostenmodell macht deutlich: Agenten verursachen nicht einfach pauschale Lizenzkosten, sondern verbrauchsabhängige Aufwände. Deshalb sollten Unternehmen Agentic ERP nicht nur fachlich, sondern auch wirtschaftlich steuern.

Drei Fragen helfen beim Einstieg:

• Welche Aufgabe übernimmt der Agent konkret?
• Wie oft läuft dieser Prozess pro Monat?
• Welche Zeit-, Qualitäts- oder Prozessvorteile entstehen dadurch?

Erst diese Verbindung zeigt, ob sich ein Agent rechnet. Ein Sales Order Agent kann zum Beispiel viele manuelle Schritte in der Auftragserfassung reduzieren. Ein Payables Agent kann die Kreditorenbuchhaltung entlasten. Entscheidend bleibt aber immer der konkrete Prozess: Volumen, Datenqualität, Prüfaufwand und Fehlerquote bestimmen den Nutzen.

Business Central und Power Platform bieten dafür Verwaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten. Unternehmen können Kapazität und Verbrauch überwachen, Budgets im Blick behalten und rechtzeitig reagieren, wenn Credits knapp werden.

Agentic ERP braucht keinen großen Knall. Der beste Einstieg beginnt dort, wo Teams heute viel Zeit verlieren: bei wiederkehrenden Aufgaben, manuellen Prüfungen und Prozessen, die Business Central bereits gut abbildet.

Ein geeigneter Startpunkt erfüllt fünf Kriterien:

1. Der Prozess verursacht spürbaren manuellen Aufwand.
2. Die relevanten Daten liegen überwiegend in Business Central.
3. Die Aufgabe folgt einer klaren Logik.
4. Mitarbeitende können Vorschläge schnell prüfen.
5. Der Nutzen lässt sich konkret messen.

Deshalb eignen sich Vertrieb, Eingangsrechnungen, Spesen, Serviceanfragen oder interne Informationsabfragen besonders gut für erste Agentenprojekte. Unternehmen starten überschaubar, sammeln Erfahrungen und erweitern erfolgreiche Szenarien Schritt für Schritt.

So wird Agentic ERP nicht zur technischen Spielerei, sondern zur konkreten Entlastung im Tagesgeschäft. Business Central bleibt die stabile Prozess- und Datenbasis. KI-Agenten übernehmen wiederkehrende Arbeitsschritte, bereiten Informationen auf und machen nächste Schritte schneller sichtbar.

Die Verantwortung verschwindet dadurch nicht aus dem Prozess. Sie verlagert sich stärker auf Prüfung, Bewertung und Freigabe. Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit manueller Vorarbeit und mehr Zeit mit Entscheidungen, die Erfahrung, Kontext und Fachwissen brauchen.