FROMM System GmbH geht mit Microsoft Dynamics 365 Business Central in die Cloud

„Wir nutzen das ERP-System beispielsweise, um Fertigungsaufträge anzulegen und die damit verbundenen Produktionsschritte an die Werkstatt weiterzugeben“, erklärt Martin Wacker, der vor 40 Jahren bei der FROMM System GmbH als Techniker begonnen hat und heute die IT-Plattformen des Unternehmens administriert. Neben dem ERP-System zählen dazu die CAD- und CAM-Programme. „Die Kollegen in den Werkstätten verwenden die Belege, um ihre jeweiligen Zeiten darauf zu buchen“, sagt Martin Wacker. So kann die FROMM System GmbH die Rüst- und Bearbeitungszeiten einzelner Aufträge bewerten und sieht, wie lange die Werkstatt für die Vorbereitung der Maschinen sowie die einzelnen Arbeitsschritte benötigt. Zudem ist der aktuelle Stand eines jeden Auftrags transparent. Selbst dann, wenn Aufträge gerade auswärts in Bearbeitung sind – beispielsweise in der Wärmebehandlung.

Bevor die FROMM System GmbH die Cloud-Lösung von Business Central implementierte, verwendete sie Microsoft NAV 2009 als zentrales ERP-Programm. „Nachdem Microsoft für diese Version den Service eingestellt hatte, funktionierten zwar noch alle Buchungen. Doch wir bemerkten recht schnell erste Einschränkungen in der Listensteuerung: Speziell in den Übersichtslisten durfte man die Maus nicht im Zeilenbereich platzieren, wenn man scrollen wollte“, berichtet Martin Wacker. „Dass es keine Sicherheitsupdates mehr gab, war für uns schließlich der wesentliche Grund, auf ein neues und modernes System umzusteigen.“ Für die Entscheidung, welches ERP-System künftig zum Einsatz kommen sollte, nahm sich das Unternehmen im Vorfeld Zeit zum Testen.

B.i.Team riet der FROMM System GmbH, Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud auszuprobieren. Microsoft bietet dafür eine kostenlose Testversion an. „Wir haben die Testversion genutzt, um die neue Oberfläche und das Handling kennenzulernen“, berichtet Martin Wacker. „Zudem haben wir unterschiedliche Abläufe im Einkauf und Verkauf durchgespielt und einige Artikel angelegt.“

B.i.Team begleitete die FROMM System GmbH durch die Testphase. Das Team beantwortete sich aus der Testphase ergebende Fragen und stand dem Unternehmen mit ausgiebiger Beratung sowie ergänzenden Demos zu komplexeren Fragestellungen zur Seite. „Die ERP-Plattform fühlte sich für uns insgesamt sehr rund an“, berichtet Jürgen Baßler, Geschäftsführer der FROMM System GmbH. „Die Oberfläche ist sehr intuitiv, sodass sich auch Gelegenheitsnutzer rasch zurechtfinden.“

Während sich die FROMM System GmbH für das Testen der SaaS-Lösung etwas Zeit einräumte, war die Frage nach dem Implementierungspartner schnell geklärt. Denn das badische Forschungs- und Entwicklungszentrum pflegt mit B.i.Team eine lange und partnerschaftliche Zusammenarbeit. „Wir schätzen die gute Beratung – sowohl im Vorfeld als auch im Zuge der Umsetzung“, erklärt Jürgen Baßler. „Dazu gehört für mich zum einen die fachliche Expertise, mit der B.i.Team aufkommende Fragen beantwortet. Zum anderen schafft B.i.Team es stets, sanften Druck auf unsere Mannschaft auszuüben. Dadurch sind wir mit dem Projekt im Plan geblieben und konnten es innerhalb weniger Monate erfolgreich realisieren.“

Bei IT-Projekten dieses Umfangs ist es essenziell, dass Unternehmen sich intern genügend Kapazitäten einplanen: Sie müssen Anforderungen formulieren und die bereitgestellten Lösungen und Prozesse in der Praxis testen. „Für die Projektbegleitung haben wir mit Martin Wacker eine Person freigestellt“, sagt Jürgen Baßler. Nach dem Go Live meisterten die einzelnen Abteilungen der FROMM System GmbH die ersten Startschritte im Team.

In der alten NAV-Version waren stets viele Anpassungen und Programmierungen erforderlich, um die Unternehmensanforderungen abzubilden. Microsoft Dynamics 365 Business Central hingegen bringt bereits im Standard einen so großen Funktionsumfang mit, dass individuelle Anpassungen fast vollständig wegfallen. Das wirkt sich sowohl auf die Projektlaufzeit als auch auf das Budget positiv aus.

Indem die FROMM System GmbH den Standard nutzt, sind auch die Weichen für die Zukunft gestellt: Denn die Cloud stellt Aktualisierungen und neue Produktversionen automatisch bereit. Die FROMM System GmbH kann diese nun direkt und ohne zusätzlichen Aufwand nutzen. Dadurch ist die Lösung stets aktuell und langfristig sicher, während die Betriebskosten überschaubar bleiben.

Auch das Thema Auswertungen möchte die FROMM System GmbH in Zukunft effizienter gestalten: weg von statischen Auswertungen und Berichten, hin zu Power BI, das interaktive Berichte und Informationen in Echtzeit liefert. „Wie schnell kommen wir mit der Entwicklung unserer Produkte voran? Wie sind die Durchlaufzeiten? Und haben die Maßnahmen gegriffen, die im Team erarbeitet wurden? Das sind für uns wichtige Themen, die nicht nur unsere Arbeit messbar machen, sondern auch alle im Team motivieren“, resümiert Jürgen Baßler. Der Umstieg vom veralteten ERP-Programm auf die neue Cloud-Lösung bildet für die FROMM System GmbH die Basis, Unternehmens- und Fertigungsprozesse zu optimieren und effizient umsetzen zu können.

Die Schweizer FROMM-Gruppe konzipiert, entwickelt und produziert verschiedene Systeme zum Palettisieren und Verpacken von Transportgütern. Darunter Umreifungsköpfe, -maschinen und -handgeräte. Die FROMM System GmbH ist das größte Forschungs- und Entwicklungszentrum der Unternehmensgruppe. Sie hat ihren Sitz im badischen Achern: Auf über 2.000 Quadratmetern Fläche kreieren hier mehr als 30 Mitarbeiter*innen neue Modelle und optimieren bestehende Produkte für den internationalen Markt. Darüber hinaus steuern sie den Kundenservice – sowohl inhouse als auch bei Kunden vor Ort.