ERP-Standardimplementierung: tewipack migriert erfolgreich in die Cloud

Sie hält, was sie verspricht, und verbindet, was auf den ersten Blick nicht niet- und nagelfest ist: Klebetechnik ersetzt in der Industrie zunehmend dicke Schweißnähte und schwere Schrauben. Ob Leichtbau, Korrosionsschutz oder Materialmix – die Vorteile liegen auf der Hand. „Wer sich einmal der Klebetechnik verschrieben hat, an dem bleibt sie haften“, sagt Alexander Uhl, Geschäftsführer der tewipack Uhl GmbH. Damit trifft der Großhändler den Nerv eines Marktes, der stetig wächst.

Entwickeln sich Produkte und Anwendungen stetig weiter, ziehen Prozesse und Systeme idealerweise mit. Denn agieren Kunden zunehmend schneller, individueller und digitaler, steigen auch die Anforderungen an Warenwirtschaft, Logistik und Datenverfügbarkeit. Für Alexander Uhl war daher klar: Das ERP darf nicht bremsen, es muss den Wandel unterstützen. „Unser bestehendes System hat zwar funktioniert, aber es hat uns keine Weiterentwicklung geboten“, blickt er zurück. tewipack entschied sich, von Navision zu Business Central Software-as-a-Service (SaaS) zu migrieren und branchenspezifische Funktionalitäten mit KatarGo zu ergänzen.

Der Umstieg zahlte sich aus. „Business Central ist generell ein sehr performantes System und stellt als solche bereits eine ausgezeichnete Lösung für Lager und Logistik, Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung dar“, erklärt Marcus Knaup von B.i.Team. Als Projektmanager hat er bei tewipack die Implementierung geleitet. „Im Standard ist das ERP allerdings nicht umfassend für den Großhandel ausgelegt. Hier ergänzt KatarGo als Branchenlösung“, sagt er. Gemeinsam mit B.i.Team realisierte tewipack die Migration „in time“ und „in budget“ – ganz ohne aufwendige Spezialprogrammierung.

Ob individualisiert oder im Standard – wer ein ERP-System einführt, implementiert nicht nur Software: Unternehmen hinterfragen Abläufe, ordnen Zuständigkeiten neu und stellen eingespielte Routinen auf den Prüfstand. Deshalb reicht es nicht, das Projekt an die IT auszulagern. Best Practices bei der ERP-Implementierung zeigen: Führung entscheidet – vor allem, wenn Prozesse standardnah bleiben sollen. Ohne diese Führung drohen Silodenken, Reibungsverluste und Ablehnung im Team. Kein Wunder, dass viele sagen: ERP ist Chefsache.

Bei tewipack war diese Haltung von Anfang an spürbar. Die interne Projektleitung übernahm Geschäftsführer Alexander Uhl persönlich. „Wir sind ein kleines Unternehmen und ich kenne unsere Prozesse bis ins Detail“, sagt er. „Einige Punkte haben wir gemeinsam neu beleuchtet. Bei anderen habe ich vorgeschlagen, an unsere früheren Diskussionen anzuknüpfen, um effizient weiterzukommen.“ So vermied das Projektteam unnötige Diskussionen und langwierige Abstimmungen. Stattdessen war das Projekt geprägt von Klarheit und Tempo – und von einem Team, das motiviert an einem Strang zog.

tewipack konzentrierte sich auf eine ERP-Standardimplementierung ohne individuelle Anpassungen. Dafür stellte B.i.Team frühzeitig eine Testumgebung für Business Central und KatarGo bereit. Die Key User – jeweils ein bis zwei Personen aus den Bereichen Einkauf, Verkauf, Logistik und Buchhaltung – konnten sich so mit der neuen Oberfläche vertraut machen. „Anschließend sind wir gemeinsam in die Tiefe gegangen“, erinnert sich Arthur Ebert von B.i.Team, der die technische Umsetzung beim Klebespezialisten als Lead Consultant begleitete.

In Fachschulungen spielten die Projektbeteiligten typische Prozesse durch und diskutierten, ob die Systemvorgaben den Anforderungen genügen. Das Ziel: so wenig Anpassungen wie möglich. Denn in einer SaaS-Umgebung profitieren Unternehmen von der kontinuierlichen Weiterentwicklung durch den Hersteller. Wer stark individualisiert, muss bei jeder Systemaktualisierung eigene Änderungen nachpflegen. Ein Aufwand, der sich vermeiden lässt.

Der Plan ging auf. Die Key User kannten Navision gut. Dadurch war der Umstieg auf Business Central kein Sprung ins kalte Wasser, sondern ein Upgrade mit vertrauten Strukturen und moderner Benutzeroberfläche. Und vor allem: Das Team war offen für Neues. „Was wirklich geholfen hat, war die Haltung der Mitarbeitenden“, so Arthur Ebert. „Sie haben nicht nur gesehen, dass etwas anders läuft. Sie haben den Mehrwert für sich und ihre Arbeit erkannt.“

Vor allem in Verkauf und Logistik spürt tewipack die Vorteile der Standardimplementierung des Microsoft-ERP und KatarGo. „Wir haben viele Arbeitsschritte automatisiert, die wir zuvor manuell erledigt haben“, sagt Geschäftsführer Alexander Uhl. Ein Beispiel: die Freigabe von Lieferaufträgen.

Früher sperrten die Mitarbeitenden jeden Auftrag manuell. Damit verhinderten sie, dass Bestellungen ohne verfügbare Ware ausgelöst wurden. Sie warteten auf Meldungen aus der Logistik, prüften den Wareneingang händisch und gaben passende Aufträge frei – meist telefonisch. „Das war ein enormer Aufwand, der uns täglich Zeit gekostet hat“, so Alexander Uhl. Heute übernimmt das ERP diese Prüf- und Freigabeschritte automatisch: KatarGo erkennt, welche Ware im Lager eingetroffen ist, und gleicht diese mit offenen Aufträgen ab. Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, erstellt das System die entsprechenden Warenausgänge und Kommissionierlisten automatisch. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

B.i.Team implementierte das ERP im Standard und bereinigte im Zuge der Testdatenübernahme die Artikelstammdaten. Ein notwendiger Schritt, der die Grundlage für stabile und automatisierte Prozesse schuf. „KatarGo bringt standardmäßig eine Pflichtfeldprüfung mit“, erklärt Arthur Ebert von B.i.Team. „Verkaufs- und Einkaufsprozesse lassen sich beispielsweise nur starten, wenn alle Artikelstammdaten hinterlegt sind – von der Zolltarifnummer über das Gewicht bis hin zur Verpackungseinheit.“ So verhindert das System, dass unvollständige Artikel durchrutschen und Stammdaten sauber vorliegen. Das macht Automatisierungen möglich.

Den Automatisierungen komplett zu trauen, wo vorher viel Handarbeit gefragt war, fiel tewipack zunächst schwer. „Deshalb haben wir bewusst eine Übergangsphase gestaltet, in der wir alles engmaschig kontrolliert haben. Das hat Vertrauen geschaffen. Heute verlässt sich unser Team mit einem guten Gefühl auf das System“, sagt Alexander Uhl. Sowohl im Einkauf und Verkauf als auch in der Logistik.

Damit tewipack auch bei steigenden Anforderungen schnell und zuverlässig liefert, greifen erweiterte Logistikfunktionen von KatarGo. Besonders die auftragsübergreifende Kommissionierung bringt Vorteile: Statt jeden Auftrag einzeln abzuarbeiten, bündelt das ERP passende Aufträge zu Versandgruppen. „Wir haben in KatarGo konfiguriert, wie das System diese Gruppen bildet“, blickt Arthur Ebert von B.i.Team auf die ERP-Standardimplementierung zurück. Dabei kombiniert KatarGo zwei entscheidende Informationsquellen: die logistikrelevanten Artikelstammdaten und die Parameter der eingesetzten Logistikwagen. Das System kennt Maße, Gewichte und Verpackungseinheiten der Artikel ebenso wie das Ladevolumen, das Gewichtslimit und die Fächerstruktur der Wagen. Auf dieser Basis erstellt KatarGo optimierte Picklisten und fasst geeignete Aufträge für eine auftragsübergreifende Kommissionierung zusammen. So stellt das Lagerpersonal beispielsweise Artikel aus bis zu acht unterschiedlichen Aufträgen mit einem Etagenwagen zusammen und verteilt sie direkt auf die vorgesehenen Fächer. Das spart Wege und beschleunigt die Abwicklung.

Auch im Versand setzt tewipack auf Automatisierung. Dank DHL-Anbindung lassen sich Labels direkt aus dem ERP-System drucken – samt aller Versandinformationen. „Früher haben wir Adressen im Kundenservice manuell geprüft“, sagt Alexander Uhl. „Heute erledigt das das System im Hintergrund.“ So bleibt der Versandprozess schlank – bis zur Übergabe an den Paketdienst.

Mit der ERP-Standardimplementierung hat tewipack nicht nur ein neues System eingeführt, sondern auch interne Abläufe neu justiert – bewusst, umsichtig und mit Blick auf die Zukunft. „Wir wollten kein System, das uns beschäftigt, sondern eines, das uns unterstützt“, sagt Alexander Uhl. Genau das ist gelungen: Die Mitarbeitenden arbeiten effizienter, Prozesse greifen nahtlos ineinander, und das ERP bleibt updatefähig. Ohne ständige Nachbesserungen.

Ein Ansatz, der zeigt: Wer Standards nicht als Einschränkung begreift, sondern als Plattform für kluge Entscheidungen, bleibt beweglich – auch in einem dynamischen Markt.