Direktanbindung von Qlik Sense an SAP für GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung

Visualisierungs- und Reportinglösung Qlik Sense

Im Rahmen einer Ausschreibung wurde nach einer passenden, dynamischen Analyse- und Reportinglösung für die Generierung von Berichten für die Finanzierung des laufenden Betriebs des Campus und Berichten für die Finanzierung von Großprojekten, wie die FAIR-Anlage (Facility for Antiproton and Ion Research), gesucht. Diese sollte der Geschäftsleitung und rund 80 Abteilungs-, Projekt- und Geschäftsbereichsleitern zur Verfügung gestellt werden. Die Wahl fiel auf die Visualisierungs- und Reportinglösung Qlik Sense.

Binnen drei Monate online

Im ersten Projektschritt verzichtete das Forschungszentrum auf eine direkte Anbindung des Quellsystems SAP ERP. Stattdessen wurden die benötigten SAP-Transaktionen einmal monatlich in SAP aufgerufen und der Output jeweils in separaten Excel-Dateien gespeichert. Diese Excel-Dateien wurden in Qlik Sense geladen und weiterverarbeitet. „Durch dieses Vorgehen konnten wir binnen drei Monaten online gehen“, erläutert Gemmer. In einem zweiten Projektschritt wurde der Qlik SAP Report Connector angebunden. Dieser wird im Legacy Mode von Qlik Sense als Script ausgeführt.

Herausforderung SAP-Direktanbindung

Um den angestrebten dynamischen, tagesaktuellen Output generieren zu können, sollte schließlich eine Direktanbindung der SAP-Tabellen an Qlik Sense realisiert werden. „Den SAP SQL Connector von Qlik Sense hatten wir bereits in der ersten Projektphase beschafft und waren schnell mit den grundsätzlichen Funktionalitäten vertraut“, so Gemmer. „Aber wir mussten feststellen, dass unser Wissen, insbesondere über die Anbindung der SAP-Raw-Tabellen, nicht ausreicht. Im Rahmen einer erneuten Ausschreibung haben wir daher einen IT-Dienstleister für diese Aufgabe gesucht.“

Wie die Umsetzung der SAP-Transaktionen in Qlik Sense realisiert werden sollte, war seitens des Forschungszentrums genau definiert: Die Daten sollen einmal täglich in einem festgelegten Service Window aus SAP ERP 6.0 abgezogen und in Qlik Sense verarbeitet werden. Die Anbindung endet mit der Bereitstellung von QVDs, die dem Excel-Export der benannten SAP-Transaktionen entsprechen. Der Zeitbereich der zu aktualisierenden Daten aus SAP umfasst das zurückliegende sowie laufende Geschäftsjahr und alle zukünftigen Jahre. Bei den Daten handelt es sich um Einzelpostenlisten. Die Anzahl der Buchungszeilen pro Jahr beträgt zwischen 0,5 bis 1,0 Millionen.

Anforderungen an den IT-Dienstleister

• Ermittlung der notwendigen SAP-Tabellen, um die erforderlichen Felder abzubilden
• Erstellung von datenreduzierten Tabellen im SAP-System zur Verbesserung der Ladezeiten des SAP SQL Connectors über eine dynamische Einschränkung der Geschäftsjahre und ggf. der Anzahl der zu ladenden Felder
• Identifikation der SAP-Tabellen-Feldnamen mit den Feldnamen der GUI-Downloads
• Anbindung der Daten mithilfe des SAP SQL Connectors
• Verknüpfung der Tabellen und Felder, um ein den jeweiligen Transaktionsdownloads entsprechendes QVD-File zu generieren

Darüber hinaus sollte eine Dokumentation erstellt werden, in der die Funktionsweise erläutert ist. Ziel war, die zuständigen MitarbeiterInnen des Forschungszentrums dadurch in die Lage zu versetzen, die erforderlichen Ergänzungen von SAP-Feldern selbstständig vorzunehmen und die Selektionsparameter anzupassen. Ein weiteres Ziel war es, die Vorgehens- und Funktionsweise der SAP-Anbindung in einer Schulung zu vermitteln.

Projektschritte nahezu im Live-Stream

Basierend auf den Anforderungen des GSI erarbeitete B.i.Team einen ersten Lösungsentwurf. Hierzu hatten die Karlsruher Remote-Zugriff auf die Testumgebung des Forschungszentrums. „In regelmäßigen Abstimmungsrunden haben wir uns der Lösung schrittweise genähert. Wir waren quasi immer live dabei und konnten genau sehen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist und direkt einwirken, wenn wir Optimierungsbedarf gesehen haben. Das hat eine ressourcenschonende Abarbeitung des Projekts ermöglicht. Im Rahmen eines eintägigen Seminars bei uns auf dem Campus, wurden uns schließlich der verwendete Script-Code und die verwendeten Methoden erklärt“, berichtet Gemmer. „Anschließend haben wir eine Abschlussprüfung vorgenommen. Da bei uns parallel unser Produktivsystem mit der alten Methodik, der Datenextraktion aus SAP lief, konnten wir mittels einer entsprechenden Prüfmatrix kontrollieren, ob die Werte, Inhalte und Darstellungsformen identisch sind.“ Nach erfolgreicher Prüfung und vereinzelten Performance Optimierungen wurde die Schnittstelle in den  Produktivbetrieb genommen.

Einführung in nur zehn Wochen

Gefragt zur Umsetzungsdauer des Projekts zeigt sich Gemmer sehr zufrieden: „Wir hatten rein für das Coding vier Wochen eingeplant. Hier hat uns B.i.Team mit der Schnelligkeit der Umsetzung positiv überrascht. Der erste Entwurf, der schon sehr nah am Endergebnis war, lag uns bereits nach zwei Wochen vor. Fertig war der Code nach vier Wochen. Wir haben dann rund sechs Wochen Zeit in die Prüfungen und Optimierungen investiert.“

Robust in die Zukunft

Auch für die Zukunft sieht sich das GSI gut gerüstet: „Die Anbindung ist jetzt wesentlich robuster, SAP Releasewechsel stellen aufgrund der SAP-Zertifizierung der Schnittstelle keine Hürde mehr dar. Und auch die Anbindung weiterer SAP-Module wie beispielsweise SAP FI, ist einfach umsetzbar. Aufgrund der Schulung durch B.i.Team können wir einen großen Teil solcher Aufgaben auch inhouse lösen“, erläutert Gemmer abschließend.