Netzkostenkontrolle: Stadtwerke Schwäbisch Gmünd bilden Kostenrechnungsbericht mit SAP und Qlik Sense ab

Als Infrastruktur- und Energiedienstleister stellt die Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH die Grundversorgung in der Region Schwäbisch Gmünd sicher. Rund 32.000 Industrie-, Gewerbe- und Privatkunden nutzen Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Strom, Gas, Wasser, Wärme und Telekommunikation. Das Kommunalunternehmen beschäftigt ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Abteilung Grundsatzplanung der Stadtwerke Gmünd, zuständig für das technische Controlling, erstellt regelmäßig einen umfangreichen Bericht der Kostenrechnung für leitende Mitarbeiter des Bereichs Netze. "Die Erstellung dieses Reports war jedoch mit einigen Hürden verbunden", wie Tiffany Barlow aus der Abteilung Grundsatzplanung bei der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH berichtet.

Daten für die Kostenrechnung in Microsoft Excel

Das Unternehmen nutzt als ERP-System SAP. Da in SAP direkt keine Auswertungsmöglichkeiten möglich war, mussten die erforderlichen Daten aus den SAP-Modulen für die Kostenrechnung in Microsoft Excel extrahiert und mit entsprechenden Hintergrunddateien verknüpft werden, um die gewünschten Auswertungen erstellen zu können. Dieses Verfahren war umständlich und zeitaufwendig.

Gerade zu Jahresbeginn, wenn sehr viele große Rechnungen verbucht werden, mussten teils täglich neue Auswertungen gestartet werden, um die Zahlen aktuell zu halten. Der begleitende Bericht dauerte bis zur Fertigstellung oftmals zwei Arbeitstage.

„Unser Ziel ist es, mittels Datenanalytik unser Geschäft noch besser zu verstehen. Mit Qlik Sense steht uns jetzt das passende Werkzeug zur Verfügung, um dieses Ziel zu erreichen.“

Thomas Lange, IT-Koordinator, Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Mit B.i.Team die richtige Partnerwahl

Als IT-Partner für die Projektrealisierung holten sich die Stadtwerke Gmünd den Qlik-Solution-Provider B.i.Team aus Karlsruhe an Bord. „In einem gemeinsamen 3-tägigen Workshop haben sowohl das Produkt als auch der Partner überzeugt“, erzählt Lange. „Nach diesem kurzen Zeitraum stand bereits die erste Version. Hier hat sich ausgezahlt, einen Partner mit fundiertem SAP- und Qlik-Know-how zu haben.“

Die Datenanbindung erfolgt über den zertifizierten SAP SQL Connector von Qlik. Angebunden sind die für die Kostenrechnung erforderlichen Module. Eingelesen werden die Daten der letzten zehn Jahre – das entspricht rund vier Millionen Buchungsbelegen. Die Daten werden täglich aktualisiert. Der nächtliche Datenlauf dauert rund 30 Minuten.

Einsatzbereich und Nutzen

Den mit Qlik Sense erstellten Netzbericht können Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter abrufen. Dargestellt werden Kostenstellen und Aufträge. Den MitarbeiterInnen stehen Informationen zur Verfügung, die ihnen aufzeigen, wo sie mit ihren Investitionen stehen (welcher Betrag auf der Kostenstelle noch übrig ist, welcher Betrag tatsächlich ausgegeben wurde) und wie viel sie im Vergleich zu den geplanten Ausgaben investiert haben. Bei Abweichungen vom Plan können die Anwender tiefer gehende Informationen zu den Kostentreibern abrufen. „Um auf einen Blick zu erkennen, wie der aktuelle Stand ist, werden die Einstiegszahlen über Tachos visualisiert“, erläutert Barlow.

„Ich bin zu einem echten „Qlik-Sense-Fan“ geworden. Die Verbindung von SAP und Qlik Sense ist einfach perfekt. Wir können flexibel, einfach und bedarfsgerecht SAP-Daten auswerten – ohne dass wir IT-Support benötigen.“

Tiffany Barlow, Controlling, Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Ein Blick in die Zukunft

Der weitere Rollout der Lösung ist bereits in Planung. „Aktuell haben wir die SAP-Module für die Kostenrechnung als Datenquellen angebunden und Berichte für den Bereich Netze umgesetzt. Geplant ist, je nach Bedarf, aus den Abteilungen weitere SAP-Module an Qlik Sense anzubinden und Applikationen für die Bereiche Vertrieb und kaufmännische Dienste umzusetzen“, betont Lange abschließend.

Zusammenfassung

Kunde: 
Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Branche: 
Energie

Abteilungen: 
Controlling, Netze

Herausforderung: 
Ablösung des bisherigen Microsoft-Excel-basierten ETL- und Analyseverfahrens durch eine Business-Intelligence-Lösung mit Direktanbindung an SAP für die automatisierte Datenbereitstellung

Lösung:

  • Einführung von Qlik Sense
  • Datenanbindung an SAP via Qlik SAP Connector (SQL)
  • Bereitstellung eines Netzberichts (Kostenrechnung) für MitarbeiterInnen der Leitungsebene

Vorteile:

  • Automatisierte Datenbereitstellung
  • Self-Service-Nutzung
  • Mehr verfügbare Kennzahlen
  • Variable Detailtiefe

Quellsysteme: 
SAP ERP

Time to Value: 
Wenige Tage bis zur Verfügbarkeit eines ersten Prototyps

ROI: 
Zeitgewinn für die Arbeit mit Zahlen statt für deren Generierung, Verfügbarkeit detaillierterer Informationen

Titus Krauss

Titus Krauss

Head of Sales & Marketing

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