KI im Handel: vom Buzzword zum Betriebshelfer
Die Anforderungen im Handel wachsen: Die Kundenerwartungen steigen, Margen schrumpfen, Prozesse müssen schneller laufen. Kein Wunder, dass viele Unternehmen auf Künstliche Intelligenz setzen. Doch zwischen Hoffnung und Realität entscheidet sich der Erfolg im Alltag: Wo unterstützt KI im Handel heute wirklich – nicht theoretisch, sondern ganz konkret?
In der Handelsbranche breitet sich Künstliche Intelligenz rasant aus: Noch 2020 hatten fast 80 Prozent der Akteure keinen KI-Einsatz auf ihrer Agenda. Heute liegt dieser Anteil nur noch bei 35,9 Prozent. Die „Verweigererquote“ hat sich innerhalb von fünf Jahren mehr als halbiert, wie aktuelle Zahlen des Handelsverbands Deutschland (HDE) zeigen.
Gleichzeitig hat sich der Anteil der Unternehmen, die KI im Handel bereits nutzen, in den vergangenen zwei Jahren verdoppelt. Vor allem größere Betriebe treiben die Entwicklung voran: Rund neun von zehn Handelsunternehmen mit einem Umsatz über 50 Millionen Euro setzen bereits auf die selbstlernende Technologie oder haben konkrete Projekte in Planung. Bei Händlern mit bis zu 50 Millionen Euro Nettoumsatz sind es rund fünf von zehn.
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Quelle: Künstliche Intelligenz im Handel. Umfrage zum KI-Einsatz 2025. Handelsverband Deutschland - HDE e.V. in Zusammenarbeit mit der Dr. A. Safaric Consulting GmbH
Zwischen Dynamik und Druck: Warum sich der Handel bei KI bewegt
Besonderen Antrieb gibt es in Bereichen, die nah am Kunden oder an Prozessen sind: Marketing, IT, Logistik und Vertrieb führen das Ranking der Einsatzfelder an. Was steckt hinter dieser Bewegung? Drei Entwicklungen spielen zusammen:
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Generative KI senkt die Einstiegshürde: ChatGPT hat 2022 dafür gesorgt, dass Menschen einen niederschwelligen Zugang zu dieser jungen Technologie haben. Dadurch ist die Akzeptanz im Alltag gestiegen und fungiert als Türöffner für Projekte im Unternehmen.
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Integration vereinfacht Nutzung: Für Unternehmen hat Datensicherheit Priorität. Anwendungen wie Microsoft Copilot sind direkt in bestehenden Systemen eingebettet und bringen sprachbasierte KI in den Handelsalltag.
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Der Wettbewerb setzt Organisationen unter Zugzwang: Immer mehr Anwendungsbeispiele zeigen, dass Unternehmen von Künstlicher Intelligenz profitieren. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wer nicht investiert, verliert den Anschluss.
Trotz aller Dynamik gilt: Nicht der Hype entscheidet über den Erfolg, sondern der konkrete Mehrwert der Nutzung. „Erfolgreiche KI-Projekte erkennt man daran, dass sie im Hintergrund laufen und im Ergebnis spürbar sind“, sagt Dieter Kisling, der als Account Manager bei B.i.Team Groß- und Versandhändler bei der Implementierung der Branchenlösung KatarGo berät. Künstliche Intelligenz muss nicht beeindrucken, sie muss entlasten. Genau das gelingt, wenn Händler KatarGo mit generativer KI kombinieren: vom Anlegen neuer Artikel bis zur Bearbeitung eingehender Kundenmails. Dank Microsoft Copilot funktioniert das direkt im ERP-System – integriert, sicher, intuitiv.
Drei Anwendungsfälle, wie Künstliche Intelligenz Handelsprozesse unterstützt
Ob klassische Programme der Office-Suite, die Power Platform oder Dynamics 365 – Microsoft hat seinen digitalen Assistenten für sämtliche Anwendungen ausgerollt. Das macht es auch für mittelständische Unternehmen einfach, Künstliche Intelligenz in zentralen Handelsprozessen zu nutzen. Drei Anwendungsfälle, von denen Akteure direkt profitieren können, sind:
Artikel anlegen und betexten
Ob Möbel, Mode oder Maschinebauteile – neue Artikel gehören im Handel zum Alltag. Die Herausforderung: Jedes Produkt braucht gepflegte Stammdaten, passende Attribute und vor allem einen überzeugenden Artikeltext. Gerade Letzteres kostet Zeit und verlangt sprachliches Feingefühl. Und das bei oft hunderten Produkten samt Varianten. Sprachbasierte KI nimmt hier „die Angst vor dem weißen Blatt“.
„In KatarGo etwa reicht das Hochladen einer Produktabbildung. Daraus erstellt das System einen strukturierten Fragenkatalog – etwa zu Material, Funktion, Produktionsland oder Designermerkmalen“, erklärt Dieter Kisling. Auf Basis der Antworten legt Microsoft Copilot den Artikel vollständig an, inklusive der Artikelattribute.
Auch die Texterstellung läuft direkt im ERP-System: Per Klick generiert Microsoft Copilot einen Produkttext – variabel in Stil, Ton und Format. Ob kurzer Slogan oder kompletter Absatz, ob sachlich, kreativ oder inspirierend – die Vorschläge lassen sich beliebig oft neu erzeugen und verfeinern. „So beschleunigen Händler den kreativen Prozess und bringen zugleich mehr Variation in ihre Produkttexte“, sagt Dieter Kisling.
Die Relevanz zeigt sich auch in Zahlen: Laut HDE-Studie hat das Marketing von generativer KI am stärksten profitiert. Dabei gehört die Generierung von Artikeltexten zu den meistumgesetzten KI-Anwendungen im Handel. Kein Wunder: Je eher neue Produkte im Shop online gehen und zielgruppengerecht beschrieben sind, desto schneller landen sie im Warenkorb.
„Viel Mehrwert bringt Copilot auch bei der Definition von Ersatzartikeln oder passenden Up-Selling-Produkten“, ergänzt Account Manager Dieter Kisling. Was früher Sortimentskenntnis und Zeit für Recherchen erforderte, liefert der digitale Assistent heute per Knopfdruck. Vorschläge für Alternativen oder höherwertige Artikel lassen sich so direkt im System prüfen und auswählen – effizient und zuverlässig.
Daten suchen und analysieren
Rabattcode, Lieferstatus oder Retourenquote – im Handel entstehen täglich riesige Datenmengen. Die Herausforderung: Informationen schnell finden, richtig deuten und daraus Entscheidungen ableiten. Genau hier kommt KI ins Spiel.
„Mit Microsoft Copilot können Mitarbeitende direkt im ERP-System Fragen stellen; in eigenen Worten und ohne Fachbegriffe“, erklärt Dieter Kisling. Wer beispielsweise am Telefon mit einem Kunden spricht, der einen Gutschein einlösen möchte, muss nicht umständlich durch Register navigieren. Eine einfache Frage wie „Welche Artikel kosten unter 5 Euro?“ reicht aus: Copilot durchforstet die Artikeldaten und liefert sofort passende Treffer.
Auch komplexere Analysen sind durch KI im Handel möglich: Welche Artikel werden besonders häufig retourniert? Welche Kundengruppen generieren den höchsten Auftragsbestand? „Statt sich durch verschiedene Auswertungen zu klicken, können Mitarbeitende Copilot fragen. Der digitale Assistent stellt die Informationen strukturiert zusammen, ganz ohne zusätzliche Tools“, sagt Dieter Kisling.
Besonders hilfreich: Die Ergebnisse lassen sich speichern und später erneut aufrufen oder erweitern. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Hürde für alle, die im System keine Experten sind. So können alle datenbasiert arbeiten.
Sales Order Agent einsetzen: vom Auftrag zur Automatisierung
Wenn Kunden per E-Mail bestellen, heißt es für viele Teams: Mails lesen, Positionen erkennen, Artikel zuordnen, Aufträge anlegen. Schritt für Schritt, oft unter Zeitdruck. Genau hier schafft KI im Handel Abhilfe: in Form des neuen Sales Order Agents von Microsoft.
„Der Verkaufsauftragsagent geht über reine Assistenz hinaus“, sagt Dieter Kisling. „Er übernimmt aktiv Aufgaben, entlastet den Vertrieb und beschleunigt Abläufe.“ Der Sales Order Agent kann etwa das Vertriebspostfach überwachen, Bestellungen erkennen und automatisch Angebote oder Aufträge vorschlagen – inklusive der passenden Artikelzeilen.
Das System verarbeitet dabei nicht nur strukturierten Text, sondern auch Inhalte aus angehängten Dateien wie PDFs oder Excel-Listen. „Gerade bei unstrukturierten Bestellungen spart das viel Zeit“, erklärt Account Manager Dieter Kisling. Mitarbeitende prüfen, was der smarte Agent vorbereitet hat, machen bei Bedarf Korrekturen und geben das Angebot oder den Auftrag frei.
Besonders interessant: Der Sales Order Agent dokumentiert alle Schritte im System, bleibt damit nachvollziehbar und macht den Mitarbeitenden zum Entscheider, nicht zum Erfassungsgehilfen. Aus einer reinen Eingabetätigkeit wird eine Steuerungsfunktion mit mehr Überblick und weniger Aufwand.
KI im Handel ist kein Projekt, sondern ein Prinzip
Künstliche Intelligenz verändert die Branche nicht in einem großen Wurf, sondern in vielen kleinen Schritten – leise, aber wirkungsvoll. Wer KI gut in den Arbeitsalltag integriert, entlastet Mitarbeitende, verbessert Prozesse und schafft spürbaren Mehrwert für Kunden: beispielsweise beim Anlegen von Artikeln, bei der Analyse von Daten oder bei der Bearbeitung von Bestellungen.
Doch eines bleibt klar: KI im Handel ist kein Selbstläufer. Sie braucht klare Ziele und smarte Anwendungen. Und sie braucht Menschen, die ihre Möglichkeiten erkennen. Wer jetzt startet, macht nicht nur einen Technologiesprung. Vielmehr stellt er die Weichen für einen effizienteren, reaktionsschnelleren und zukunftsfähigen Handel.
Sie haben Fragen oder Interesse an KI im ERP-Alltag?
Dieter Kisling
Account Manager KatarGo
Dieter Kisling bringt zusammen, was oft noch getrennt läuft: fundiertes Handelswissen und moderne IT-Kompetenz. Nach 15 Jahren im operativen Handelsgeschäft kennt er die Abläufe, Fragen und Zwänge mittelständischer Großhändler aus erster Hand. Seit fast 20 Jahren arbeitet er mit Microsoft Dynamics 365 Business Central – heute begleitet er als Account Manager bei B.i.Team den Weg seiner Kunden in die Cloud. Sein Ziel: Systeme schlanker, Prozesse klarer, Entscheidungen schneller machen. Sein Fokus liegt auf der Kombination von Business Central mit der Branchenlösung KatarGo – möglichst standardisiert, weil Unternehmen so am nachhaltigsten von Digitalisierung profitieren.
Jürgen Natter
Account Manager KatarGo
Jürgen Natter ist Betriebswirt (VWA) und gelernter Groß- und Außenhandelskaufmann. Seit über 20 Jahren ist er im ERP-Bereich für Kunden in der Handelsbranche tätig. Dabei hat er sich auf die Beratung von ERP-Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central für mittelständische Unternehmen spezialisiert - darunter KatarGo. Er unterstützt Groß- und Versandhändler, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.