Microsoft Dynamics NAV 2013 - OneNote-Integration

Die neue Oberfläche von Microsoft Dynamics NAV 2013 erinnert  mehr als jemals zuvor an die Office-Produkte. Auch die Integration der Office-Produkte hat zugenommen. So ist in dieser Version eine Schnittstelle zu Microsoft Office OneNote entstanden. Microsoft Office OneNote ist eine Art digitaler Notizblock, der das Erfassen und Verwalten von Notizen und Informationen an zentraler Stelle ermöglicht. (Ausführliche Informationen zur Funktionalität von OneNote finden Sie unter folgendem Link: http://office.microsoft.com/de-de/onenote/ )

Durch die OneNote-Integration haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Bemerkungen und Hinweise beispielsweise zu Kunden, Artikeln oder Rechnungen in Dynamics NAV 2013 zu hinterlegen. Sie können die OneNote-Integration aber nicht nur für einzelne Datensätze, sondern - je nach Einstellung - auch für eine ganze Seite verwenden. Beispielsweise können Sie somit einer Kontaktkarte Anmerkungen hinzufügen.

Die OneNote-Integration bietet ebenfalls die Möglichkeit, die Notizen einer mobilen OneNote-Installation mit Microsoft Dynamics NAV 2013 zu synchronisieren. Es können mit Leichtigkeit Notizen jeglicher Form für Datensätze und Seiten übersichtlich unterwegs oder am Arbeitsplatz/Büro erstellt werden. Sie können OneNote auch benutzen, um Ihre Notizen für alle Nutzer freizugeben.

​Einrichtung

Für die OneNote-Funktionalität in Microsoft Dynamics NAV 2013 ist eine Installation von Microsoft Office 2010 erforderlich. Wenn Sie Microsoft Office 2010, sowie Microsoft Dynamics NAV 2013 auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie mit der Einrichtung der OneNote-Funktionalität in Microsoft Dynamics NAV 2013 beginnen.

Die OneNote-Integration wird für Benutzergruppen eingerichtet. Dazu gehen Sie auf „Abteilungen“ -> „Verwaltung “ -> „Anwendung Einrichtung“ -> „Rollenbasierter Client“ und wählen „Profile“ aus. Hier wählen Sie das Profil, welches Sie für die OneNote-Integration anpassen möchten und bearbeiten dieses. Im Register „Allgemein“ finden Sie unter der Überschrift „OneNote“ vier Felder, die für die Verwendung von OneNote unter Microsoft Dynamics NAV 2013 relevant sind. Mit einem Haken im Kontrollkästchen „Datensatznotizen verwenden“ geben Sie dem jeweiligen Profil die Möglichkeit einzelne Datensatznotizen zu hinterlegen.

Im Feld „Datensatz (Notizbuch)“ geben Sie den Pfad an, über den Microsoft Dynamics NAV 2013 auf OneNote zugreifen soll, um Notizen zu Datensätzen zu erstellen.
Ein Haken im Kontrollkästchen „Seitennotizen verwenden“ gibt dem entsprechenden Profil die Berechtigung auch Seitennotizen anzufügen. Das Feld „Seite (Notizbuch)“ ist für den Pfad vorgesehen, über den Microsoft Dynamics NAV 2013 dann auf OneNote zugreifen soll, um Notizen zu Seiten zu hinterlegen. Die Pfade, unter denen OneNote seine Notizbücher abspeichert, können in OneNote im Register „Datei“ eingesehen werden.

Abbildung 1: Das Profil für die OneNote-Integration anpassen

Damit die Änderungen für die Rolle auch sichtbar werden, muss der Windows-Client erneut gestartet werden.

​Funktion

Ist die Einrichtung beendet, können alle Benutzer mit dieser Rolle auf die OneNote-Funktionalitäten zugreifen. Notizen, Anmerkungen, Erinnerungen, Hinweise und Fotos können Datensätzen oder ganzen Seiten zugeordnet werden.

Um einem Datensatz eine Notiz beizufügen, klicken Sie oben im Menüband im Register „Start“ unter „Dateianhang anzeigen“ auf den Button „OneNote“ oder benutzen Sie den Shortcut „Alt + F7“.

Abbildung 2: Mit OneNote einem Datensatz eine Notiz anfügen

Schon gelangen Sie in ein Register des Notizbuches von OneNote mit der Seitenüberschrift Ihres Datensatzes. Nun können Sie mit allen Möglichkeiten, die OneNote bietet, Notizen zu einem Datensatz erstellen. Zudem befindet sich auf dieser Seite ein Link, der Sie wieder direkt zu dem Datensatz in Microsoft Dynamics NAV 2013 führt.

Abbildung 3: Notiz für einen Datensatz in OneNote erstellen

Wenn Sie einer ganzen Seite eine Notiz zuordnen möchten, können Sie auf der entsprechenden Seite auf das Symbol von Microsoft Dynamics und unter „Hilfe“ den Button „Seitennotiz“ anklicken oder Sie verwenden die Tastatur und drücken „Strg + Umschalt + F1“.

Abbildung 4: Mit OneNote einer Seite eine Notiz anfügen

Somit gelangen Sie in eine Seite des Notizbuches von OneNote mit der Aufschrift der Seite, zu der Sie eine Notiz erstellen möchten. Mit allen Funktionen, die OneNote zur Verfügung stellt, kann nun eine Notiz erstellt werden. Auch hier besteht eine Verknüpfung zu der entsprechenden Seite in Microsoft Dynamics NAV 2013.

Abbildung 5: Notiz für eine Seite in OneNote erstellen

Für eine Notiz, die an einen Datensatz geknüpft ist, wird in OneNote ein Register mit der Überschrift der Seite, von der dieser Datensatz stammt, angelegt. Werden weitere Notizen zu Datensätzen dieser Seite angelegt, wird in OneNote im selben Register eine neue Seite angelegt. Notizen, die an Seiten gebunden sind, werden in OneNote in separaten Seiten unter dem Register „Page Notes“ angelegt.

Wenn Sie mehrere Notizen zu einem Datensatz oder zu einer Seite hinzufügen möchten, springen Sie über die Schnittstelle zu OneNote in die entsprechende Seite im jeweiligen Register ohne dabei jedes Mal eine neue Seite oder ein neues Register anzulegen.

Sie haben Fragen dazu, dann können Sie sich gern an unseren NAV-Support wenden, in Berlin unter +49 30 435500-20 und in Karlsruhe unter +49 721 27662-0.