Microsoft Dynamics™ NAV 2013 - Export von Daten

Möchten Sie Daten aus Microsoft Dynamics NAV 2013 exportieren und in einem Microsoft-Word oder in einem Microsoft-Excel-Dokument anzeigen lassen, um Ihre Daten flexibel auszuwerten? Wollen Sie Daten als E-Mail-Anhang an eine Kontaktperson versenden?

Mit den Funktionen „Senden an“ und „Drucken und senden“ bietet Microsoft Dynamics NAV genau diese Möglichkeiten.

Mit Hilfe der Funktion „Drucken und senden“ können Sie Daten aus allen Karten und Listen exportieren.

Um diese Funktion auszuführen, klicken Sie auf das Symbol von Microsoft Dynamics NAV im Menü. Unter „Drucken und senden“ haben Sie die Auswahl, die Daten aus der aktuell geöffneten Seite an andere Programme zu senden oder auszudrucken.

Wenn Sie Microsoft Office (Word, Excel und Outlook) auf Ihrem Computer installiert haben, können die Daten nach Microsoft Office Word oder Excel exportiert oder als Datei an eine E-Mail angefügt werden.

Abb.1: „Drucken und senden“ am Beispiel einer Debitorenkarte
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In vielen bestimmten Übersichten und Karten steht Ihnen die Funktion „Senden an“ im Menüband unter „Start“ zur Verfügung. So können Sie beispielsweise in der Artikelübersicht im Menü unter „Start“ > „Senden an“ den Button „Microsoft Excel“ drücken, um die Artikelübersicht an Microsoft Excel zu senden.

​Abb. 2: „Senden an Microsoft Excel“ in der Artikelübersicht
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1. Senden an Microsoft Word

In einigen Karten findet man oben im Menü unter „Start“ > „Senden an“ den Button „Microsoft Word“, welcher für den Export nach Microsoft Word zuständig ist. Drücken Sie auf diesen Knopf, werden alle Daten aus den Inforegistern der entsprechenden Karte in ein Microsoft Word Dokument übernommen. Alternativ können Sie in allen Karten und auch in allen Übersichten auf das Symbol von Microsoft Dynamics™ klicken, dort auf „Drucken und senden“ gehen und mit „Microsoft Word“ die entsprechenden Daten an Microsoft Word schicken.

Die Daten werden exportiert und daraus wird das Microsoft Word Dokument – die .doc-Datei – generiert. Diese Datei erhält den gleichen Namen wie die Karte oder die Übersicht, aus welcher der Export erfolgte. Dasselbe gilt für die Überschrift des Dokuments, wobei diese einen Hyperlink zur entsprechenden Karte oder Übersicht verbirgt. Beides lässt sich nach dem Export verändern.

Daten aus einer Karte werden von den Inforegistern in Microsoft Dynamics NAV nach Microsoft Word in eine Tabelle exportiert, die als Zwischenüberschrift den Namen des jeweiligen Inforegisters trägt. Werden Daten einer Übersicht exportiert, werden auch sie in eine Tabelle übertragen.

Dabei werden alle individuellen Anpassungen und Filterungen an der Karte bzw. der Übersicht mit übertragen. D. h. wenn Sie die Reihenfolge der Inforegister, Spalten oder Felder verändert haben, werden Ihre Anpassungen auch in das Microsoft Word Dokument übernommen. Haben Sie bestimmte Register, Spalten oder Felder ausgeblendet, werden diese auch nicht in das Microsoft Word Dokument übertragen.

Allerdings werden hier nicht die Wichtigkeiten der Felder berücksichtigt, sodass immer alle angezeigten Felder ins Microsoft Word Dokument exportiert werden. Alle nach Microsoft Word exportierten Karten und Übersichten lassen sich mit den Funktionalitäten von Microsoft Word beliebig bearbeiten.

​Abb. 3: Exportierte Kreditorenkarte in Microsoft Word
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2. Senden an Microsoft Excel

Bestimmte Übersichten lassen sich nach Microsoft Excel exportieren, indem man in der Übersicht im Menü wieder unter „Start“ > „Senden an“ auf den Button „Microsoft Excel“ drückt. Außerdem können Sie auch per Mausklick auf den Knopf „Microsoft Excel“ unter dem Symbol von Microsoft Dynamics™ > „Drucken und senden“ den Export von beliebigen Übersichten und Karten hervorrufen.

Die Daten werden ausgelesen und im XML-Format von Microsoft Excel aufgerufen. Der Name der Microsoft Excel-Datei entspricht dem jeweiligen Namen der Übersicht oder der Karte. Bei einem Export von Daten aus einer Karte wird der Name der Karte in die erste Zeile des Microsoft Excel Dokuments übergeben. Bei einem Export von Daten aus einer Übersicht wird die Überschrift in der zweiten Zeile eingetragen und zusätzlich mit Datum und Uhrzeit des Exports versehen. Die erste Zeile gibt den SQL-Server, mit dem der Windows Client verbunden war und den verwendeten Mandanten an.

Danach folgen die Daten aus der entsprechenden Karte bzw. Übersicht. Jedes Inforegister einer Karte wird mit Namen auf einem separaten Tabellenblatt aufgeführt und erhält auch die entsprechende Zwischenüberschrift, wobei diese Überschrift für Zeilenregister entfällt. Bei Übersichten werden die Daten in einer Microsoft Excel Tabelle dargestellt, wobei der Tabellenkopf Möglichkeiten zum Sortieren, Filtern und Suchen bietet. Die Darstellung der exportierten Karte oder Übersicht erfolgt entsprechend Ihrer Anpassungen und Ihren gesetzten Filtern.

Alle nach Microsoft Excel exportierten Karten und Übersichten lassen sich mit den Funktionalitäten von Microsoft Excel beliebig bearbeiten. Wenn Sie das Add-In „Microsoft Dynamics NAV“ in Excel installiert haben, können Sie zusätzlich im Menü unter „Dynamics NAV“ den Button „Refresh“ drücken, um Übersichten später in Microsoft Excel zu aktualisieren.

Abb. 4: Exportierte Kontaktübersicht in Microsoft Excel
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3. Senden an E-Mail als Dateianhang

Wenn Sie den Inhalt einer bestimmten Karte an eine E-Mail anhängen möchten, können Sie die Funktion „Senden an E-Mail als Dateianhang“ verwenden. Indem Sie in der gewünschten Karte im Menü unter „Start“ > „Senden an“ auf den Button „E-Mail als Dateianhang“ drücken, können Sie die Datensätze der entsprechenden Karte an Microsoft Outlook senden. Mit einem Klick auf das Symbol von Microsoft Dynamics und einem weiteren auf „Drucken und senden“ gelangen Sie ebenfalls zum Button „E-Mail als Dateianhang“ und können mit diesem jede Karte und Übersicht an Microsoft Outlook exportieren.

Die Daten der Karte oder Übersicht werden exportiert und in einer HTML-Datei zusammen-gestellt, die den gleichen Namen wie die jeweilige Karte oder Übersicht trägt. Dann wird in Microsoft Outlook eine neue E-Mail Nachricht erzeugt, welche diese exportierte HTML-Datei im Dateianhang anfügt. Mit einem Internetbrowser können Sie sich den Inhalt dieser HTML-Datei ansehen. Der Betreff der E-Mail entspricht automatisch dem Namen der Karte oder der Übersicht, aus der der Export erfolgte. Als Absender wird automatisch die E-Mailadresse verwendet, die Sie als Standardkonto in Microsoft Outlook eingerichtet haben.

Sowohl den Betreff als auch die Absenderadresse können Sie nachträglich ändern. Klickt der Empfänger der E-Mail auf den Link, öffnet sich die entsprechende Seite in Microsoft Dynamics NAV. Damit können z.B. Angebotsprüfungen, Stammdatenergänzungen etc. einfach und schnell initiiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass der E-Mail-Empfänger über den Zugriff auf NAV verfügt. Nach der Überschrift folgen die Daten, die wie eine Tabelle dargestellt werden. Die Daten aus den Registern der Karten werden zusätzlich mit dem Namen des Registers als Zwischenüberschrift versehen.

Zudem können Sie die E-Mail Nachricht mit Hilfe der Funktionalitäten, die Microsoft Outlook bietet, bearbeiten. Der Empfänger dieser E-Mail kann diese Datei mit einem Internetbrowser öffnen und ansehen.

​Abb. 5: Exportierte Angebotsübersicht im Internetbrowser
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