SAP ECC 6.0: Implementieren nach dem Template-Ansatz
Weltweit gehört die Healthcare-Branche zu den dominierenden Sektoren im Buy-out-Markt. Wer global kauft und eingliedert, weiß: Standardisierte Prozesse helfen dabei, Datendurchgängigkeit und maximale Transparenz zu erzeugen. Zugleich dürfen aber länderspezifische Anforderungen nicht außer Acht gelassen werden. Zahlreiche Medizintechnikunternehmen setzen daher auf SAP als Lösungsanbieter für ihr Enterprise Resource Planning (ERP). Im Rahmen einer mehrjährig angelegten Roadmap hat B.i.Team einen multinationalen Konzern beim Roll-out von SAP ERP begleitet und die rechtlichen Vorgaben in stabile Konfigurationen übersetzt.
Die komplette Wertschöpfungskette in einem System abbilden – das war das Ziel des Medizintechnikkonzerns. „Dafür nutzt unser Kunde heute SAP ERP ECC 6.0 in allen angegliederten Gesellschaften und allen Geschäftsbereichen“, berichtet Horst Eitel, SAP-Berater bei B.i.Team. Gemeinsam mit seinen Kollegen aus der SAP-Beratung und Entwicklung begleitete er das Programm von Beginn an in vielen Projekten. Dabei nahmen die SAP-Berater und Entwickler von B.i.Team verschiedene Rollen ein – vom Fachberater und Entwickler bis hin zum Projekt- und Teilprojektleiter. „So fließen Daten aus Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Controlling ebenso in das ERP-System wie Daten aus der Produktentwicklung, Projektabwicklung, der Produktion sowie anhängigen Services“, erklärt Eitel.
Interdisziplinär – Schlüssel für einheitliche Datenbasis
Um dieses Ziel zu erreichen, startete der Medizintechnikkonzern mit dem Template-Ansatz. „Beim Template-Ansatz definiert man ein Muster und rollt das ERP-System nach dieser Vorlage über alle Gesellschaften hinweg aus“, sagt Eitel.
Für die Template-Definition stellt das Unternehmen ein Projektteam zusammen, das sich aus Beratern sowie Mitarbeitern verschiedener Fachbereiche zusammensetzt. „Für das Template-Projekt zählte das Team rund 70 Köpfe; darunter etwa 25 Berater“, gibt Eitel eine Größenordnung. Gemeinsam mit den Beratern betrachten die einzelnen Fachabteilungen ihre bestehenden Prozesse und definieren die Anforderungen, die sie an das ERP-System haben. Als interdisziplinäre Einheit verzahnt das Projektteam bereichsübergreifende Daten und Prozesse und legt so die Basis für eine durchgängige Datengrundlage.
Ist das Template definiert, geht es an das Ausrollen in den einzelnen Gesellschaften. „Durch diverse Zukäufe vereint unser Kunde über 100 Ländergesellschaften, Vertriebs- und Produktionsstätten sowie Einzelfirmen“, berichtet Eitel. „B.i.TEAM war einer von vier wesentlichen Partnern, die den Template-Roll-out begleitet haben.“ Ausgelegt auf einen Zeitraum von zehn Jahren, bedeutete das, vier bis sechs parallele Projekte pro Jahr.
Jede Implementierung startete mit einem separaten Kick-off-Meeting und einem Anforderungsworkshop, bei dem die lokalen Anforderungen gebündelt wurden. „Für jedes Land bringt SAP ERP bereits Best-Practice-Prozesse mit“, sagt Eitel. „Dennoch muss man für jedes Land mit dem zuständigen Spezialisten schauen, ob alle rechtlichen Vorgaben abgedeckt und welche lokalen Anpassungen notwendig sind.“ Während Japan beispielsweise einen verstärkten Fokus auf das Qualitätsmanagement legen muss, braucht es in China oftmals mehr Lokalisierungen der Benutzeroberfläche: „Die Buchhaltung ist es gewohnt, ihre Berichte auf Englisch zu liefern, doch den Produktionsmitarbeitern fehlt oft das Fremdsprachenwissen, um ihre Produktmeldungen über das System zu erledigen“, so Eitel.
Hier braucht es eine zielgruppenspezifische Benutzerführung. Eine Kollegin im Roll-out für China an ihrer Seite zu wissen, die Mandarin spricht, war für die Berater von B.i.TEAM sehr wertvoll für die Kommunikation während des Projekts.
Lokale Abweichung sticht globalen Standard
Während der Anforderungserstellung, der sogenannten Requirement-Phase, entsteht die Gap-Liste: Sie dokumentiert die Abweichungen zwischen Template und Lokalisierungsanforderungen. „Als Berater bewerten wir die einzelnen Punkte“, erklärt Eitel. „Denn jedes Gap, jede Lücke ist eine zusätzliche Anforderung, die das Template nicht umfasst und deren Umsetzung zusätzliche Kosten sowie eine Abweichung vom Standard bedeuten.“ Daher muss der Projektleiter diese Anforderungen und möglichen Erweiterungen mit dem Programmverantwortlichen auf Konzernebene besprechen und deren Umsetzung genehmigen lassen.
Sind die Anforderungen geklärt, geht es an die lokale Umsetzung. „Die Implementierung dauert etwa zwei Monate“, sagt Eitel. „In dieser Zeit setzen wir die Prozesse für die lokalen Teams auf.“ Die Phase endet mit einer Präsentation und ersten User-Trainings.
„Während der User-Trainings gibt es in der Regel noch Anpassungen, die die aufgesetzten Prozesse fein justieren und so den Arbeitsablauf der einzelnen User-Gruppen optimal unterstützen“, sagt Eitel. Ist diese erste Feedback-Runde gedreht, geht es an User-Tests. „Hier geschieht dann die finale Abnahme, bei der das Business bestätigt, dass alles funktionsfähig ist und die produktive Datenübernahme starten kann“, so Eitel. Anschließend werden alle Daten aus dem Altsystem migriert – von Stammdaten bis hin zu Bewegungsdaten wie offene Aufträge und Bestellungen.
Und wie wird die Nutzung des ERP-Systems erfolgreich? „Bei B.i.TEAM setzen wir auf ein Train-the-Trainer-Modell“, sagt Eitel. „Das heißt, wir schulen sogenannte Key User intensiv, sodass sie die Kollegen vor Ort selbst briefen und schulen können. Das hat sich in der Vergangenheit sehr nachhaltig erwiesen.“
Zusammenfassung:
- Erarbeiten eines Templates für einen multinationalen Medizintechnikkonzern
- Roll-out/Implementierung von SAP ERP ECC in >50 Projekten in rund 100 beteiligten und verschmolzenen Gesellschaften
- Standardisierung und Harmonisierung globaler Prozesse
- Lokalisierung bei spezifischen Anforderungen
- Durchführung von Key-User Trainings
- Datenmigration aus verschiedenen Non-SAP System