GfK GeoMarketing geht mit Microsoft Dynamics 365 Business Central in die Cloud

Das alte ERP-System war in die Jahre gekommen, was zu unnötigen manuellen Alltagsarbeiten geführt hat. So löschte das Team beispielsweise veraltete Datensätze händisch im System, um die strengen Compliance-Vorgaben des Unternehmens zu erfüllen.

Und da Microsoft für diese Version keine Wartung mehr anbot, ließen sich neue Standardfunktionalitäten nicht einfach einspielen. Vielmehr zogen funktionale Neuerungen individuelle Anpassungen mit sich. „Das sorgte regelmäßig für Mehrkosten – immer mit dem Hintergedanken, dass die Technologie nicht mehr dem neuesten Stand der Technik entspricht“, sagt Melanie Panni. Mit der neuen Cloud-Lösung geschehen Softwareupdates nun automatisiert im Hintergrund. B.i.Team hat Microsoft Dynamics 365 Business Central als SaaS implementiert und für GfK GeoMarketing bestimmte Prozesse individualisiert. 

Effiziente Angebotserstellung dank integrierter Preislisten

Im Arbeitsalltag schätzt Melanie Pannis Team vor allem die Auftragsabwicklung der Abonnements: Über die Cloud-Lösung von Microsoft Dynamics 365 Business Central verwaltet GfK GeoMarketing alle Kontaktdaten von Kund*innen und Interessent*innen. Dabei agiert das ERP-System auch als Tool für Customer-Relationship-Management (CRM).

„Unser Vertrieb kann all seine Aktivitäten am Kontakt erfassen und Angebote jetzt noch komfortabler aus der Kontaktverwaltung heraus erstellen“, erklärt Melanie Panni. Während das Team in der alten On-Premise-Version einzelne Angebotspositionen manuell eingeben musste, sind in der Cloud-Version nun Artikel, Artikelvarianten sowie Preislisten hinterlegt. „Zudem kann der Vertrieb Bundles auswählen und erhält je nach Anzahl der Lizenzen den korrekten Preis“, sagt Melanie Panni. „Dadurch gestaltet sich die Angebotserstellung deutlich effizienter.“ Letzteres gelingt dank Preisstaffeln, die erst durch die Bildung von Artikelvarianten möglich wurden.

Abonnements einfach abwickeln mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Angebotserstellung geht fließend in die Auftragsabwicklung über: GfK GeoMarketing bietet Abonnements an. Diese haben beispielsweise eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten und verlängern sich bei Nichtkündigung automatisch. Schließt der Vertrieb ein Abonnement ab, legt das ERP-System direkt die Aufträge für vier Jahre an. Dabei berücksichtigt es auch die jeweils aktuellen Preise. „Früher mussten wir alle Neu- und Folgeaufträge manuell erstellen, jetzt müssen wir lediglich noch den letzten Auftrag für die potenzielle Abonnementverlängerung bearbeiten“, sagt Melanie Panni. „Das beschleunigt unseren Standardprozess um 80 bis 90 Prozent.“

Und auch bei der Auslieferung spürt das Team Effizienzgewinne. „Zweimal im Jahr liefern wir unsere Daten und Karten sowie unsere Software-Releases aus“, berichtet Melanie Panni. „Mit der alten Navision-Version hat uns das viele Wochen gekostet. Mit der neuen Cloud-Lösung sind wir wesentlich schneller fertig. Dabei fahren wir mit unseren Kapazitäten nicht mehr an der Obergrenze und erleben die Auslieferungsphase viel gelassener als früher.“

Nun blickt das Team gespannt auf die anstehende Release-Auslieferung im Frühjahr. Um diese meistern zu können, hat B.i.Team die Cloud-Lösung von Microsoft Dynamics 356 Business Central für GfK GeoMarketing individualisiert: Zum einen kann die Anbieterin von Geomarketing-Software bei der Auslieferung nun nach bestimmten Produkten und Artikelnummern filtern. Zum anderen sind alle Lizenzschlüssel für die Software-Produkte im ERP-System hinterlegt.

Erfolgreicher Sprung in die Cloud mit B.i.Team

Hat das Team einen Auftrag erfolgreich abgewickelt, springt ein weiterer Mechanismus in der Cloud-Lösung von Microsoft Dynamics 365 Business Central an: „An den Aufträgen haben wir E-Mail-Adressen vermerkt und können die zugehörige Rechnung mit nur einem Klick aussenden“, berichtet Melanie Panni. Dafür hat das Team sowohl für die Rechnungsstellung als auch für Mahnungen Standardtexte im ERP-System hinterlegt. Löst das Team eine E-Mail aus, fügt die Cloud-Lösung automatisiert die Rechnung als PDF bei.

Als Controllerin erlebt Melanie Panni diese Arbeitserleichterung selbst jeden Tag: Sobald sie das ERP-Programm öffnet, sieht sie, was neu eingegangen ist und was noch fakturiert werden muss. „Die Software gibt mir einen optimalen Überblick“, sagt sie.

Erweitertes Kontaktmanagement mit Hilfe von Dublettenprüfung

Und was kommt als nächstes? Als nächstes möchte das Team seine Marketingprozesse mit Microsoft Dynamics 365 Business Central optimieren: Über Studien und Whitepaper generiert GfK GeoMarketing kontinuierlich neue Leads. Stimmen die Kontakte der Marketingkommunikation zu, übernimmt das Team sie ins ERP-System. Dafür lädt es die Kontaktdaten aus der Marketing-Automation-Plattform herunter und über eine Excel-Liste ins ERP-System hinein. „Eine Verbesserung ist, dass wir nun eine Software gestützte Dublettenprüfung haben, deren Dublettenvorschläge wir lediglich noch sichten müssen“, sagt Melanie Panni. „Für uns ist das ein Meilenstein. Auch hier hat uns B.i.Team mit seiner Expertise exzellent geholfen. Generell hatten wir im Zuge dieses Projekts eine sehr angenehme Zusammenarbeit, in der B.i.Team auf unsere Fragen immer sehr schnell reagiert und fachmännisch unterstützt hat.“

Über die GfK GeoMarketing GmbH

Die GfK GeoMarketing GmbH ist ein Tochterunternehmen des Marktforschungsunternehmens GfK GmbH, das sich im Juli 2023 mit NIQ zusammengeschlossen hat. Die GfK GeoMarketing GmbH hat ihren Sitz im badischen Bruchsal und bietet mit RegioGraph Geomarketing-Software sowie Landkarten und Marktdaten an.