ERP in der Medizintechnik: 3 Implementierungen
Medizintechnik trifft Digitalisierung: Schon unter heutigen Bedingungen erwartet die Branche bis 2028 ein Umsatzwachstum von 16 Prozent pro Jahr durch neue digitale Produkte und Dienstleistungen. Eine Nasenlänge voraus ist, wer seine Daten bestmöglich vernetzt und für seine Mitarbeiter eine einheitliche Informationsbasis schafft. Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) legen den Grundstein dafür und bilden so das Herzstück der Digitalisierungsstrategie.
Laut einer Studie von Roland Berger besitzen knapp vier von zehn Medizintechnikunternehmen in Deutschland eine klar formulierte Digitalisierungsstrategie. Insbesondere in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Logistik und Supply Chain sowie Vertrieb und Services erwarten Medizintechnikunternehmen Chancen für höhere Umsätze, geringere Kosten und mehr Qualität. Bereiche, deren Prozesse sich über ERP-Lösungen steuern lassen.
Viel Potenzial, zu geringe Investition
Die Krux: Ein Großteil der Firmen investiert weniger als 2,5 Prozent in entsprechende Projekte. Laut den Analysten von Roland Berger ist dieses Volumen zu klein, um die infrastrukturellen Voraussetzungen zu schaffen, mit denen man das Potenzial heben könnte. Das zurückhaltende Investieren sorgt darüber hinaus dafür, dass sich lediglich ein Viertel der befragten Unternehmen für zukünftige Herausforderungen sehr gut (3%) beziehungsweise gut (21%) gewappnet fühlen. Dümpeln Digitalisierungsmaßnahmen im aktuellen Tempo weiter vor sich hin, halten die befragten Unternehmen die Verdrängung durch neue Wettbewerber, einen erschwerten Marktzugang im Ausland sowie den Verlust von Marktanteilen für wahrscheinliche Gefahren.
Im Rahmen eines Projektes hat B.i.Team für einen international agierenden Lieferanten für medizinische und medizintechnische Produkte, Dienstleistungen und Lösungen drei Dinge implementiert, die repetitive Arbeiten automatisieren, für optimale Datenkonsistenz sorgen und die Finanzbuchhaltung entlasten.
Implementierung Nr. 1: Prozessentwicklungen und -optimierungen mit SAP
„Um ein ganzheitliches Bild zu bekommen, wollte unser Kunde all seine Geschäftsprozesse in einem System abbilden“, berichtet Patrick Lorenz, SAP-Berater bei B.i.TEAM. „Dafür fiel die Wahl auf ein ERP-System von SAP und wir haben passende Prozesse aufgesetzt, die die Arbeitsabläufe unseres Kunden optimal unterstützen.“ So laufen alle Daten für Einkauf, Produktion, Materialwesen, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen zentral im ERP-System zusammen und lassen sich von den Mitarbeitern jederzeit abrufen.
Bestellt beispielsweise ein Krankenhaus ein medizintechnisches Produkt aus dem Portfolio, legt der Vertrieb einen Kundenauftrag dafür an. „Das ERP-System haben wir so konfiguriert, dass es dem Krankenhaus automatisiert eine Auftragsbestätigung für seine Bestellung schickt“, erklärt Lorenz. „Ist der Auftrag bestätigt und die Ware versendet, kann der Lagermitarbeiter die Warenlieferung aus dem Lager buchen und der Vertrieb erhält die Information, dass er die Rechnung stellen kann.“ Die Erlöse und Kosten können die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung im selben System abrufen und darauf aufbauend ihre Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen sowie Preise kalkulieren.
„Von den Kunden- und Materialstammdaten bis hin zu Kundenauftrag und Rechnung sind alle Daten integriert in einem System“, sagt der SAP-Berater von B.i.TEAM. „Das schafft Konsistenz und Effizienz.“
Implementierung Nr. 2: Anbindung externer Tools
Als indirekte Einkäufe bezeichnet man Güter und Dienstleistungen, die nicht in den gefertigten Endprodukten verarbeitet sind und kein Bestandteil der Handelsware darstellen. Dennoch müssen Unternehmen die zugehörigen Eingangsrechnungen sowie finanzbuchhalterischen Daten zentral abbilden. „Um indirekte Einkäufe abzuwickeln, nutzt unser Kunde ein externes CloudProdukt“, erklärt Lorenz. „Gemeinsam mit anderen Dienstleistern unseres Kunden haben wir dieses Tool an das SAP-System angebunden und dafür gesorgt, dass die Systeme alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten austauschen.“ Dank der hohen Flexibilität, die das SAP-System bietet, konnte das Projektteam einen reibungslosen Projektablauf und Produktivstart ermöglichen. „In der Zielarchitektur bedient der Anwender nicht SAP, sondern arbeitet mit dem externen Tool“, so Lorenz. „Durch die Anbindung an das SAP-System gelingt dies ohne Informationsbruch.“
Implementierung Nr. 3: Chargeback zwischen Produktgruppen
Vertreibt der Kunde bereits Produkt A und möchte nun auch Produkt B auf den Markt bringen, bietet der Vertrieb bei Kauf des neuen Produktes einen Preisnachlass auf das bereits bekannte Produkt an. Diese Taktik bringt das Unternehmen insgesamt weiter, einzelne Produktgruppen stellt sie jedoch schlechter:
„Mit dem Produktmanagement der Produktgruppen wurden flexible Gehälter vereinbart, die gewinnabhängig gezahlt werden“, erklärt Lorenz. „Wirft nun das bereits bekannte Produkt A aus finanzbuchhalterischer Sicht weniger Gewinn ab, braucht es eine Ausgleichszahlung zwischen den Produktgruppen, um die Kosten korrekt umzulegen.“
B.i.Team setzte diese Anforderungen als effizienten Prozess in SAP ERP um, sodass die Finanzbuchhaltung einzelne Beträge umbuchen und prozentuale Anteile bei der entsprechenden Produktgruppe rückbelastet werden. „Der Chargeback-Prozess ist so aufgesetzt, dass die Finanzbuchhaltung die Ausgleichszahlungen transparent in den Büchern hat, er aber keinen Effekt auf das Rechnungswesen oder die Kommunikation mit den Kunden hat“, resümiert Lorenz