ERP für Fertigungsunternehmen: Wie Binar Handling Standards und Sonderlösungen in einem System vereint
Ergonomische Hebelösungen, wiederkehrende Aufträge, kundenindividuelle Projekte – und alles sauber gesteuert in einem ERP-System. Was viele Fertigungsunternehmen vor große Herausforderungen stellt, hat die Binar Handling GmbH mit Microsoft Dynamics 365 Business Central praxistauglich gelöst. Mit der cloudbasierten ERP-Plattform managt das mittelständische Unternehmen sowohl Standardprozesse als auch Projekteinzelfertigungen. Darüber hinaus sorgt es für saubere Stammdaten und behält bei Intercompany-Abläufen den Überblick – mit klaren Strukturen, sinnvollen Erweiterungen und B.i.Team als erfahrenen Partner an der Seite.
Hebevorgänge leicht und sicher gestalten – das hat sich Binar Handling zum Ziel gesetzt. Dafür entwickelt das Fertigungsunternehmen ergonomische Hebe- und Handhabungslösungen, die Lasten von bis zu 600 Kilogramm kraftfrei und präzise bewegen können.
Bevor Binar Handling Microsoft Dynamics 365 Business Central einführte, bewerkstelligte das Unternehmen alle Unterlagen in Word und Excel – vom Angebot bis zur Rückverfolgung von Komponenten. Das Wissen dazu bündelte sich bei einzelnen Mitarbeitenden. „Als ich bei Binar Handling anfing, empfand ich diese historisch gewachsene Situation für mich sehr schwierig“, erinnert sich Michael Volland, der seit 2022 im Vertriebsaußendienst der Binar Handling GmbH arbeitet. „Insbesondere als neuer Mitarbeitender war ich stets darauf angewiesen, nachzufragen. Selbst einfache Angebote musste ich jedes Mal in schriftstellerischer Manier neu anlegen und formatieren.“
ERP-Einführung im Fertigungsunternehmen: vom Word-Angebot zur zentralen Plattform
Um mehr Effizienz in das Tagesgeschäft zu bringen, tastete sich das Fertigungsunternehmen an eine Standardisierung heran. „Ich habe ein altes ERP-System genutzt, um meine Angebote in einheitlicher Form zu erstellen“, berichtet Michael Volland. „Unser Geschäftsführer hat das beobachtet und festgestellt, dass es funktioniert. Daraufhin haben wir entschieden, unsere Vertriebsprozesse zu standardisieren und am Standort auszurollen.“
Um die Standardisierung nachhaltig umzusetzen, entschloss sich Binar Handling für die Einführung einer cloudbasierten ERP-Plattform. Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central – auch deshalb, weil die Binar Handling Group als Muttergesellschaft das ERP-System bereits erfolgreich einsetzt und man eine gemeinsame Neuaufstellung als zielführend bewertete. So lassen sich Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe leichter aufeinander abstimmen. Für die Einführung und Anpassung des Systems holte sich Binar Handling mit B.i.Team einen erfahrenen ERP-Partner ins Boot.
Bei der ERP-Implementierung legte das Fertigungsunternehmen Wert darauf, möglichst nah am Standard zu bleiben.
„Mit Business Central bilden wir sowohl unser Standard- als auch unser Projektgeschäft ab. Wir können unsere Betriebsperformance auswerten sowie unsere Auslastung sauber prognostizieren.“
Michael Volland, Vertriebsaußendienst bei der Binar Handling GmbH
Standardverkauf versus Projektgeschäft: zwei Prozesse, ein ERP-System
Binar Handling realisiert sowohl serien- als auch projektbezogene Aufträge. Im Standardgeschäft liefert das Unternehmen Hebesysteme und Manipulatoren, die in der Ausführung variieren. Im Individualgeschäft entwickelt und fertigt das Team kundenspezifische Greiflösungen, die exakt auf die jeweilige Anwendung abgestimmt sind. Diese Kombination erzeugt besondere Anforderungen an das ERP-System.
Die Kundenbedarfe bestehen zumeist aus kombinierten Projekten mit Standard- und Individualprodukten. Beim Standardteil wählt der Vertrieb passende Produkte aus dem bestehenden Sortiment und konfiguriert sie über Optionenstücklisten. Business Central unterstützt den gesamten Prozess – vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis hin zur Montage und Rechnungsstellung. Dabei nutzt Binar Handling die Standardfunktionen des ERP-Systems. „Wir haben unsere Hebesysteme als Vorkonfigurationen angelegt“, erklärt Michael Volland. „Die zugehörigen Stücklisten enthalten alle Komponenten, die für das jeweilige Hebesystem relevant sind.“ Ruft der Vertriebsmitarbeitende eine Stückliste auf, entfalten sich alle Varianten. Anstatt Komponenten hinzuzufügen, entfernt der Vertriebsmitarbeitende überflüssige Positionen. „Das spart Zeit und reduziert Fehler“, sagt Michael Volland.
Für die einzelnen Komponenten hinterlegt Binar Handling in Business Central zusätzliche Informationen wie Produktbilder und Beschreibungstexte. Sobald der Vertrieb ein Angebot erstellt, übernimmt das ERP-System diese Marketingdaten automatisch in das Dokument. So entstehen einheitliche, professionell aufbereitete Angebote – mit klaren Informationen für die Kunden.
„Wir wollten von Beginn an eine cloudbasierte ERP-Plattform. Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, weil unsere Muttergesellschaft das ERP-System bereits im Einsatz hatte und wir so Intercompany-Prozesse leichter abbilden können.“
Michael Volland, Vertriebsaußendienst bei der Binar Handling GmbH
Projektgeschäft mit System: individuelle Lösungen effizient abbilden
Beim individuellen Teil startet der Vertriebsprozess mit einer technischen Idee oder Skizze. Dafür hat B.i.Team gemeinsam mit Binar Handling einen passenden Ablauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt.
„Für kundenspezifische Projekte haben wir Business Central so erweitert, dass Binar Handling mit sogenannten Dummy-Artikeln arbeiten kann“, erklärt Ivan Galovic, Berater und Entwickler bei B.i.Team. Diese Artikel unterscheiden sich je nach Greifart – mechanisch, pneumatisch oder elektrisch. Sie enthalten bereits erste Aufwandsschätzungen für Konstruktion, Elektrokonstruktion, Dokumentation und Montage. „Damit kalkuliert Binar Handling frühzeitig den Deckungsbeitrag und plant den Projektverlauf effizient“, so Ivan Galovic.
Sobald ein Kunde eine Sonderlösung beauftragt, wandelt der Vertrieb den Dummy-Artikel in einen neuen, individuellen Artikel um. Dafür übernimmt er die BOM-Liste (Bill of Material) aus dem CAD-System und importiert die Stückliste in die ERP-Plattform. „Beim Import prüft Business Central, welche Komponenten bereits vorhanden sind und welche das ERP-System neu anlegen muss“, erklärt Ivan Galovic von B.i.Team.
Der Import der CAD-Stückliste löst einen konkreten Materialbedarf aus. Anschließend übernimmt der Einkauf: Er stößt die nötigen Bestellungen an, beschafft die Bauteile und organisiert die Warenzugänge. „Für projektbezogene Aufträge legen wir das Material in einem Sonderlager an“, sagt Michael Volland. „So trennen wir projektbezogene Komponenten klar vom Standardlager.“ Damit verhindert Binar Handling, dass Mitarbeitende versehentlich Teile anderweitig verwenden – und behält jederzeit den Überblick über Bestand, Bedarf und Auftragsstatus.
Intercompany-Prozesse klar geregelt: Zusammenarbeit mit der Schmalz Gruppe
Die Binar Handling GmbH und die Binar Handling Group sind Teil der Schmalz Gruppe. Im Tagesgeschäft steht sie in engem Austausch mit dem schwedischen Mutterkonzern – unter anderem bei der Beschaffung von Komponenten für projektbezogene Maschinenlösungen. Denn bestimmte Bauteile bezieht Binar Handling direkt aus Intercompany-Lieferungen von der Muttergesellschaft oder von Schwesterunternehmen innerhalb der Gruppe. Die daraus entstehenden Prozesse bildet das Unternehmen vollständig in Microsoft Dynamics 365 Business Central ab – mit klar definierten Zuständigkeiten und Abläufen.
„Beziehen wir Komponenten über die Schmalz Gruppe, buchen wir die Ware erst dann, wenn wir die Maschine an unseren Kunden ausgeliefert und fakturiert haben“, erklärt Michael Volland. Diese Vorgehensweise folgt einem klaren Prinzip: Binar Handling weist Aufwand und Ertrag gemeinsam aus – und zwar erst dann, wenn das Projekt abgeschlossen ist. So bleibt das Ergebnis pro Auftrag wirtschaftlich sauber. Gleichzeitig vermeidet das Team unnötige Lagerbewegungen und hält das System schlank.
Auch die Intercompany-Prozesse hat B.i.Team in Business Central für Binar Handling angepasst und optimiert. So erkennt das System, welche Lieferungen konzernintern erfolgen, dokumentiert deren Status und überführt die Komponenten zum passenden Zeitpunkt in Lager und Buchhaltung. Für Binar Handling bedeutet das: mehr Transparenz, klare Projektzuordnung und ein reibungsloser Ablauf – auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
„Mit Business Central schaffen wir mehr Transparenz: Wir können unsere Betriebsperformance auswerten und unsere Auslastung sauber prognostizieren.“
Michael Volland, Vertriebsaußendienst bei der Binar Handling GmbH
Kein Selbstläufer: Business Central ist ein Partnerprodukt
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central hat Binar Handling eine ERP-Plattform gewählt, die sich flexibel an die eigenen Prozesse anpassen lässt – allerdings nicht ohne Vorbereitung. „Business Central ist kein Plug-and-Play-System, bei dem man einfach Module aktiviert und loslegt“, sagt Ivan Galovic von B.i.Team. „Gerade in der Fertigung braucht es ein tiefes Verständnis der Abläufe, um das ERP wirklich sinnvoll zu konfigurieren.“
Ein zentrales Element ist die Pflege der Stammdaten – etwa von Debitoren, Kreditoren, Artikeln oder Stücklisten. Nur wenn diese Daten vollständig, konsistent und aktuell gepflegt sind, lassen sich Folgeprozesse wie Beschaffung, Fertigung oder Buchhaltung reibungslos abbilden. „Es reicht nicht, das System einmal gut aufzusetzen“, betont Ivan Galovic. „Die Stammdaten brauchen laufende Aufmerksamkeit.“
Stammdaten, Struktur, Steuerung: Wie Datenqualität Prozesse und Auswertungen trägt
Was im Alltag passiert, wenn diese Pflege fehlt, zeigen typische Beispiele: Bleibt bei einem Kreditor die Buchungsgruppe leer, lässt sich die Rechnung nicht verarbeiten. Wird ein Artikel doppelt angelegt – einmal mit der Einheit Stück, einmal mit Meter – entstehen Unstimmigkeiten in Lager und Kalkulation. Und wenn ein Auftrag keine Dimension erhält, taucht er im Reporting an der falschen Stelle auf oder fehlt ganz. Solche Probleme lassen sich mit klaren Regeln und regelmäßigen Datenchecks vermeiden – aber sie erfordern Disziplin. „Stammdatenpflege ist kein Projekt, sondern eine Haltung“, fasst Ivan Galovic von B.i.Team zusammen.
Darüber hinaus spielt die Arbeit mit Dimensionen eine zentrale Rolle. Business Central ermöglicht es, Geschäftsvorfälle systematisch nach Kriterien wie Projekt, Produktlinie, Abteilung oder Standort zu klassifizieren. Wer diese Funktion konsequent nutzt, schafft die Grundlage für präzise Auswertungen, transparente Kostenrechnung und fundierte Entscheidungen.
„Wenn wir sowohl unsere Stammdaten pflegen als auch unsere Dimensionen sauber setzen, erzielen wir eine Transparenz, von der sowohl das Controlling unserer Muttergesellschaft als auch die Kollegen hier vor Ort profitieren“, sagt Michael Volland. „So kann jeder im Vertretungsfall ins System gehen und sieht sofort, worum es geht. Außerdem können wir Auswertungen erzeugen, die unsere Betriebsperformance sichtbar machen – und auf Basis unserer Verkaufschancen den Sales-Funnel betrachten. Das hilft uns, unsere Auslastung zuverlässig zu prognostizieren und Kapazitäten zu steuern.“
Über die Binar Handling GmbH
Die Binar Handling GmbH mit Sitz in Staufenberg ist ein mittelständisches Fertigungsunternehmen, das sich auf ergonomische Hebe- und Handhabungslösungen spezialisiert hat. Mit einer breiten Palette an Standardprodukten sowie individuell entwickelten Greifsystemen ermöglicht das Unternehmen effiziente, präzise und kraftfreie Lastbewegungen bis zu 600 Kilogramm. Die Lösungen kommen in verschiedensten Industrien zum Einsatz – etwa in der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrttechnologie und industriellen Produktion.
Als Tochtergesellschaft der schwedischen Binar Handling Group ist das Unternehmen Teil der international tätigen Schmalz Gruppe. Neben dem Hauptsitz in Staufenberg betreibt Binar Handling eine Betriebsstätte in Untergruppenbach.
