Fachartikel: Datenmanagement im Wandel von ERP-Systemen
In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen einem ständigen Wandel unterworfen, maßgeblich bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems oder durch den Wechsel auf modernere Versionen einer bereits existierenden Lösung (Update). Während diese Veränderungen essenziell sind, um auf einem aktuellen und wettbewerbsfähigen Stand zu bleiben, ist es ein zentrales Anliegen die nahtlose Überführung von Daten zu gewährleisten, um die Kontinuität operativer Geschäftsprozesse sicherzustellen. Dabei stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Daten effizient und präzise zu übertragen, ohne dabei wertvolle Informationen zu verlieren. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte der Datenmigration und Datenübernahme beleuchten und die Möglichkeiten aufzeigen, wie Unternehmen diese Prozesse erfolgreich bewältigen können.
Vorbereitungsschritte eines System- bzw. Versionswechsels
Ein Systemwechsel ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und umfassende Analyse erfordert. Die wichtigsten Herausforderungen denen Unternehmen initial gegenüberstehen sind die folgenden:
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Datenqualität und -integrität sicherstellen: Bevor Daten übernommen werden können, ist es entscheidend sicherzustellen, dass sie von hoher Qualität und Integrität sind. Dies beinhaltet die Überprüfung auf Ungenauigkeiten, Dubletten und Inkonsistenzen, um sicherzustellen, dass nur relevante und korrekte Daten übertragen werden.
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Berücksichtigung von Anpassungen und Änderungen: Im Laufe der Zeit unterliegen Geschäftssysteme kontinuierlichen Anpassungen und Änderungen, sei es durch Updates, Erweiterungen oder individuelle Konfigurationen. Bei der Überführung zwischen zwei Systemen müssen diese Anpassungen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden.
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Zeit- und Ressourcenmanagement: Das Neuaufsetzen eines ERP-Systems kann zeitaufwändig sein und erfordert oft eine erhebliche Investition an Ressourcen. Es ist wichtig, realistische Zeitpläne zu erstellen und die erforderlichen Ressourcen angemessen zuzuweisen, um Verzögerungen und Engpässe zu vermeiden.
Sobald über diese Punkte Klarheit herrschen, steht man nun vor der Entscheidung zwischen einer standardisierten Datenmigration und einer individuellen Datenübernahme.
Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Datenmigration
Die Datenmigration bezieht sich auf den Prozess, bei dem Daten über standardisierte Übertragungsmöglichkeiten oder Upgrade-Pfade überführt werden. Hierbei wird durch den Systemanbieter bereits eine Schnittstelle geschaffen, um die Datenübertragung auf standardisiertem Wege zu ermöglichen. Somit ist die Datenmigration effizient und durch wenig Verwaltungsaufwand gekennzeichnet. Datenanpassungsmöglichkeiten und individuell entwickelte Datenstrukturen sind jedoch im Rahmen der Datenmigration meist nicht unterstützt und es muss separat entschieden werden wie damit verfahren wird. Eine Datenmigration ist also fast ausschließlich nur möglich, wenn das System identisch bleibt und lediglich ein Update auf eine neue Version vorgenommen wird, wie z.B. von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Im Falle einer Datenmigration bei noch mangelnder Datenqualität und -integrität bietet es sich an noch im Altsystem Schritte zur Gewährleistung dieser Punkte vorzunehmen.
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Standardisierung: Die Migration folgt einem vorgegebenen Pfad, der von dem ERP-Systemanbieter definiert wird. Dieser Pfad ist darauf ausgerichtet, die vorhandenen Daten so effizient und sicher wie möglich in die neue Systemumgebung zu überführen.
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Zeit- und Kostenersparnis: Aufgrund der Standardisierung und Automatisierung kann die Datenmigration relativ schnell und kosteneffizient durchgeführt werden, vorausgesetzt, die bestehenden Daten entsprechen der standardisierten Struktur.
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Geringe Flexibilität: Durch die in den vorherigen beiden Punkten erwähnten Eigenschaften, gestalten sich individuelle Anpassungen der Daten und eine Selektion einer Teilmenge von Daten in dem Rahmen einer Datenmigration schwierig.
Datenübernahme: Individuell, kundenfokussiert & flexibel

Im Gegensatz zur Datenmigration stellt die Datenübernahme einen Prozess dar, bei dem keine standardisierten Übertragungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Dies ist in der Regel bei einem Systemwechsel, z.B. einer Neueinführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central, der Fall. Der Erfolg dieses Prozesses erfordert daher die Auseinandersetzung mit einer ganzheitlichen Datenübernahmestrategie. Sie beinhaltet die sorgfältige Auswahl relevanter Tabellen und die mögliche Umstrukturierung von Daten, um sie an die Anforderungen des neuen ERP-Systems anzupassen. Eine Stärke der Datenübernahme ist die Flexibilität, die sich auch bei der Anbindung von Daten aus verschiedensten Quellen bzw. von Quellen ohne standardisierte Datenmigration widerspiegelt.
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Individualisierung: Die Datenübernahme ist ein maßgeschneiderter Prozess, der spezifisch auf die Bedürfnisse und die bestehende Datenstruktur des Unternehmens abgestimmt wird.
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Intensive Abstimmungsarbeit: Dieser Prozess erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter oder Berater. Gemeinsam werden relevante Daten identifiziert, Auswahlentscheidungen getroffen und etwaige Anpassungen der Datenstruktur definiert.
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Flexibilität und Präzision: Die Datenübernahme bietet die Möglichkeit, gezielt Daten auszuwählen und zu übertragen, was zu einer höheren Datenqualität im neuen System führen kann. Dies kann jedoch zeitaufwändiger und kostenintensiver sein als die standardisierte Migration.
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Übernahme als Chance: Im Zuge der Datenübernahme besteht nicht nur die Möglichkeit sich veralteten Daten zu entledigen, sondern auch die Qualität der relevanten Daten zu verbessern, bevor diese im neuen System genutzt werden.
Kontinuierliche Überwachung und Validierung
Egal ob standardisierte Datenmigration oder individuelle Datenübernahme, sobald die Daten im neuen System sind ist es wichtig diese kontinuierlich zu überwachen und zu validieren, um Fehler und Ineffizienzen in operativen Prozesse zu vermeiden.
Wie die Datenqualität in Microsoft Dynamics 365 Business Central effektiv analysiert und optimiert werden können erfahren Sie in unserer Daten-Sprechstunde.
Als Alternative zur Datenüberführung besteht auch die Möglichkeit mit Hilfe von Power BI und Fabric Daten aus dem neuen System und altem System zu kombinieren bzw. zu verschmelzen, um eine systemübergreifende Analyse durchzuführen. Auch hierüber sprechen wir in unser Daten-Sprechstunde.
Fazit
Die Datenmigration und Datenübernahme sind komplexe Aufgaben, die eine sorgfältige Planung, Analyse und Umsetzung erfordern. Unternehmen können von bewährten Praktiken profitieren, die ihnen helfen, die Herausforderungen zu meistern und die Chancen zu nutzen, die sich aus ERP-Implementierungen und Systemupdates ergeben. Mit einer ganzheitlichen Datenübernahmestrategie und dem richtigen Einsatz von Tools und Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten erfolgreich und effizient überführt werden, um die Kontinuität ihrer Geschäftsprozesse zu gewährleisten und einen Mehrwert aus ihren Daten zu generieren.
B.i.Team ist Ihr erfahrener Partner für Datenmigration, Datenübernahme und Datenverschmelzung. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen im Bereich ERP, BI und Datenhistorie zu erfahren.
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Steffen Krause
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