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Die Schlüsselrolle von Change Management für Digitalisierungs- und IT-Projekte

Die digitale Transformation hat sich zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen entwickelt, insbesondere im Mittelstand. Dieser Wandel betrifft nicht nur technologische Aspekte, sondern erfordert auch eine tiefgreifende Veränderung in der Organisationsstruktur und -kultur. Dieser Fachartikel wirft einen detaillierteren Blick auf die zentralen Elemente erfolgreichen Change Managements in IT-Projekten, mit Fokus auf ERP-Einführungen und Daten-Projekten im Mittelstand.

Change Management: eine Definition

Bevor wir uns in die Details vertiefen, werfen wir einen Blick auf die grundlegende Definition von Change Management. Dieser Begriff bezeichnet einen strukturierten Ansatz zur Veränderungen in Organisationen. Ziel des Change Managements ist es, sicherzustellen, dass diese Veränderungen effektiv und nachhaltig sind, während gleichzeitig die Mitarbeitenden aktiv einbezogen, unterstützt und befähigt werden.

Befähigung durch Stakeholder-Partizipation

Eine nachhaltige Veränderung beginnt mit einer klaren Vision, die nicht nur die Führungsebene, sondern auch die Mitarbeitenden tragen. Die aktive Einbindung und Befähigung der Stakeholder spielen hierbei eine zentrale Rolle. Ein partizipativer Ansatz ermöglicht es, die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zu berücksichtigen und schafft somit eine gemeinsame Ausrichtung auf die angestrebten Veränderungen. Alle relevanten Stakeholder müssen zunächst verstehen, warum die Veränderung notwendig ist. Die Möglichkeit diese Veränderung dann aktiv mitzugestalten, steigert erheblich die Akzeptanz und Bereitschaft.

„Nur 5 Prozent der Führungskräfte sind sich ihrer Verantwortung für die aktive Einbindung von Mitarbeitern voll und ganz bewusst.“ 

Quelle: Horváth AG: Change Management. Der Mensch im Mittelpunkt der digitalen Transformation. Mai 2020

Change Management als Schlüssel für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Veränderungen können bei Mitarbeitenden Unsicherheit und Widerstand hervorrufen. Ein effektives Change Management ist daher unerlässlich, um den Menschen in diesem Wandel eine klare Orientierung zu bieten, Ängste abzubauen und die Motivation aufrechtzuerhalten. Wie Kerstin Thinnes, Expertin für Change Management bei rpc, betont: „Eine gelungene Veränderung erfordert nicht nur die Implementierung neuer Technologien, sondern vor allem die Befähigung und Einbindung der Mitarbeiter*innen.“ Gerade bei ERP-Projekten nehmen Organisationen viel Geld in die Hand, um zentrale Unternehmensprozesse zu digitalisieren und zu verbessern. Um Zeit und damit auch Geld zu sparen, gilt es ein Scheitern zu vermeiden; wie es die Postbank bei ihrem „SAP-Projekt“ oder der Mineralölspazialist Liqui Moly bei der Einführung von „Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations“ erlebt haben. 

„Häufig ist es dann nur so, dass die Endnutzer*in denkt, okay, jetzt haben die sich schon wieder was Tolles überlegt da oben. Und ich muss es dann umsetzen.

Aber warum? Die überlegen sich natürlich was Wichtiges. Das hat alles seinen Sinn. Aber dieser Sinn kommt häufig nicht bei Endnutzer*innen an. Und das führt dazu, dass das Potenzial nicht ausgeschöpft wird und das eigentliche Ziel dieses neuen Systems verfehlt wird. Und dann ist ganz, ganz viel Geld, was investiert wurde, in den Sand gesetzt.“

Kerstin Thinnes, Senior Managerin & Leiterin des Fachbereichs Change Management bei rpc - The Retail Performance Company GmbH 

Das Phasen-Modell für erfolgreiche Organisationsveränderungen

Die strukturierte Umsetzung von Veränderungen kann in vier Schlüsselphasen erfolgen:

  1. Vorbereitung: In dieser Phase gilt es, die Organisation auf die Veränderung vorzubereiten. Dies beinhaltet die Klärung von Zielen, die Identifikation der Stakeholder und die Schaffung einer transparenten Kommunikation.
  2. Umsetzung: Hier werden die geplanten Veränderungen aktiv umgesetzt. Eine klare Kommunikation, Schulungen und begleitende Maßnahmen sind entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
  3. Stabilisierung: Nach der Umsetzung ist es wichtig, die Veränderungen zu weiter zu begleiten. Das bedeutet, sicherzustellen, dass die neuen Prozesse effektiv funktionieren und eventuelle Anpassungen vorzunehmen.
  4. Verankerung: Die vierte Phase beinhaltet die Verankerung der Veränderungen im Unternehmensalltag. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung, Evaluierung und Anpassung, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse nachhaltig implementiert sind.

Bei allen vier Phasen unterstützen klar definierte Messwerte (KPIs): Zunächst, um die Ziele klar zu definieren. In den Folgephasen helfen Analysen dann dabei, zu verstehen, ob getroffene Maßnahmen Wirkung zeigen und die gewünschte Akzeptanz bewirken beziehungsweise die gewünschte Veränderung eintritt.

Fazit: Change Management als Herzstück des nachhaltigen Wandels durch Digitalisierungs- & IT-Projekte

Digitalisierung verspricht nicht nur effiziente Prozesse, sondern auch eine agile Zusammenarbeit und datengetriebene Entscheidungen. Insbesondere bei ERP-Einführungen im Mittelstand spielt die Digitalisierung eine zentrale Rolle für die Modernisierung von Geschäftsprozessen. Nur ein umfassender Ansatz, der Change Management als integralen Bestandteil der digitalen Transformation betrachtet, schafft eine Grundlage für nachhaltige Veränderungen mit Hilfe neuer Technologien.

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Marius Neufert

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