Digitalisierung im Accounting: Tipico automatisiert Belegverarbeitung

Automatische Texterkennung reduziert manuelle Arbeit

Gehen nun Rechnungen im Papierformat bei Tipico ein, scannt das Team diese ein. Anstatt aufwändigen Abtippens liest Continia Document Capture die Textelemente automatisiert aus und gleicht sie mit vorhandenen Daten im angeschlossenen ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central ab. Dabei kommt OCR-Technologie zum Einsatz. OCR steht für Optical Character Recognition und ist eine Technologie zur Texterkennung. Das Matching zwischen dem Rechnungssteller und bereits bekannten Stammdaten erfolgt beispielsweise über den Unternehmensnamen, die Adresse oder die Kreditorennummer.

„Wir müssen nun lediglich die durch OCR ausgelesenen Textelemente prüfen und gegebenenfalls korrigieren“, berichtet Jonida Topi, Projektleiterin für Accounting-Projekte bei Tipico in Deutschland. Mit jeder Prüfung und Korrektur lernt die OCRTechnologie dazu und wird so von Mal zu Mal genauer. Das Schöne an Continia Document Capture ist, dass es nicht nur die Belegkopfdaten ausliest, sondern auch die kompletten Bewegungsdaten. Dafür hat Tipico gemeinsam mit B.i.Team die gewünschten Informationen definiert. So identifiziert das Tool alle wichtigen Standard-Daten wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Darüber hinaus liest Continia Document Capture Netto- und Bruttobeträge sowie die Mehrwertsteuer und Beschreibung aus. Es erkennt, ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt.

Vom Scan ins E-Mail-Postfach: automatisierte Belegverteilung

Während das Accounting-Team direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Navision) arbeitet, gibt es User, die keinen Zugriff auf das ERP-System haben. Diese User erhalten über ein Web-Portal Zugang zu den Belegen. Sie scannen und prüfen ihre Belege quasi über eine „Browser-Schnittstelle“. Auf diese Weise lassen sich alle Belege auch mobil und damit bequem von unterwegs aus prüfen. „Im Zuge des Roll-outs haben wir alle User im Umgang mit Continia Document Capture geschult“, erklärt Jonida Topi. „Insbesondere von den Web-Portal-Nutzern kam das Feedback, dass das System sehr einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sie empfinden es selbsterklärend und sehr effizient.“

Der analoge Rechnungsfreigabeprozess dauerte früher mitunter Wochen, denn nach der manuellen Erfassung wanderte der Beleg oft noch im Papierformat durch verschiedene Abteilungen, die die Rechnung freigeben mussten. Der Bearbeitungsstatus wurde mit Hilfe von Excel-Tabellen verfolgt. Durch die automatische Belegverarbeitung hat sich dieser Prozess auf wenige Tage verkürzt und die Effizienz enorm gesteigert. Wird der Beleg eingescannt, befindet er sich nicht nur direkt im System, sondern generiert zugleich auch eine E-Mail. „Anhand von Kreditorennummer und Kostenstelle routen wir die E-Mail intern sofort an die richtigen Ansprechpartner“, führt Jonida Topi weiter aus. „So erhalten diese die weitergeleitete Eingangsrechnung unmittelbar als PDF und können sie über einen direkten Link zum Web-Portal freigeben. Dadurch sieht das Accounting-Team stets, was der Status einzelner Rechnungsprüfungen ist.“ Das ist ein enormer Vorteil für eine Unternehmensgruppe wie Tipico, da es in einer Konzernstruktur diverse unterschiedliche Genehmigungs- und Freigabestufen geben muss.

Komplexe Genehmigungsprozesse mit elektronischer Belegverarbeitung automatisieren

Jonida Topi erklärt den Prozess näher: „Anhand des Rechnungsbetrags haben wir verschiedene Freigabestufen definiert. Je nach Betrag müssen eine oder mehrere Personen den Beleg prüfen und frei geben.“ Dank der automatischen Belegverarbeitung spart sich das Accounting-Team viel manuelle Arbeit. „Unser Team ist sehr technik- und technologieaffin“, freut sich Mark Schiedel. „Die gewonnene Zeit investieren wir in neue Digitalisierungsprojekte, die herkömmliche Prozesse verschlanken und automatisieren.“ Seine Planstellen konnte der Head of Accounting & Tax so signifikant reduzieren: Anstatt des reinen Abarbeitens von Standardprozessen, haben alle Teammitglieder mehr Zeit und Raum für ihre fachlichen Aufgaben und Weiterentwicklung. Das macht zufrieden. „Mit Hilfe von B.i.Team und Continia Document Capture haben wir einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung unseres Purchase-to-Pay-Prozesses erreicht“, resümiert Mark Schiedel.