SAP Investitionsmanagement - Transparenz durch aktive oder passive Verfügbarkeitskontrolle für Kosten und Investitionen
Die SAP Komponente Investitionsmanagement dient zur Unterstützung des Planungs- und Budgetierungsprozesses von Investitionen und Kosten. Der Begriff “Investition“ darf nicht nur buchhalterisch oder steuerlich verstanden werden. Die Planungs- und Budgetierungsfunktionen sind ebenso für nicht aktivierungspflichtige Anteile, wie z.B. Instandhaltung, R&D, Ausbildung oder Marketing-Kosten nutzbar.
Durch die auffällig hohe Integration (siehe Abbildung 1) mit anderen SAP Komponenten wird ein durchgängiger Prozess geschaffen. Es besteht vom Investitionswunsch bis nach dessen Realisierung mit dem Standard Reporting jederzeit Transparenz der Kosten- und Investitionssituation im Unternehmen.
Daneben ist die Integration eine Erleichterung bei der Stammdatenanlage. Einmal eingegebene Ausprägungen werden an die Folgeobjekte vererbt. Darunter zählen auch zwölf Benutzerfelder, die je nach Wunsch ausgeprägt werden können.
Abbildung 1: Integration der SAP-Standardkomponente IM
Neben altbekannten CO-Objekten werden zwei zusätzliche IM-Objekte, das Investitionsprogramm und die Maßnahmenanforderungen, verwendet. Ein Investitionsprogramm wird typischerweise für ein Jahr angelegt und sammelt mit den zugeordneten Maßnahmenanforderungen zunächst alle Planwerte für das entsprechende Jahr. Eine Maßnahmenanforderung kann man als Investitions- bzw. Ausgabenwunsch für das entsprechende Jahr betrachten.
Die Erfassung der Maßnahmenanforderungen kann zentral oder dezentral, unterjährig für das laufende Jahr oder das Folgejahr erfolgen. Bereits nach Erfassung der Maßnahmenanforderung mit einem Planwert kann eine Abschreibungssimulation erfolgen. Eine Übernahme der Plan-Afa in die Gemeinkostenplanung ist somit möglich.
Nach Genehmigung der Maßnahmenanforderung, mit oder ohne Workflow, kann ein mehrstufiger bottom-up und top-down Prozess stattfinden. Planwerte können von Maßnahmenanforderungen in das Programm übernommen und dort verändert werden. Daraus entsteht das Gesamt-Budget im Investitionsprogramm, das danach an die einzelnen Maßnahmenanforderungen verteilt werden kann.
Direkt aus einer Maßnahmenanforderung heraus, werden die Realisierungsobjekte angelegt. Dies können CO-Innenaufträge, PSP-Elemente oder PM-Aufträge sein. Die dazugehörigen Anlagen im Bau, können im gleichen Schritt automatisch mit angelegt werden. Von der Maßnahmenanforderung werden alle wesentliche Stammdatenfelder an die Realisierungsobjekte und der Anlage im Bau vererbt. Dadurch ist der Pflegeaufwand minimal.
Die Realisierungsobjekte dienen bis zur Abrechnung am Monatsende als Kontierungsobjekt für Bestellungen oder Direktkontierungen. Die Obligo-Verwaltung und die Verfügbarkeitskontrolle finden ebenso dort statt. Aktivierungspflichtige Anteile können nach Fertigstellung der Anlage einzelpostengerecht in der Anlagenbuchhaltung aktiviert werden. Nicht aktivierungspflichtige Anteile werden in die Kostenrechnung abgerechnet.
Die passive Verfügbarkeitskontrolle ist die periodische Kontrolle der bereits angefallenen Beträge in SAP Reports. Im Vorgang werden zusätzlich, je Überschreitung, Hinweismeldungen ausgegeben. Zusätzliche Meldungen, wie beispielsweise eine Warnung bei Ausschöpfung von 80% oder eine Mail an den Budget-Verantwortlichen bei 100% sind möglich. Weitere Verfügungen und somit Budgetüberschreitungen sind aber nicht eingeschränkt.
Bei aktiver Verfügbarkeitskontrolle wird bereits bei Erfassung des Vorgangs verhindert, dass Budgetwerte überschritten werden. Dies ist als Fehlermeldung umgesetzt, die direkt im Vorgang erscheint und das Abspeichern verhindert. Verfügungen, die das Budget überschreiten sind in diesem Fall nicht möglich. Der aktuelle Stand der Verfügungen und des noch verfügbaren Budgets sind über Reports der passiven Verfügbarkeitskontrolle abrufbar.
In vielfältigen Standard Reports werden nach Erfassung einer Bestellung Budget-, Obligo-, Verfügt- und Verfügbar-Beträge angezeigt. Nach Buchung der Eingangsrechnung zur Bestellung, wird das Obligo aufgelöst und die Beträge in der Spalte sind ausgewiesen.
Dies führt zu einer Transparenz von budgetierten Investitionen und Kosten. Budgetüberschreitungen sind entweder bei passiver Verfügbarkeitskontrolle schnell und jederzeit zu entdecken, oder werden bei aktiver Verfügbarkeitskontrolle unmöglich gemacht. Aufwändige Excel-Auswertungen, deren Formeln periodisch aktualisiert werden müssen und nach Erfassung eines neuen Vorgangs obsolet sind, können entfallen.
Bildquelle: http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/de/2a/f9f273493111d182b70000e829fbfe/frameset.htm