Kosteneinsparung mit neuem einheitlichen Datenformat für die elektronische Rechnung

ZUGFeRD” („Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland“), heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen, das ab sofort als Release Candidate für alle interessierten Unternehmen zur Verfügung steht. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat diese Version unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.) entwickelt. Mit dem neuen Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Das neue Datenformat ZUGFeRD soll die Kosten der Rechnungsstellung senken und das Rechnungswesen künftig effizienter machen sowie Bürokratien abbauen.

Das neue Datenformat zeichnet sich durch 3 wesentliche Punkte aus:

1. Die visuelle Darstellung der Rechnungsdaten erfolgt über ein PDF/A-3-konformes Dokument. Es bildet die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form ab und ist langzeitarchivierbar.
2. Die Rechnungsdaten sind im XML-Format mit Bezug auf das gesamte Dokument über ein so genanntes File Specification Dictionary in die PDF/A-Datei eingebettet. In der Version 1.0 des ZUGFeRD-Standards ist pro PDF/A-3 Dokument nur die Einbindung eines Rechnungsdatendokuments zulässig. Grundsätzlich ist es jedoch möglich, PDF/A-3 als Container für mehrere Dateien zu nutzen. Somit können beispielsweise auch Informationen zur Rechnungsprüfung in PDF/A-3 gebündelt werden. Der große Vorteil: XML ist maschinenlesbar und lässt sich somit ohne Medienbrüche automatisch weiterverarbeiten.
3. Die Beschreibung des Dokuments als ZUGFeRD-konforme Rechnung erfolgt mittels eines spezifischen XMP-Erweiterungsschemas sowie entsprechender XMP-Metadaten. Dafür sind sämtliche, auch individuelle Metadaten in XMP-Form einzubetten. Das XMP-Erweiterungsschema muss die PDF/A-Eigenschaft und die Konformitätsstufe explizit enthalten. Dadurch kann man das PDF/A-3-Dokument als ZUGFeRD-Rechnung identifizieren. Die Version des ZUGFeRD-Standards wird deutlich, ebenso wie die dokumentenweiten Metadaten. Dazu gehören der Name der eingebundenen Rechnungsdatei, die Rechnungsnummer, über die die Rechnung identifiziert wird, und das Rechnungsdatum.

Dank der ZUGFeRD-XML-Daten können die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden - bis hin zur Buchung. Dadurch entfällt zusätzliches Erfassen. Medienbrüche werden sowohl auf der Versender- als auch auf der Empfängerseite vermieden. Die Prozesse sind weniger fehleranfällig und kostengünstiger. Man geht davon aus, die Verarbeitungskosten einer Papierrechnung von über 20 Euro mit ZUGFeRD auf etwa zwei Euro senken zu können. Zudem kann der Zahlungsverkehr schneller abgewickelt werden; Skontofristen lassen sich besser einhalten.

Je mehr Unternehmen es einsetzen, desto stärker wird es zur Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Dies wiederum könnte die Basis für die Zusammenarbeit im Geschäftsleben verändern: Wer in der Lage ist, das neue Format zu versenden und empfangen, ist gegenüber Wettbewerbern, die Rechnungen noch in Papierform versenden, im Vorteil - auch auf internationaler Ebene.

Der „Release Candidate“ kann bereits zur Erstellung entsprechender Anwendungen genutzt werden. Nach Stellungnahme von Verbänden und öffentlicher Verwaltung ist die endgültige Fertigstellung des Datenformats für den Beginn des Jahres 2014 geplant.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten “Message User Guidelines” (MUG). Das ZUGFeRD-Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse vorantreiben.

Quelle: Computerwoche 19.04.2013
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