Opt-in-Funktionen

Seit Anfang September gilt das novellierte Bundesdatenschutzgesetz. Es beinhaltet Regeln für Unternehmen, die Interessenten aktiv akquirieren, das heißt direkt, telefonisch oder per Mail, kontaktieren und ihre Leistungen anbieten. In Deutschland gilt das Opt-In-Verfahren. Das heißt, der Adressat muss aktiv, z. B. durch Ankreuzen, sein Einverständnis erteilen. Nicht zulässig ist das Opt-out, das heißt, eine voreingestellte Formulierung wie "ich bin einverstanden", die man wegstreichen muss, damit sie nicht mehr gilt. Daher ist es wichtig, sich mit dem Thema Opt-in zu befassen, denn bei Nichtbeachtung drohen Strafen.

Für die praktische Umsetzung in den genutzten IT-Systemen gilt, dass der vorhandene Datenbestand zügig um die relevanten Opt-in-Informationen ergänzt werden sollte und dass entsprechende Prüffunktionalitäten eingeführt und eingehalten werden.

Grundsätzlich muss die Einwilligung zur Kontaktaufnahme und zur Nutzung der Kontaktdaten für Werbezwecke vorliegen und nachweisbar dokumentiert sein. Der Angesprochene muss zu jeder Zeit der Nutzung widersprechen können (und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder der Kontaktaufnahme zustimmen). Die Zustimmung oder Ablehnung ist ggf. für verschiedene Arten der Kommunikation (Telefonat, Mail, Brief) zu unterscheiden. Das Unternehmen ist in der Nachweispflicht, das bedeutet auch, dass die Art der Zustimmung und das Datum der Zustimmung, oder auch der Ablehnung dauerhaft und auswertbar festgehalten werden müssen. Diese Vorgaben gelten nicht nur für Kundendaten, sondern insbesondere für solche Kontakte, mit denen das Unternehmen Kontakt aufnehmen will, um sie als Kunden zu gewinnen.

Im B2B-Umfeld kann eine Einwilligung auch auf Grund der bestehenden Kundenbeziehung abgeleitet werden.

Für Marketing- und Vertriebsaktionen, meist als Kampagne bezeichnet, ergibt sich daraus die Notwendigkeit der gezielten Verwendung.

Lösungsansatz von SAP (für SAP CRM):
Mit dem EHP1 für SAP CRM 7.0 bietet SAP eine über Standardfunktionen abgedeckte Möglichkeit zur Verwaltung von Opt-in-/Opt-out-Informationen. Die sogenannten Marketing-Einwilligungen berücksichtigen dabei wichtige Aspekte, wie Integration und Automation.