Dokumentation von Software

Wie sieht es mit der Dokumentation in Ihrem Unternehmen aus?

Fragt man bei Anwendern oder in der IT-Abteilung nach Dokumentationen, bekommt man oft eine unvollständige, nicht aktuelle oder unstrukturierte Sammlung von Files und Ordnern gezeigt.
Schlimmsten Falls gibt es so gut wie keine Dokumentation; mit Begründungen wie „Wir benutzen nur Standard“ oder „Das wissen wir doch“.
Das ist nicht nur ein Problem von SAP-Systemen, sondern betrifft anpassbare Software aller Hersteller, wie auch Eigenentwicklungen.

Gründe für mangelnde Dokumentation sind vielfältig:

• In IT-Projekten liegt der Fokus zunächst darauf, ein funktionierendes System zur Verfügung zu stellen. Dokumentation wird hierbei meistens hinten angestellt.
  
• Programme und IT-gestützte Prozesse müssen häufig angepasst werden, die Dokumentation dieser wird in der Regel nicht angepasst. 
• IT-Mitarbeiter befürchten, dass man durch gute Dokumentation seine Arbeit und damit sein Wissen offen legt und austauschbar wird.
  
• Das Schreiben von Benutzerhandbüchern, Prozessbeschreibungen, Realisierungskonzepten o.ä. ist ein monotoner und langwieriger Prozess, für welchen meistens die Zeit fehlt
  
• Oftmals gibt es keine Richtlinien, Ablagestrukturen und Vorlagen.
  

Diese Themen kommen sehr häufig vor, rächen sich allerdings, wenn ein Fehler auftaucht, man diesen beheben muss und keine ausreichende Dokumentation vorfindet. Lassen Sie es gar nicht erst soweit kommen…

Warum dokumentieren?

Eine durchgängige Dokumentation ist für Ihr Unternehmen ein entscheidender Wert.

• eine gute Anwenderdokumentation schafft Vertrauen bei den End Usern
  
• hierdurch kann Trainingsaufwand reduziert werden
  
• Aus diesem Grund ist mit weniger Support-Anfragen zu rechnen.
  
• Vermeidung, das Prozesse verloren gehen und „Workaround“ entsteht
  
• die Technische Dokumentation kann sichergestellt werden, dadurch sinkt der Aufwand von IT und Fachabteilungen
  

Wie dokumentieren?

Standard-Transaktionen und das Systemverhalten sind oft schon ausreichend über die SAP eigene Dokumentation beschrieben, welche als F1-Hilfe oder online, jedem zur Verfügung steht.

Jeder Softwareentwicklungs- und Wartungsprozess sollte zugleich ein Dokumentationsprozess sein. Dokumentieren als eine eigene, getrennt auszuführende Aufgabe anzusehen, ist jedoch nicht qualitätsfördernd. Es gibt Best-Practice Ansätze aus der alltäglichen Praxis, den Dokumentationsprozess zu verbessern, aber auch spezielle Tools und Werkzeuge, welche Sie hierbei unterstützen können.

Die Berater/innen von B.i.TEAM finden gemeinsam mit Ihnen den für Ihr Unternehmen praktikabelsten Ansatz und unterstützen Sie bei Ihren Dokumentationsprozessen.

Sprechen Sie uns an; wir stehen Ihnen gerne mit unserem Wissen zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Anfragen unter der Telefonnummer +49 721 2 76 62-0.