Vielfach unterschätzt - Wiederkehrende Buchungsblätter in Microsoft Dynamics NAV
Vom Gesetzgeber ist vorgegeben, dass alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, mit den Methoden der Buchführung sachlich und zeitlich geordnet erfasst werden.
In Microsoft Dynamics NAV gibt es hierfür eine Funktion, deren Potential oftmals nicht ausgeschöpft wird – die so genannten wiederkehrenden Buchungsblätter. Der Wirkungsbereich dieser Buchblätter beschränkt sich hierbei nicht nur auf die Finanzbuchhaltung.
In Microsoft Dynamics NAV können wiederkehrende Buch.-Blätter in vielen Bereichen eingesetzt werden. Hierzu gehören die folgenden Buchblätter:
- Wiederk. Fibu Buch.-Blätter
- Wiederk. Anl. Buch.-Blätter
- Wiederk. Artikel Buch.-Blätter
- Wiederk. Ressource Buch.-Blätter
- Wiederk. Kapazitäts Buch.-Blätter
- Wiederk. Fertigungsauftrag-Verbrauchs Buch.-Blätter
- Wiederk. Fertigungsauftrag-Istmeldungs Buch.-Blätter
- Wiederk. Projekt Buch.-Blätter
Im Allgemeinen können Sie mit dem wiederkehrenden Buch.-Blatt regelmäßig und unregelmäßig aber wiederkehrend auftretende Buchungen vorbereiten. Dies reicht von Vorlagen, die lediglich um einige Daten ergänzt werden müssen, bis hin zu vollständigen Buch.-Blättern, die für regelmäßige periodische Buchungen fertig vorbereitet werden können.
Gerade bei den monatlichen Abschlüssen oder beim Jahresabschluss gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie die Flut der einzugebenden Daten reduzieren können. Erstellen Sie sich einmal Vorlagen für z. B. zu buchende Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen, Korrekturbuchungen usw. und verwenden Sie diese jeden Monat und jedes Jahr wieder. Sie schließen den Kreis, indem Sie die Rückbuchungen nach den Monatsabschlüssen direkt mit den vorhandenen Funktionsmöglichkeiten einbinden.
Weitere Beispiele für Buchungen in der Finanzbuchhaltung, die vollständig vorbereitet werden können, sind z. B. periodisch auftretende Ausgaben und Einnahmen wie Büromiete, Auto-Leasing, Abonnements, Strom, Heizung usw. Dabei stehen einmal eingegebene Daten wie z. B. Konten, Beschreibungen, Beträge usw. zur Verfügung. Sie können sogar Splittings abbilden und das Buchungsdatum über eine Regel automatisch befüllen lassen. Sie können zudem einen fixen Zeitraum für die regelmäßigen Buchungen festlegen, womit Sie beispielsweise Ratenzahlungen abbilden können.
Nicht nur die vollautomatische Lösung bietet Ihnen Vorteile. Erstellen Sie z. B. Vorlagen für unregelmäßige, aber immer wieder aufkommende Buchungen, bei denen Sie Zeit bei der Eingabe der nötigen Daten sparen können. Vermeiden Sie zudem Eingabefehler, indem Sie einfach die Menge der einzugebenden Daten reduzieren. Was für die Belange der Finanzbuchhaltung gilt, trifft natürlich auch in gleichem Maße auf die anderen oben genannten Bereiche der wiederkehrenden Buch.-Blätter zu. Hier können Sie in den entsprechenden Bereichen die gleiche Funktionalität nutzen und mit Vorlagen und Automatismen die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern.
Wiederkehrender Bestellvorschlag:
Eng verwand mit den oben genannten Buch.-Blättern ist der wiederkehrende Bestellvorschlag. Mit diesem können Sie wie bei den Buchblättern für einen bestimmten Zeitraum z.B. eine fixe Menge eines bestimmten Artikels direkt bestellen. Eine Einsatzmöglichkeit wäre z. B saisonale Schwankungen für Mehr-, oder Minderbedarfe abbilden zu können.
Egal ob und in welcher Form und Ausprägung Sie diese Funktionalitäten nutzen, lohnt es sich erfahrungsgemäß, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und auseinanderzusetzen.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne in Karlsruhe unter +49 721 27662-0 und in Berlin unter +49 30 435500-0 zur Verfügung.