Microsoft Dynamics NAV 2013 - neue Auswertungsmöglichkeiten
Sie möchten komplexe Informationen zu Geschäftsprozessen grafisch aufbereiten oder in einem Bericht übersichtlich zusammenfassen? Sie wünschen sich eine Darstellung der Daten, die Ihnen dabei hilft, bestimmte Tendenzen zu erkennen oder Entscheidungen zu fällen? Mit Microsoft Dynamics NAV 2013 ist das kein Problem mehr. Hier haben Sie die Möglichkeit, Auswertungen in einem Bericht anzuzeigen oder in einem Diagramm darzustellen.
Erweitertes Reporting
Das erweiterte Reporting von Microsoft Dynamics NAV 2013 ermöglicht eine verbesserte Auswertung von Berichten. Bestimmte Berichte bieten besondere Auswertungsmöglichkeiten, wie z.B. der Bericht „Debitor – Top 10 Liste“.
Dieser Bericht zeigt Ihnen nicht nur eine Liste der Top 10 Debitoren, er zeigt Ihnen das Ergebnis sogar in einem Diagramm an. Sie haben in der Bearbeitungsseite des Berichts die Auswahl zwischen einem Balken- und einem Kreisdiagramm. Haben Sie die Optionen und Debitoren in den entsprechenden Registern der Bearbeitungsseite für den Bericht eingestellt, können Sie direkt auf „Drucken“ drücken, um den Druck einzuleiten oder Sie drücken auf den Pfeil neben „Drucken“, um sich zwischen dem Druck, dem Export nach PDF, Microsoft Word oder Microsoft Excel zu entscheiden. Zudem können Sie sich eine Vorschau direkt in Microsoft Dynamics NAV 2013 ansehen, indem Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“ klicken. Durch die direkte Anwahl der Druckoptionen sparen Sie wertvolle Zeit.
Abbildung 1: Bearbeiten – Debitor – Top 10 Liste
Nach Auswahl der Vorschau sehen Sie eine Liste und ein Diagramm der Top 10 Debitoren. Oben in der Menüleiste der Vorschau können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen. Zum Beispiel können Sie zum Drucklayout wechseln oder den Bericht abspeichern. Außerdem können Sie im Kopf der Top 10 Liste eine Sortierung festlegen, indem Sie auf die Pfeile neben den Spaltenüberschriften klicken. Das Diagramm visualisiert das Ergebnis und bietet sich optimal für eine Auswertung an.
Abbildung 2: Seitenansicht der Top 10 Debitoren im Drucklayout
Auswertungen mit Hilfe von Diagrammen
Es werden in Microsoft Dynamics NAV 2013 prinzipiell zwei Bereiche unterschieden, in denen Diagramme genutzt werden können. Zum einen können Sie vordefinierte Diagramme in Ihrem Rollencenter oder in Infoboxen hinzufügen und zum anderen können Sie aus jeder Übersicht eine Diagrammansicht erzeugen.
Vordefinierte Diagramme
Microsoft Dynamics NAV 2013 stellt Ihnen standardmäßig vordefinierte Diagramme zur Verfügung. Diese befinden sich in der Übersicht „Diagramme“, welche Sie erreichen, wenn Sie in den „Abteilungen“ bei „Verwaltung“ -> „Anwendung Einrichtung“ -> „Rollenbasierter Client“ abtauchen.
Hier haben Sie die Möglichkeit die von Microsoft zur Verfügung gestellten Diagramme anzupassen bzw. neue Diagramme zu generieren. Wenn Sie ein vorhandenes Diagramm bearbeiten oder ein neues Diagramm erstellen, gelangen Sie in das Fenster „Generisches Diagramm - Einrichtung“, wo Sie die Einrichtung der Diagramme vornehmen können.
Im Register „Allgemein“ können Sie eine „ID“ für das Diagramm festlegen, welche eindeutig sein muss. Hier geben Sie auch den Namen der Tabelle an. Zudem können Sie festlegen, für welche Mandanten dieses Diagramm zur Verfügung stehen soll. Bleibt dieses Feld leer, ist das Diagramm Mandantenunabhängig.
Abbildung 3: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Allgemein“
Damit das Diagramm an seine Daten kommt, müssen die Felder im Register „Datenquelle“ gefüllt werden. Im Feld „Herkunftsart“ legen Sie fest, ob das Diagramm auf Daten von einer Tabelle oder von Daten einer Abfrage basieren soll. Bei der „Herkunfts-ID“ tragen Sie die ID der Tabelle oder der Abfrage ein, die als Datenquelle für das Diagramm dienen soll. Der Name dieses Objekts wird in das Feld „Herkunftsname“ eingetragen. Zudem können Sie einen oder mehrere Filter setzen, welche die Feldwerte des ausgewählten Objekts einschränken.
Abbildung 4: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Datenquelle“
Bis zu sechs Werte können auf der Y-Achse abgebildet werden. Dazu dient das Inforegister „Kennzahlen (Y-Achse)“. Die Werte der Y-Achse basieren auf Feldern oder Teilen des Quellobjekts, die in dem Feld „Datenspalte“ eingetragen werden. Wie die Daten auf der Y-Achse aggregiert werden sollen, legt die „Aggregation“ fest. Die Art des Diagramms kann man im Feld „Diagrammtyp“ bestimmen. Im Feld „Beschreibung“ geben Sie die Bezeichnung an, die beispielsweise bei Balkendiagrammen erscheint, wenn man mit der Maus über einen Balken fährt.
Abbildung 5: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Kennzahlen (Y-Achse)“
Das Register „Dimensionen (X- und Z-Achsen)“ dient ebenfalls zur Angabe von Quelldaten. Der Eintrag im Feld „X-Achse“ legt die Datenquelle für die X-Achse fest. Die Bezeichnung für die X-Achse hinterlegen Sie im Feld „X-Achsen Beschriftung“ und mit dem Kontrollkästchen „X-Achsen-Beschriftung anzeigen“ können Sie entscheiden, ob diese Bezeichnung für die X-Achse angezeigt werden soll. Im Feld „Z-Achse“ wird die Datenquelle für die Z-Achse festgelegt.
Abbildung 6: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Dimensionen (X- und Z-Achsen)“
Sie können im Register „Diagrammbeschreibung“ eine Beschreibung für das jeweilige Diagramm hinterlegen.
Abbildung 7: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Diagrammbeschreibung“
Eine Vorschau des Diagrammtyps können Sie im Register „Generischer Diagrammtyp - Vorschau“ ansehen. Diese zeigt Ihnen lediglich ein Beispiel des Diagrammtyps und basiert auf zufälligen Daten.
Abbildung 8: „Generisches Diagramm – Einrichtung“ – Register „Generischer Diagrammtyp - Vorschau“
Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben und mit Ihrem Diagramm zufrieden sind, können Sie dieses Diagramm Ihrem Rollencenter oder einer beliebigen Infobox zuordnen.
Außerdem haben Sie in der Diagramm Einrichtung die Möglichkeit Diagramme zu kopieren sowie sie zu importieren und exportieren.
Wenn Sie ein Diagramm eingerichtet haben und ein ähnliches Diagramm wieder benötigen, können Sie das Diagramm einfach kopieren, indem Sie oben im Menü unter „Start“ -> „Vorgang“ auf die Schaltfläche „Diagramm kopieren…“ klicken. Haben Sie die Schaltfläche betätigt, erscheint ein Fenster, in dem Sie zwei Felder ausfüllen können. Mit dem ersten Feld „Neue Diagramm-ID“ müssen Sie für das neu entstehende Diagramm eine ID festlegen. In dem Feld „Neuer Diagrammtitel“ können Sie den Namen dieses Diagramms bestimmen.
Möchten Sie ein Diagramm exportieren, um es z.B. in einem anderen Client oder in einer anderen Datenbank zu importieren, klicken Sie einfach auf den Button „Diagramm exportieren…“. Das Diagramm wird in einer XML-Datei exportiert, die Sie benennen und beliebig ablegen können. Mithilfe eines XML-Editors können Sie die Diagrammdefinition innerhalb der Datei ändern. Zum Importieren eines Diagramms, wählen Sie „Diagramm importieren…“. Danach können Sie ein Diagramm im XML-Format auswählen und importieren.
Vordefinierte Diagramme im Rollencenter und in den Infoboxen
Die vordefinierten Diagramme lassen sich einfach in Ihrem Rollencenter anzeigen. Gehen Sie hierzu auf das Symbol von Microsoft Dynamics und wählen Sie unter „Anpassen“ -> „Diese Seite anpassen…“. Nun können Sie im Fenster „Rollencenter anpassen“ im Feld „Verfügbare Elemente“ den „Diagrammabschnitt“ auswählen und mit einem Klick auf den Button „Hinzufügen >>“ ein leeres Diagramm in das Layout des Rollencenters bringen. Mit den Schaltflächen „Nach oben“, „Nach unten“, „Nach links“ und „Nach rechts“ können Sie den Diagrammabschnitt beliebig im Rollencenter positionieren. Um ein Diagrammabschnitt wieder aus dem Rollencenter zu entfernen, wählen Sie den Diagrammabschnitt aus und klicken auf „<< Löschen“. Wenn Sie ein leeres Diagramm dem Rollencenter hinzugefügt und ausgewählt haben, können Sie auf die Schaltfläche „Teil anpassen…“ drücken. Dann gelangen Sie in das Fenster „Diagramm anpassen“, welches zum Auswählen eines verfügbaren Diagramms dient. Wählen Sie ein vordefiniertes Diagramm aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit „OK“, um dieses Diagramm im Rollencenter anzuzeigen.
Abbildung 9: Ein Diagramm im Rollencenter anzeigen
Ähnlich funktioniert auch das Einblenden von Diagrammen in Infoboxen. Wenn Sie auf einer Seite eine Infobox mit einem Diagramm anzeigen möchten, gehen Sie auf der entsprechenden Seite auf das Microsoft Dynamics Symbol und wählen Sie „Anpassen“ -> „Diese Seite anpassen…“. Nun können Sie links im Menü die Infoboxen auswählen. Hier können Sie verfügbare Infoboxen auswählen und zu den angezeigten Infoboxen hinzufügen. Indem Sie „Diagrammabschnitt“ auswählen und auf „Hinzufügen >>“ klicken, können Sie ein leeres Diagramm in einer Infobox anzeigen. Um ein vordefiniertes Diagramm in der Infobox anzuzeigen, markieren Sie das leere Diagramm und drücken auf den Button „Teil anpassen…“. Nun wählen Sie ein vordefiniertes Diagramm aus der Liste aus und bestätigen Ihre Auswahl mit „OK“ damit das gewünschte Diagramm in der Infobox angezeigt wird.
Abbildung 10: Ein Diagramm in einer Infobox anzeigen
Da sich möglicherweise die Anwendungsleistung verringern könnte, wird der Diagrammabschnitt standardmäßig ausgeblendet. Daher sollten Sie Diagramme nur einblenden, wenn Sie die Informationen auch wirklich benötigen.
Übersichten als Diagramm anzeigen
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Übersichten als Diagramme anzuzeigen. Dazu klicken Sie in einer beliebigen Übersicht auf den Aktionsbutton „Als Diagramm anzeigen“, den Sie oben im Menü unter „Start“ -> „Ansicht“ finden oder Sie verwenden den Shortcut „Strg + Umschalt + F2“. Die Tabelle verschwindet und es erscheint ein Diagrammbereich. Nun können Sie direkt im Diagrammbereich die Kennzahl, die auf der Y-Achse und die Dimensionen, die auf der X-Achse und optional auf der Z-Achse abgetragen werden, auswählen. Dabei ist die Dimension unten rechts für die X-Achse und die Dimension unten links für die Z-Achse zuständig. Wenn Sie ein einfaches zweidimensionales Balkendiagramm erzeugen möchten, reicht es aus, wenn Sie eine Kennzahl und die Dimension für die X-Achse auswählen. Um weitere Informationen im Diagramm anzuzeigen, können Sie zusätzlich die andere Dimension auswählen, die dann auf der Z-Achse abgetragen wird. Weiterhin können Sie zur erforderlichen Kennzahl weitere optionale Kennzahlen festlegen, indem Sie in der Ansicht auf Kennzahl gehen und in der Liste der möglichen Kennzahlen weitere Kennzahlen auswählen. Haben Sie mehr als sechs Kennzahlen für Ihr Diagramm ausgewählt, können Sie keine weiteren Anpassungen über das Fenster „Generisches Diagramm - Einrichtung“ vornehmen.
Wenn Sie ein Diagramm angepasst haben, können Sie mit der Maus über die Balken gehen und es erscheint eine kleine Anzeige mit den Informationen zu diesen Balken. Mit „Strg + Mausrad“ können Sie in die Diagrammansicht hinein- oder herauszoomen. Per Rechtsklick können Sie unter „Zoom zurücksetzen“ das ursprüngliche Zoom wiederherstellen. Außerdem können Sie bei einem Rechtsklick auf die Diagrammansicht auswählen, ob Sie die Ansicht kopieren, als Bitmap oder komprimierte Bitmap abspeichern, ob Sie Druckeinstellungen tätigen, die Seitenansicht aufrufen, drucken oder Anpassungen vornehmen möchten. Zur Anpassung des generischen Diagramms gelangen Sie ebenfalls über das Symbol von Microsoft Dynamics unter „Anpassen“ -> „Diagramm anpassen…“.
Abbildung 11: Eine Übersicht als Diagramm anzeigen
Mit Hilfe von Filterangaben können Sie die Ansicht auf die Informationen zurechtfiltern, die Sie einsehen möchten. Zudem können Sie die Ansicht für den raschen Zugriff beispielsweise unter der Startseite abspeichern.
Im Fenster „Generisches Diagramm - Anpassung“ können Sie die Diagrammansicht weitergehend anpassen. Dies funktioniert ähnlich wie bei der Einrichtung der generischen Diagramme weiter oben im Artikel beschrieben. Auch hier haben Sie die Möglichkeit das Diagramm zu kopieren und exportieren. So können Sie mit der Kopierfunktion auf einfache Weise eine Übersicht, welche als Diagramm dargestellt wird, zu den generischen Diagrammen hinzufügen.